Taken en beheersmaatregelen inschakelen

In dit artikel wordt uitgelegd hoe u beheersmaatregelen voor elke constructie op uw locatie inschakelt en beheert, inclusief belangrijke activiteiten zoals doorspoelen, temperatuurcontroles, inspecties en onderhoud. Dit is bedoeld voor inspecteurs en engineers die verantwoordelijk zijn voor het configureren en uitvoeren van nalevingstaken.

Opmerking

Vereiste rol: Inspecteur of Engineer voor het configureren van activiteiten en uitvoeren van werkzaamheden; de rol Manager is vereist voor het plannen en toewijzen van bezoeken.

Beoordelen en beheren van het beheerschema

Het tabblad Beheerschema voor een locatie toont alle nalevingsactiviteiten die door de regels-engine worden gegenereerd of handmatig zijn toegevoegd. Hiermee kunt u controleren welke beheersmaatregelen actief zijn en wat hun status is.

1. Open de gewenste locatie en selecteer het tabblad Beheerschema.
2. Bekijk de activiteittypes gegroepeerd op Activiteitscategorie of Activiteitstype, gesorteerd op frequentie, naam of status.
3. Selecteer een activiteit om de afzonderlijke taken te zien, elk gemarkeerd met statussen zoals Uit te voeren, Bezig, Voltooid, Te laat, Overgeslagen of Afgesloten.
4. Gebruik het filterpaneel om activiteiten te beperken op Frequentie, Status of Bron. Let op: alleen filteren op Bron beperkt de zichtbare activiteiten.

Uitgeschakelde activiteiten blijven grijs weergegeven en genereren geen taken.

Aanpassen van beheersactiviteiten

Voeg aangepaste nalevingsactiviteiten toe die niet automatisch worden aangemaakt door de regels-engine voor specifieke constructies, gebieden, systemen of middelen.

1. Ga naar het tabblad Beheerschema van de locatie.
2. Klik op Activiteit toevoegen.
3. Kies het Activiteitstype uit de lijst met organisatietypes.
4. Onder Van toepassing op selecteert u de specifieke locaties, constructies, gebieden, systemen of middelen waarvoor deze activiteit geldt door het aanvinken van de relevante entiteiten.
5. Stel de Frequentie in via de vaste opties (van tweemaal per dag tot eenmaal per 10 jaar). Het systeem toont een schatting van het aantal taken in 12 maanden op basis van de frequentie.
6. Klik op Opslaan om de activiteit toe te voegen. Deze start met status Uit te voeren en is klaar voor planning.

Let op: Bij het selecteren van meerdere entiteitstypen tegelijk verschijnt geen taak-schatting. Frequenties minder vaak dan eenmaal per 12 maanden genereren taken buiten deze schatting. Het toevoegen van een activiteitstype buiten uw regime is mogelijk maar genereert mogelijk geen taken.

Frequentie van beheersactiviteiten aanpassen

U kunt wijzigen hoe vaak een beheersmaatregel terugkeert als de standaard regel-frequentie niet aansluit bij uw locatie.

1. Open het tabblad Beheerschema van de locatie.
2. Selecteer het gewenste Activiteitstype en vervolgens de specifieke activiteit om te bewerken.
3. Kies een nieuwe Frequentie uit de vaste lijst.
4. Klik op Opslaan. Het aanpassen van de frequentie van een regelgegenereerde activiteit maakt een aangepaste versie aan die uw instelling behoudt.

Waarschuwing: Het instellen van een minder frequente frequentie dan de regel vereist is toegestaan, maar voldoet niet aan het wettelijke minimum. Het systeem waarschuwt, maar blokkeert het opslaan niet. Dubbele frequenties voor hetzelfde activiteitstype op één object worden geweigerd.

Bezoeken plannen voor beheersactiviteiten

Plan bezoeken in de agenda om beheerstaken zoals doorspoelen, temperatuurcontroles, inspecties en onderhoud uit te voeren.

1. Open Planner in de zijbalk (vereist rol Manager).
2. Gebruik de standaardweergaven Week, Maand, Dag of Agenda om werkzaamheden over locaties of engineers te plannen.
3. Sleep een activiteitstype uit de groep Vrije activiteiten naar de gewenste datum om een bezoek te plannen.
4. Bevestig locatie, datum, tijd en wijs minimaal één engineer toe onder Toegewezen.
5. Druk op Inplannen om het bezoek te bevestigen en de taken aan te maken.

Let op: Het slepen van een activiteitstype dat niet bestaat in het ingeschakelde beheerschema van de locatie, creëert geen taken en annuleert het bezoek automatisch. Taken toevoegen via Taak toevoegen voorkomt deze annulering niet. De namen van activiteiten kunnen per organisatie verschillen.

Uitvoeren van belangrijke beheerstaken op locatie

Engineers voeren doorspoel-, temperatuurcontrole-, inspectie- en onderhoudstaken uit die gegenereerd zijn vanuit het beheerschema.

Temperatuurmetingen (doorspoelen)

1. Open de temperatuurmeet-taak vanuit de takenlijst van het bezoek.
2. Ga naar het tabblad Acties, tik op Verbinden om een Bluetooth-thermometer te koppelen of kies Handmatig invoeren om de metingen in te voeren.
3. Tik op Temperatuurmeting starten om live metingen te streamen. Deze worden automatisch gestopt wanneer de stopvoorwaarden of tijdslimiet zijn bereikt.
4. Herhaal de meting voor alle openstaande parameters.
5. Voeg, indien gevraagd, een bewijsfoto toe.
6. Tik op Taak afronden om de taak af te sluiten.

Belangrijk: Bij het wegvallen van de thermometer tijdens de meting worden de waarden van die parameter verwijderd en moeten deze opnieuw worden gemeten. Er wordt geen directe slagingsweergave getoond, maar bij waarden buiten de grenzen wordt na inzending een zaak aangemaakt.

Doorspoeltimers

1. Open de taak voor de doorspoeltimer.
2. Noteer de voorgeschreven doorspoelduur.
3. Start de timer door op de doorspoelknop te tikken en de uitstroom te openen.
4. Wacht tot de aftelling klaar is; de knop Taak afronden blijft uitgeschakeld tot dat moment.
5. Sluit de uitstroom en tik op Taak afronden.

Waarschuwing: De timer is leidend en kan niet worden omzeild. Het afsluiten van de taak stopt de timer niet.

Chemische testtaken

1. Open de chemische testtaak vanuit het bezoek.
2. Voer waarden in voor elke parameter of selecteer uit vooraf ingestelde opties, zoals gedefinieerd bij het activiteitstype.
3. Voeg een bewijsfoto toe als dit gevraagd wordt.
4. Tik op Taak afronden.

Let op: Er wordt geen directe slagingsweergave getoond; overtredingen gedetecteerd op de server leiden tot een zaak nadat de taak is ingediend.

Activiteiten toevoegen vanaf locatie (mobiele app)

Inspecteurs of engineers kunnen ontbrekende activiteiten direct vanuit de mobiele app toevoegen tijdens bezoeken op locatie.

1. Open het scherm Beheerschema van de constructie in de app.
2. Activiteiten zijn gegroepeerd onder Constructies, Gebieden, Systemen en Middelen.
3. Tik op Activiteit toevoegen om het formulier te openen.
4. Selecteer het Activiteitstype en stel de Frequentie in.
5. Als de activiteit niet voor de hele constructie geldt, geef dan een beperkte scope op onder Van toepassing op.
6. Kies de modus Punt van gebruik: Geen, Willekeurig of Alle afhankelijk van de dekking.
7. Bekijk de schatting van het aantal taken binnen 12 maanden.
8. Tik opnieuw op Activiteit toevoegen om op te slaan. Er verschijnt een bevestiging Activiteit toegevoegd.

Let op: De knop Activiteit toevoegen verschijnt alleen als u de constructies van de locatie mag bewerken. Het wijzigen van de frequentie vervangt de regel-frequentie en kan waarschuwingen voor naleving veroorzaken.

Middelen koppelen aan systemen en constructies

Middelen moeten gekoppeld zijn aan gebouwsystemen om de juiste beheersactiviteiten te genereren.

1. Open het record van het middel en ga naar Gekoppelde systemen.
2. Klik op Systeem koppelen en selecteer een of meerdere systemen die het middel bedienen.
3. Bevestig de selectie om te koppelen.

Door koppeling start de regels-engine met het genereren of bijwerken van activiteiten die betrekking hebben op het middel binnen de gekoppelde systemen.

Bezoeken plannen en beheren in de planner

Nadat activiteiten zijn ingeschakeld en bezoeken zijn gepland, kunnen managers bezoeken plannen, herverdelen of bewerken.

1. Open Planner (vereist rol Manager).
2. Gebruik de Te plannen-knop om aanbevelingskaarten met openstaande activiteiten te tonen.
3. Maak bezoeken aan vanuit deze aanbevelingskaarten of door activiteiten naar de agenda te slepen.
4. Pas datum, tijd of toegewezen engineers aan door op een bezoekkaart te klikken en de gegevens te bewerken.
5. Gebruik Hertoewijzen op de pagina Bezoeken om toegewezen engineers te wijzigen.
6. Verwijder concept- of geplande bezoeken uit de planner indien nodig. Houd er rekening mee dat annulering met een vaste reden gebeurt.

Samenvatting

Het inschakelen en beheren van taken voor doorspoelen, temperatuurcontroles, inspecties en onderhoud omvat het beoordelen en aanpassen van het beheerschema van de locatie, het toevoegen van aangepaste activiteiten waar nodig, het plannen van bezoeken in de planner en het nauwkeurig uitvoeren van taken op locatie. Het systeem automatiseert de generatie van nalevingsactiviteiten op basis van de ingestelde constructies, systemen en middelen, maar handmatige aanpassingen kunnen de dekking uitbreiden of bijsturen indien gewenst.