Attribuer un utilisateur à un emplacement lui donne accès aux documents, aux tâches de contrôle et aux actions de suivi associés à cet emplacement. Cet article explique comment inviter un nouvel utilisateur ou ajouter un utilisateur existant à un emplacement.
RemarqueRôle requis : Gestionnaire
Avant de commencer
- Votre abonnement doit inclure le droit Accès Utilisateur Externe pour ouvrir Utilisateurs & Équipes et gérer l'accès des utilisateurs externes.
- Pour octroyer l'accès d'un utilisateur externe à un emplacement, cet emplacement doit contenir au moins une Structure.
Inviter un utilisateur et lui attribuer un emplacement
Utilisez le formulaire d'invitation lorsque l'utilisateur n'est pas encore membre de votre organisation.
- Ouvrez Utilisateurs & Équipes.
- Sélectionnez Ajouter un membre à l'équipe au-dessus de la liste des Membres de l'équipe.
- Dans le panneau Inviter un utilisateur, choisissez Utilisateur Externe si la personne se trouve en dehors de votre organisation.
- Saisissez une adresse dans Adresses e-mail puis appuyez sur Entrée. Pour inviter plusieurs personnes avec le même accès, ajoutez chaque adresse en la séparant par une entrée, une virgule ou un point-virgule.
- Sélectionnez un Rôle.
- Sous Autorisations d'emplacement, choisissez Ajouter un emplacement et ajoutez chaque emplacement auquel l'utilisateur aura accès.
- Optionnel : sous Autorisations de catégorie d'activité, sélectionnez Ajouter une catégorie d'activité pour restreindre les catégories d'activités accessibles à l'utilisateur.
- Sélectionnez Inviter un utilisateur.
Invitation envoyée avec succès confirmera l’envoi de l’invitation.
Ajouter un utilisateur existant à un emplacement
Utilisez la liste d’utilisateurs de l’emplacement lorsque la personne est déjà membre de votre organisation.
- Ouvrez l'Emplacement concerné.
- Ouvrez Utilisateurs.
- Sélectionnez la ligne de la personne ou cliquez sur Ajouter un utilisateur à l'emplacement.
- Sous Autorisations d'emplacement, sélectionnez Ajouter un emplacement et ajoutez l’emplacement.
- Enregistrez la modification.
Comprendre les autorisations d'emplacement
Les autorisations d'emplacement fonctionnent différemment selon que l'utilisateur est interne ou externe :
| Type de membre | Fonctionnement des emplacements | Quand aucun emplacement n’est sélectionné |
|---|---|---|
| Utilisateur interne | Les emplacements sélectionnés restreignent l’accès. | L’utilisateur a accès à tous les emplacements. |
| Utilisateur externe | Les emplacements sélectionnés accordent l’accès. | L’utilisateur n’a accès à aucun emplacement. |
Pour un utilisateur externe, au moins un emplacement est obligatoire. Si aucun emplacement n’est choisi lors de l’invitation, celle-ci n’est pas envoyée et le message Ajoutez au moins un emplacement. Un utilisateur externe sans emplacement ne peut rien voir. s’affiche.
Les catégories d’activités limitent uniquement l’accès pour un utilisateur externe. Si aucune catégorie d’activité n’est sélectionnée, l’utilisateur peut toujours consulter tous les types d’activités.
Mettre à jour l’accès d’un utilisateur aux emplacements
- Ouvrez Utilisateurs & Équipes.
- Sélectionnez le membre dans la liste des Membres de l'équipe pour ouvrir le panneau Modifier un utilisateur.
- Sous Autorisations d'emplacement, ajoutez ou supprimez des emplacements.
- Sélectionnez Modifier.
Utilisateur modifié avec succès confirme la modification. Un membre connecté reçoit les changements d'emplacement lorsqu'il revient sur l’onglet BriqSafe, au maximum une fois toutes les trente secondes. Demandez-lui de quitter puis retourner à l’onglet.
Notes importantes sur les accès
- Attribuer des autorisations restreint un utilisateur interne, mais accorde l’accès à un utilisateur externe. Vérifiez le type d’utilisateur avant de modifier les emplacements.
- Choisir le rôle Propriétaire rend l’utilisateur interne et supprime l’option Utilisateur Externe.
- Un utilisateur externe ne peut recevoir un emplacement que si le plan de cet emplacement inclut l’accès utilisateur externe et que l’emplacement contient au moins une Structure.
- Les utilisateurs n’ayant pas encore accepté leur invitation sont réinvités lorsque vous enregistrez des modifications dans le panneau Modifier un utilisateur.