Modèles d’informations générales

Cet article explique comment créer et gérer des modèles pour les informations générales de visite au sein de votre organisation. Il s’adresse aux responsables chargés d’organiser les inspections de sites et de planifier les visites.

Remarque

Rôle requis : Responsable

Accéder aux modèles de visite

Les modèles de visite regroupent des activités en ensembles réutilisables pour planifier efficacement des visites similaires. Vous pouvez gérer ces modèles dans Paramètres de l’organisation sous l’onglet Modèles de visite.

Dans cet onglet, utilisez le sélecteur à trois volets pour afficher :

• Organisation : les modèles propres à votre organisation et le panneau d’activités disponibles pour ajouter des activités ;
• Clients : les modèles pour un client sélectionné ;
• Sites : les modèles affectés à un site spécifique avec l’assignation par défaut et le statut de configuration.

Créer des modèles de visite à l’échelle de l’organisation

Créez des modèles de visite réutilisables s’appliquant à toute votre organisation pour standardiser les regroupements d’inspections courantes.

1. Accédez à Paramètres de l’organisation > Modèles de visite > Organisation.
2. Cliquez sur Nouvel modèle de visite.
3. Entrez un Nom du modèle. Ajouter une description est facultatif mais permet de préciser l’objectif du modèle.
4. Laissez Attribuer au client (optionnel) sur Organisation entière (sans client).
5. Sélectionnez une ou plusieurs activités dans le sélecteur Activités.
6. Cliquez sur Créer le modèle pour enregistrer.

Remarque : le bouton Créer le modèle reste désactivé tant qu’un nom n’est pas saisi et qu’au moins une activité n’est pas sélectionnée. Une tentative de validation au clavier sans respect de ces conditions affichera un message invitant à saisir un nom ou à choisir des activités.

Un en-tête de portée vide propose également l’option Copier les modèles de visite système qui permet d’importer rapidement des modèles issus de la bibliothèque standard de la plateforme.

Créer des modèles de visite pour un client unique

Certains clients peuvent nécessiter des regroupements d’activités spécifiques sans modifier les modèles organisationnels. Vous pouvez créer des modèles dédiés pour chaque client.

1. Accédez à Paramètres de l’organisation > Modèles de visite > Clients.
2. Sélectionnez le client via le sélecteur.
3. Cliquez sur Nouvel modèle de visite.
4. Indiquez un Nom du modèle.
5. Laissez Attribuer au client (optionnel) sur le client sélectionné.
6. Choisissez une ou plusieurs activités adaptées à ce client.
7. Cliquez sur Créer le modèle.

Les modèles clients sont indépendants : ils ne sont ni liés ni prioritaires par rapport aux modèles organisationnels. Les conflits d’activités sont contrôlés uniquement parmi les modèles du client concerné, séparément de ceux de l’organisation.

Copier les modèles de visite système

Pour gagner du temps, vous pouvez importer l’ensemble standard des modèles de visite de la plateforme dans votre organisation ou pour un client spécifique, si aucun modèle n’existe actuellement dans cette portée.

1. Allez dans Paramètres de l’organisation > Modèles de visite > Organisation ou Clients (après sélection du client).
2. Si aucun modèle n’est présent, l’option Copier les modèles de visite système devient disponible.
3. Cliquez sur Copier les modèles de visite système pour importer les modèles de la plateforme.

Les modèles copiés restent liés à leur source d’origine, ce qui signifie que toute mise à jour des activités dans la source peut être signalée pour révision. Les modèles en conflit qui ne peuvent être créés sont ignorés et vous recevez une notification indiquant combien ont été ignorés.

Gérer les conflits d’activités entre les modèles

Lors de l’ajout d’activités, le système avertit si une activité est déjà assignée à un autre modèle dans la même portée (organisation ou client).

• Un bouton d’information apparaît à côté des activités déjà utilisées, indiquant les modèles et leurs portées concernés.
• Vous devez retirer l’activité du modèle existant avant de la réassigner ou choisir une autre activité.
• Les conflits d’activités sont gérés indépendamment selon les portées organisationnelles et clients.

Notez que l’option Copier les modèles de visite système ignore les modèles qui engendreraient des conflits d’activités.

Supprimer un modèle de visite

Pour supprimer un modèle de visite obsolète, procédez ainsi :

1. Rendez-vous dans Paramètres de l’organisation > Modèles de visite.
2. Cliquez sur Afficher sur la fiche du modèle pour ouvrir ses détails.
3. Utilisez l’option de suppression dans l’en-tête du panneau de détails.
4. Confirmez la suppression lorsque le dialogue s’affiche. La fenêtre indique le nombre de visites en brouillon supprimées et celles restant.

Important :

• Les visites en brouillon créées à partir du modèle supprimé sont supprimées définitivement.
• Les visites planifiées, en cours, terminées ou annulées restent accessibles avec leurs travaux associés.
• Le modèle est alors masqué de la liste après suppression, mais il n’est pas entièrement effacé.