Abilitare attività e misure di controllo

Questo articolo spiega come abilitare e gestire le misure di controllo per ogni struttura della tua sede, includendo attività chiave come lo spurgo, il controllo della temperatura, le ispezioni e la manutenzione. È rivolto a ispettori e tecnici responsabili della configurazione e dell’esecuzione delle attività di conformità.

Nota

Ruolo richiesto: Ispettore o Tecnico per configurazione delle attività e svolgimento dei compiti; ruolo Manager necessario per la programmazione e assegnazione delle visite.

Revisione e gestione dello schema di controllo

La scheda Schema di controllo di una sede mostra tutte le attività di conformità generate dal motore di regole o aggiunte manualmente. Qui è possibile verificare quali misure di controllo sono attive e il loro stato.

1. Apri la sede desiderata e seleziona la scheda Schema di controllo.
2. Esamina i tipi di attività raggruppati per Categoria attività o Tipo attività, ordinati per frequenza, nome o stato.
3. Seleziona un'attività per visualizzarne i singoli incarichi, ciascuno contrassegnato con stati come Da fare, In corso, Eseguito, Scaduto, Saltato o Chiuso.
4. Utilizza il pannello filtro per restringere le attività per Frequenza, Stato o Origine. Nota che solo il filtro per Origine limita effettivamente le attività visibili.

Le attività disabilitate appaiono comunque in grigio e non generano incarichi.

Aggiungere attività di controllo personalizzate

Puoi aggiungere attività di conformità personalizzate non generate automaticamente dal motore di regole per strutture, aree, sistemi o asset specifici.

1. Vai nello Schema di controllo della sede.
2. Clicca su Aggiungi attività.
3. Seleziona il Tipo attività dalla lista dei tipi attività dell’organizzazione.
4. Sotto Si applica a seleziona le strutture, aree, sistemi o asset specifici che copre questa attività, spuntando le entità rilevanti.
5. Imposta la Frequenza scegliendo tra le opzioni fisse disponibili (da due volte al giorno a una volta ogni 10 anni). Il sistema mostra una stima annuale degli incarichi basata sulla frequenza selezionata.
6. Clicca Salva per aggiungere l’attività, che inizierà con stato Da fare e sarà pronta per la programmazione.

Nota: Se selezioni più tipi di entità contemporaneamente, la stima degli incarichi non viene mostrata. Frequenze inferiori a una volta ogni 12 mesi generano incarichi oltre l’orizzonte della stima. Puoi aggiungere attività al di fuori del tuo regime, ma potresti non ottenere incarichi generati automaticamente.

Modificare la frequenza delle attività dello schema di controllo

Puoi modificare la frequenza di ripetizione di una misura di controllo quando quella predefinita non risponde alle esigenze della tua sede.

1. Apri lo Schema di controllo della sede.
2. Seleziona il Tipo attività e poi l’attività specifica da modificare.
3. Scegli una nuova Frequenza dalla lista delle opzioni fisse.
4. Clicca Salva. Modificare la frequenza di un’attività generata da regola crea una versione personalizzata che mantiene la tua impostazione.

Attenzione: Impostare una frequenza meno frequente di quella prevista dalla regola è consentito ma non rispetta il minimo legale richiesto. Il sistema avvertirà ma non impedirà il salvataggio. Frequenze duplicate per lo stesso tipo attività su un oggetto sono rifiutate.

Programmare le visite per le attività di controllo

Programma le visite sul calendario per eseguire attività di controllo come spurghi, controlli di temperatura, ispezioni e manutenzioni.

1. Apri Programmatore dalla barra laterale (ruolo Manager richiesto).
2. Utilizza le viste standard Settimana, Mese, Giorno o Agenda per pianificare il lavoro tra sedi o tecnici.
3. Trascina un tipo attività di controllo dal gruppo Attività libere sulla data desiderata per programmare la visita.
4. Conferma sede, data, ora e assegna almeno un tecnico sotto Assegnatari.
5. Premi Programma per confermare la visita e creare gli incarichi.

Nota: Trascinando un tipo attività non presente nello schema di controllo abilitato della sede non vengono creati incarichi e la visita viene annullata automaticamente. Aggiungere incarichi tramite Aggiungi incarico non impedisce questa cancellazione. I nomi delle attività possono variare per organizzazione.

Esecuzione delle attività chiave di controllo in loco

I tecnici svolgono le attività di spurgo, controllo della temperatura, ispezioni e manutenzioni generate dallo schema di controllo.

Incarichi di misurazione della temperatura

1. Apri l’incarico di misurazione della temperatura dalla lista incarichi della visita.
2. Nella scheda Azioni, premi Collega per associare un termometro Bluetooth oppure Inserisci manualmente per digitare i valori.
3. Premi Avvia misurazione temperatura per trasmettere in tempo reale i valori, che si interrompono automaticamente al raggiungimento delle condizioni di stop o limiti temporali.
4. Ripeti la misurazione per tutti i parametri richiesti.
5. Se richiesto, allega una foto come prova.
6. Premi Completa incarico per terminare.

Importante: Se il termometro si disconnette durante la misurazione, i dati di quel parametro vengono scartati e devono essere rilevati nuovamente. Non viene mostrato un esito immediato, ma valori fuori soglia generano un caso dopo l’invio.

Incarichi con timer di spurgo

1. Apri l’incarico del timer di spurgo.
2. Prendi nota della durata prescritta per lo spurgo.
3. Avvia il timer premendo il pulsante spurgo e apri l’erogazione.
4. Attendi il conto alla rovescia; il pulsante Completa incarico resterà disabilitato fino al termine.
5. Al completamento, chiudi il rubinetto e premi Completa incarico.

Avvertenza: Il timer è vincolante e non può essere saltato. Uscire dall’incarico non interrompe il conto alla rovescia.

Incarichi di test chimici

1. Apri l’incarico di test chimico dalla visita.
2. Inserisci i valori per ogni parametro o scegli tra opzioni predefinite, come stabilito dal tipo attività.
3. Se richiesto, aggiungi una foto come prova.
4. Premi Completa incarico.

Nota: Non viene mostrato un esito immediato; eventuali non conformità rilevate lato server generano casi dopo l’invio.

Aggiunta di attività in loco (App mobile)

Ispettori o tecnici possono aggiungere attività mancanti direttamente dall’app mobile durante le visite in sito.

1. Apri lo schermo Schema di controllo della struttura dell’app.
2. Le attività sono raggruppate sotto Strutture, Aree, Sistemi e Asset.
3. Tocca Aggiungi attività per aprire il modulo.
4. Seleziona il Tipo attività e imposta la Frequenza.
5. Se l’attività non riguarda tutta la struttura, restringi l’ambito sotto Si applica a.
6. Scegli la modalità Punto di utilizzo: Nessuno, Casuale o Tutti in base alla copertura.
7. Verifica la stima annuale degli incarichi mostrata.
8. Tocca nuovamente Aggiungi attività per salvare. Apparirà la conferma Attività aggiunta.

Nota: Il pulsante Aggiungi attività appare solo se hai i permessi di modifica sulle strutture della sede. Cambiare frequenza sostituisce quella definita dalla regola e può generare avvisi di non conformità.

Collegamento degli asset a sistemi e strutture

Gli asset devono essere collegati ai sistemi dell’edificio per generare correttamente le attività di controllo.

1. Apri la scheda dell’asset e vai su Sistemi collegati.
2. Clicca su Collega sistema e seleziona uno o più sistemi che servono l’asset.
3. Conferma la selezione per collegare.

Il collegamento attiva il motore di regole per generare o aggiornare le attività relative all’asset sotto i sistemi collegati.

Programmazione e gestione delle visite nel Pianificatore

Dopo aver abilitato le attività e pianificato le visite, i manager possono programmare, riassegnare o modificare le visite.

1. Apri Programmatore (ruolo Manager richiesto).
2. Attiva il filtro Da programmare per mostrare le schede con attività in scadenza.
3. Crea visite dalle schede di raccomandazione o trascinando le attività sul calendario.
4. Modifica data, ora o assegnatari cliccando sulle schede visita e aggiornando i dettagli.
5. Usa Riassegna nella pagina Visite per cambiare i tecnici assegnati.
6. Elimina visite in bozza o programmate dal Programmatore se necessario. La cancellazione richiede la scelta di un motivo fisso.

Riepilogo

Abilitare e controllare le attività di spurgo, controllo temperatura, ispezioni e manutenzioni richiede di revisionare e modificare lo schema di controllo della sede, aggiungere attività personalizzate se necessario, pianificare le visite nel pianificatore ed eseguire le attività in loco con inserimenti dati precisi. Il sistema automatizza la generazione delle attività di conformità basandosi sulla configurazione di strutture, sistemi e asset, ma un intervento manuale può estendere o regolare la copertura secondo necessità.