Este artículo explica cómo enviar un informe generado directamente a tus compañeros o clientes utilizando el sistema de correo electrónico integrado de BriqSafe, sin salir de la plataforma. Está destinado a usuarios que necesitan distribuir informes de cumplimiento de forma eficiente y hacer seguimiento del estado de entrega.
NotaRol necesario: Todos los miembros de la organización con acceso a la biblioteca de Documentos
Enviar un informe por correo desde la biblioteca de Documentos
Para distribuir un informe o documento almacenado a compañeros dentro de tu organización, usa el sistema de correo integrado para una entrega segura y con seguimiento.
- Abre Documentos desde la barra lateral para acceder a la biblioteca de documentos de toda la organización.
- Localiza el informe deseado (el documento debe estar completamente generado y aparecer con un estado distinto a «Procesando» o «Error»).
- En la entrada del informe seleccionado, elige Enviar por sistema.
- Haz clic en Seleccionar destinatarios. El selector mostrará únicamente a miembros activos de la organización; busca por nombre o correo electrónico para encontrar las personas adecuadas.
- Añade uno o varios destinatarios y confirma la selección.
- Envía el correo. Cada destinatario recibirá un mensaje con un enlace de descarga válido durante un tiempo limitado para cada archivo.
Nota: Solo se pueden seleccionar como destinatarios miembros activos de la organización. No se pueden introducir direcciones externas ni seleccionar contactos fuera de la plataforma.
Los enlaces de descarga en los correos expiran 24 horas después del envío, por lo que es recomendable avisar a los destinatarios para que descarguen los archivos cuanto antes.
Seguimiento del estado de entrega y reenvío de correos fallidos
Puedes comprobar quién ha recibido el informe y reenviar si es necesario:
- Abre el panel de detalles de distribución del informe enviado.
- Revisa el estado de entrega por destinatario. Se listarán los que no recibieron el correo correctamente.
- Usa la función Reenviar para enviar de nuevo el informe a los destinatarios con fallo.
Información adicional sobre informes y envío de correos
- Los informes generados se crean de forma asíncrona en el área de Documentos y aparecen automáticamente en la biblioteca como archivos PDF al completarse.
- No es posible enviar por correo archivos que aún estén subiendo o generándose. Espera hasta que el estado indique que el archivo está listo.
- Los destinatarios reciben enlaces de descarga, no archivos adjuntos, lo que protege la seguridad de los documentos y reduce el tamaño del correo.
- El enlace expira a las 24 horas, a diferencia de los enlaces de descarga dentro de la plataforma que caducan tras una hora.
Descargar informes sin enviar correo
Si necesitas una copia local del informe en lugar de enviarlo, cualquier miembro de la organización con acceso puede:
- Abrir la entrada del informe en Documentos.
- Seleccionar Descargar para generar un enlace temporal que permita guardar el PDF localmente.
El enlace de descarga caduca una hora después de ser generado, así que si deja de funcionar, vuelve a abrir la entrada para obtener un enlace nuevo.
Errores comunes al enviar informes por correo
- Selección de destinatarios: No se puede enviar a usuarios fuera de tu organización ni introducir direcciones de correo libremente.
- Disponibilidad del archivo: No es posible enviar un archivo que aún se esté generando o subiendo.
- Caducidad del enlace: Avisa a los destinatarios de que los enlaces expiran 24 horas después del envío.