Asignar un usuario a una ubicación le otorga acceso a los documentos, tareas de control y acciones de seguimiento correspondientes a esa ubicación. Este artículo explica cómo invitar a un usuario nuevo o añadir un usuario existente a una ubicación.
NotaRol requerido: Manager
Antes de empezar
- Tu plan debe incluir el derecho Acceso de usuario externo para poder abrir Usuarios y equipos y gestionar el acceso de usuarios externos.
- Para conceder acceso a un usuario externo a una ubicación, esta debe incluir al menos una estructura.
Invitar a un usuario y asignar una ubicación
Usa el formulario de invitación cuando el usuario todavía no forme parte de tu organización.
- Abre Usuarios y equipos.
- Selecciona Añadir miembro del equipo arriba de la lista de Miembros del equipo.
- En el panel Invitar usuario, selecciona Usuario externo si la persona es ajena a tu organización.
- Introduce una dirección en Direcciones de correo electrónico y pulsa Intro. Para invitar a varias personas con el mismo acceso, añade cada dirección como entrada separada usando Intro, coma o punto y coma.
- Selecciona un Rol.
- Bajo Permisos de ubicación, selecciona Añadir ubicación y añade cada ubicación a la que el usuario podrá acceder.
- Opcional: en Permisos de categoría de actividad, selecciona Añadir categoría de actividad para limitar las categorías de actividad accesibles.
- Selecciona Invitar usuario.
Invitación enviada con éxito confirma que la invitación se ha enviado correctamente.
Añadir un usuario existente a una ubicación
Usa la lista de usuarios de la ubicación cuando la persona ya forme parte de tu organización.
- Abre la Ubicación correspondiente.
- Abre Usuarios.
- Selecciona la fila de la persona o elige Añadir usuario a la ubicación.
- Bajo Permisos de ubicación, selecciona Añadir ubicación y añade la ubicación.
- Guarda el cambio.
Comprender los permisos de ubicación
Los permisos de ubicación funcionan de forma distinta para usuarios internos y externos:
| Tipo de usuario | Cómo funcionan las ubicaciones | Si no se selecciona ninguna ubicación |
|---|---|---|
| Usuario interno | Las ubicaciones seleccionadas restringen el acceso. | El usuario tiene permiso para todas las ubicaciones. |
| Usuario externo | Las ubicaciones seleccionadas conceden acceso. | El usuario no tiene acceso a ninguna ubicación. |
Para un usuario externo es obligatorio seleccionar al menos una ubicación. Si no se selecciona ninguna ubicación durante la invitación, no se envía la invitación y aparece el mensaje Añade al menos una ubicación. Un usuario externo sin ubicaciones no puede ver nada.
Las categorías de actividad solo limitan el acceso para un usuario externo. Si no se selecciona ninguna categoría, el usuario puede ver todos los tipos de actividad.
Actualizar el acceso de un usuario a ubicaciones
- Abre Usuarios y equipos.
- Selecciona al miembro en la lista de Miembros del equipo para abrir el panel Actualizar usuario.
- Bajo Permisos de ubicación, añade o elimina ubicaciones.
- Selecciona Actualizar.
Usuario actualizado con éxito confirma el cambio. Un miembro conectado recibe los cambios de ubicación cuando la pestaña BriqSafe recupera el foco, como máximo cada medio minuto. Pide al miembro que cambie de pestaña y vuelva.
Notas importantes sobre el acceso
- Seleccionar permisos restringe un usuario interno, pero concede acceso a un usuario externo. Comprueba el tipo de usuario antes de modificar ubicaciones.
- Seleccionar el rol Propietario convierte al usuario en interno y elimina la opción Usuario externo.
- Solo se puede conceder una ubicación a un usuario externo si el plan de esa ubicación incluye acceso de usuario externo y la ubicación contiene al menos una estructura.
- Los usuarios que no han aceptado su invitación son re-invitados al enviar cambios desde el panel Actualizar usuario.