Activer les tâches et les mesures de contrôle

Cet article explique comment activer et gérer les mesures de contrôle pour chaque structure de votre site, incluant des activités essentielles telles que la purge, les vérifications de température, les inspections et la maintenance. Il s'adresse aux inspecteurs et ingénieurs chargés de configurer et d'exécuter les tâches de conformité.

Remarque

Rôle requis : Inspecteur ou Ingénieur pour la configuration des activités et l'exécution des tâches ; rôle Manager nécessaire pour la planification et l'affectation des visites.

Revue et gestion du schéma de contrôle

L’onglet Schéma de contrôle d’un site affiche toutes les activités de conformité générées par le moteur de règles ou ajoutées manuellement. Cela vous permet d’auditer les mesures de contrôle actives et leur état.

1. Ouvrez le site souhaité et sélectionnez l’onglet Schéma de contrôle.
2. Examinez les types d’activité regroupés par Catégorie d’activité ou Type d’activité, triés par fréquence, nom ou état.
3. Choisissez une activité pour afficher ses tâches individuelles, chacune marquée d’états tels que À faire, En cours, Terminé, En retard, Ignoré ou Clos.
4. Utilisez le volet de filtre pour affiner les activités par Fréquence, État ou Source. Notez que seul le filtrage par Source limite les activités visibles.

Les activités désactivées apparaissent toujours en gris et ne génèrent pas de tâches.

Ajouter des activités de contrôle personnalisées

Ajoutez des activités de conformité personnalisées non générées automatiquement pour des structures, zones, systèmes ou équipements spécifiques.

1. Accédez au Schéma de contrôle du site.
2. Cliquez sur Ajouter une activité.
3. Sélectionnez le Type d’activité dans la liste des types définis par votre organisation.
4. Dans S'applique à, cochez les emplacements, structures, zones, systèmes ou équipements concernés par cette activité.
5. Choisissez la Fréquence parmi les options fixes (de deux fois par jour à une fois tous les 10 ans). Le système affiche une estimation sur 12 mois du nombre de tâches correspondantes.
6. Cliquez sur Enregistrer pour ajouter l’activité, qui commencera avec l’état À faire et sera prête à être planifiée.

Remarque : Lors de la sélection simultanée de plusieurs types d’entités, aucune estimation de tâches n’est affichée. Les fréquences supérieures à une fois par an génèrent des tâches au-delà de l’horizon d’estimation. Il est possible d’ajouter un type d’activité hors de votre régime, mais cela peut ne pas générer de tâches.

Modifier la fréquence des activités du schéma de contrôle

Vous pouvez ajuster la fréquence d’une mesure de contrôle si la fréquence par défaut des règles de conformité ne correspond pas aux besoins du site.

1. Ouvrez le Schéma de contrôle du site.
2. Sélectionnez le Type d’activité voulu puis l’activité à modifier.
3. Choisissez une nouvelle Fréquence dans la liste prédéfinie.
4. Cliquez sur Enregistrer. La modification de fréquence d’une activité générée par règle crée une version personnalisée conservant ce réglage.

Attention : Réduire la fréquence au-delà des exigences réglementaires est autorisé mais ne respecte pas les minima légaux. Le système prévient mais ne bloque pas l’enregistrement. Les fréquences dupliquées pour un même type d’activité sur un même objet sont refusées.

Planifier les visites pour les activités de contrôle

Organisez les visites dans le calendrier pour réaliser les tâches telles que la purge, la vérification de température, les inspections et la maintenance.

1. Ouvrez le Planificateur depuis la barre latérale (rôle Manager requis).
2. Utilisez les vues standard Semaine, Mois, Jour ou Agenda pour planifier le travail par site ou ingénieur.
3. Faites glisser un type d’activité de contrôle depuis le groupe Activités libres vers la date souhaitée pour planifier une visite.
4. Confirmez le site, la date, l’heure et assignez au moins un ingénieur dans Personnes assignées.
5. Cliquez sur Planifier pour confirmer la visite et créer les tâches.

Remarque : Déposer un type d’activité qui n’existe pas dans le schéma de contrôle activé du site ne crée aucune tâche et annule automatiquement la visite. Ajouter une tâche via Ajouter une tâche ne prévient pas cette annulation. Le nom des activités peut varier selon l’organisation.

Exécution des tâches clés sur site

Les ingénieurs effectuent les tâches de purge, vérification de température, inspections et maintenance générées par le schéma de contrôle.

Tâches de mesure de température (purge)

1. Ouvrez la tâche de mesure de température depuis la liste des tâches de la visite.
2. Dans l’onglet Actions, touchez Connecter pour appairer un thermomètre Bluetooth, ou Saisir manuellement pour entrer les relevés à la main.
3. Touchez Démarrer la mesure de température pour diffuser les relevés en temps réel, qui s’arrêtent automatiquement selon les conditions ou limites temporelles.
4. Répétez la mesure pour tous les paramètres en attente.
5. Ajoutez une photo preuve si demandé.
6. Touchez Terminer la tâche pour clôturer.

Important : En cas de déconnexion du thermomètre en cours de mesure, les relevés du paramètre concerné sont annulés et doivent être repris. Aucun résultat immédiat de réussite ou échec n’est affiché, mais un dépassement des seuils génère un dossier après soumission.

Tâches avec minuterie de purge

1. Ouvrez la tâche équipée d’une minuterie de purge.
2. Notez la durée prescrite de la purge.
3. Démarrez la minuterie en appuyant sur le bouton de purge et actionnez le point de sortie.
4. Attendez la fin du compte à rebours ; le bouton Terminer la tâche reste désactivé jusque-là.
5. Une fois terminé, fermez le point de sortie et touchez Terminer la tâche.

Attention : La minuterie fait foi et ne peut être contournée. Quitter la tâche ne stoppe pas le compte à rebours.

Tâches de tests chimiques

1. Ouvrez la tâche de test chimique depuis la visite.
2. Saisissez les valeurs pour chaque paramètre ou sélectionnez parmi les options prédéfinies, selon la définition du type d’activité.
3. Ajoutez une photo preuve si demandée.
4. Touchez Terminer la tâche.

Remarque : Aucune validation immédiate n’est affichée ; les dépassements détectés côté serveur génèrent des dossiers après soumission.

Ajouter des activités directement sur site (application mobile)

Inspecteurs ou ingénieurs peuvent ajouter les activités manquantes directement via l’application mobile lors des visites.

1. Ouvrez l’écran Schéma de contrôle de la structure dans l’application.
2. Les activités sont regroupées sous Structures, Zones, Systèmes et Équipements.
3. Touchez Ajouter une activité pour ouvrir le formulaire.
4. Sélectionnez le Type d’activité et définissez la Fréquence.
5. Si l’activité ne s’applique pas à toute la structure, précisez son périmètre dans S'applique à.
6. Choisissez le Mode de point d’utilisation : Aucun, Aléatoire ou Tout, selon la couverture.
7. Vérifiez l’estimation des tâches sur 12 mois affichée.
8. Touchez de nouveau Ajouter une activité pour enregistrer. La confirmation s’affiche sous la forme Activité ajoutée.

Remarque : Le bouton Ajouter une activité est visible uniquement si vous pouvez modifier les structures du site. Modifier la fréquence remplace celle de la règle et peut déclencher des alertes de conformité.

Associer les équipements aux systèmes et structures

Les équipements doivent être liés aux systèmes du bâtiment pour générer correctement les activités de contrôle.

1. Ouvrez la fiche de l’équipement puis accédez à Systèmes liés.
2. Cliquez sur Lier un système et sélectionnez un ou plusieurs systèmes desservant l’équipement.
3. Validez la sélection pour effectuer la liaison.

Cette liaison déclenche le moteur de règles pour générer ou mettre à jour les activités relatives à l’équipement au sein des systèmes liés.

Planification et gestion des visites dans le planificateur

Une fois les activités activées et les visites planifiées, les managers peuvent programmer, réaffecter ou modifier les visites.

1. Ouvrez le Planificateur (rôle Manager requis).
2. Activez le filtre À planifier pour afficher les cartes de recommandations avec les activités à réaliser.
3. Créez les visites à partir de ces cartes ou en faisant glisser les activités dans le calendrier.
4. Ajustez date, heure ou personnes assignées en cliquant sur les cartes de visite et modifiant les détails.
5. Utilisez Réaffecter sur la page Visites pour changer les ingénieurs assignés.
6. Supprimez les visites en brouillon ou programmées dans le Planificateur si nécessaire. Notez que l’annulation utilise une raison fixe.

Résumé

Activer et contrôler les tâches de purge, de vérification de température, d’inspection et de maintenance implique de revoir et modifier le schéma de contrôle du site, d’ajouter des activités personnalisées si besoin, de planifier les visites dans le planificateur et de réaliser les tâches sur site avec une saisie précise. Le système automatise la génération des activités de conformité selon la configuration des structures, systèmes et équipements, mais une intervention manuelle peut étendre ou ajuster la couverture selon les besoins.