Algemene informatietemplates

Dit artikel beschrijft hoe u templates voor algemene bezoekinformatie binnen uw organisatie kunt maken en beheren. Het is bedoeld voor managers die verantwoordelijk zijn voor het organiseren van site-inspecties en het plannen van bezoeken.

Opmerking

Vereiste rol: Manager

Toegang tot Bezoektemplates

Bezoektemplates groeperen activiteiten in herbruikbare sets, zodat vergelijkbare bezoeken efficiënt ingepland kunnen worden. U beheert deze templates via Organisatie-instellingen onder het tabblad Bezoektemplates.

In dit tabblad gebruikt u de driestanden-schakelaar om te bekijken:

• Organisatie: de eigen templates van uw organisatie en het activiteitenpaneel om activiteiten toe te voegen;
• Klanten: templates voor een geselecteerde klant;
• Locaties: templates die aan een specifieke locatie zijn toegewezen met standaard verantwoordelijke en configuratiestatus.

Organisationbrede Bezoektemplates Maken

Maatwerk templates aanmaken die gelden voor de hele organisatie, om standaardinspectiegroepen te uniformeren.

1. Ga naar Organisatie-instellingen > Bezoektemplates > Organisatie.
2. Klik op Nieuwe bezoektemplate.
3. Voer een Templatenaam in. Een omschrijving toevoegen is optioneel, maar kan verduidelijken waarvoor de template dient.
4. Laat Toewijzen aan klant (optioneel) staan op Organisatiebreed (geen klant).
5. Selecteer één of meerdere activiteiten via de Activiteiten-selector.
6. Klik op Template aanmaken om op te slaan.

Let op: de knop Template aanmaken is alleen actief nadat er een naam is ingevoerd en minstens één activiteit is geselecteerd. Pogingen om het formulier via toetsenbord in te dienen zonder deze gegevens leiden tot een melding om een naam in te voeren of activiteiten te selecteren.

Wanneer de scope-kop leeg is, biedt de optie Systeembezoektemplates kopiëren de mogelijkheid om snel templates uit de standaardplatformset te laden.

Bezoektemplates voor Één Klant Maken

Sommige klanten hebben unieke groepsactiviteiten nodig zonder organisatiebrede templates aan te passen. Hiervoor kunt u klantspecifieke templates aanmaken.

1. Ga naar Organisatie-instellingen > Bezoektemplates > Klanten.
2. Selecteer de klant met de klantselector.
3. Klik op Nieuwe bezoektemplate.
4. Voer de Templatenaam in.
5. Laat Toewijzen aan klant (optioneel) staan op de geselecteerde klant.
6. Kies één of meerdere activiteiten die relevant zijn voor die klant.
7. Klik op Template aanmaken.

Klanten templates zijn onafhankelijk: ze linken niet naar en overschrijven geen organisatie templates. Activiteitconflicten worden alleen gecontroleerd binnen de templates van de betreffende klant, los van de organisatie-templates.

Systeembezoektemplates Kopiëren

Om snel te beginnen kunt u de standaard platformset aan bezoektemplates kopiëren naar uw organisatie of naar een specifieke klant, mits er nog geen templates bestaan in de betreffende scope.

1. Ga naar Organisatie-instellingen > Bezoektemplates > Organisatie of Klanten (na selectie van een klant).
2. Als er geen templates aanwezig zijn in de scope, verschijnt de optie Systeembezoektemplates kopiëren.
3. Klik op Systeembezoektemplates kopiëren om de platformtemplates te importeren.

De gekopieerde templates blijven gekoppeld aan hun platformsources, waardoor activiteitupdates in de bron gemarkeerd kunnen worden voor beoordeling. Eventuele conflicterende templates die niet aangemaakt kunnen worden worden overgeslagen, u ontvangt een melding met het aantal overgeslagen templates.

Beheren van Activiteitconflicten Tussen Templates

Bij het toevoegen van activiteiten waarschuwt het systeem als een activiteit al is toegewezen aan een andere template binnen dezelfde scope (organisatie of klant).

• Er verschijnt een informatietoets naast activiteiten die al in gebruik zijn, met vermelding van welke templates ze gebruiken en welke scope dat betreft.
• U dient de activiteit eerst uit de bestaande template te verwijderen voordat u deze aan een andere toewijst, of u kiest een andere activiteit.
• Activiteitconflicten doen zich onafhankelijk voor tussen organisatie- en klantscopes.

Let op: Systeembezoektemplates kopiëren slaat templates over die activiteitconflicten zouden veroorzaken.

Bezoektemplates Verwijderen

Volg deze stappen om een verouderde bezoektemplate te verwijderen:

1. Ga naar Organisatie-instellingen > Bezoektemplates.
2. Klik op Bekijk op de templatekaart om de details te openen.
3. Gebruik de verwijderactie in de header van het detailpaneel.
4. Bevestig de verwijdering wanneer gevraagd. Er verschijnt een dialoog waarin staat hoeveel conceptbezoeken verwijderd zullen worden en welke bezoeken blijven.

Belangrijk:

• Conceptbezoeken die zijn gemaakt vanuit de verwijderde template worden permanent verwijderd.
• Geplande, lopende, afgeronde en geannuleerde bezoeken blijven beschikbaar met hun gekoppelde opdrachten.
• De template zelf wordt verborgen in de lijst na verwijdering; deze wordt niet volledig verwijderd.