Ajouter des collègues

Utilisez cet article pour inviter des collègues, sous-traitants ou autres utilisateurs externes dans votre organisation avec un rôle défini et un périmètre d'accès précis.

Remarque

Rôle requis : Manager

Avant de commencer

• Votre abonnement doit inclure l'option Accès Utilisateur Externe. Sinon, une invite de mise à niveau remplace Utilisateurs et Équipes.
• Pour inviter un utilisateur externe, chaque Zone accordée doit contenir au moins une Structure.

Inviter des collègues

Le même formulaire d'invitation s'applique aux utilisateurs internes et externes.

1. Ouvrez Utilisateurs et Équipes.
2. Sélectionnez Ajouter un membre de l'équipe au-dessus de la liste Membres de l'équipe.
3. Dans le panneau Inviter un utilisateur, cochez Utilisateur externe si la personne est hors de votre organisation.
4. Saisissez son adresse dans Adresses e-mail, puis appuyez sur Entrée. Pour inviter plusieurs personnes, ajoutez chaque adresse séparément en appuyant sur Entrée, une virgule ou un point-virgule.
5. Sélectionnez un Rôle.
6. Sous Autorisations par Catégorie d'Activité, choisissez Ajouter une Catégorie d'Activité si vous souhaitez définir l'accès aux catégories d'activités.
7. Sous Autorisations par Zone, sélectionnez Ajouter une Zone pour chaque zone accessible à l'utilisateur.
8. Cliquez sur Inviter un utilisateur.

Le message Invitation utilisateur envoyée avec succès confirme que l'invitation a été envoyée.

Définir l'accès pour les utilisateurs externes

Les utilisateurs externes n'ont initialement aucun accès, il est donc nécessaire d'attribuer au moins une zone.

1. Activez Utilisateur externe dans le panneau Inviter un utilisateur.
2. Sous Autorisations par Zone, sélectionnez Ajouter une Zone pour chaque zone accessible à l'utilisateur.
3. Optionnellement, sous Autorisations par Catégorie d'Activité, choisissez Ajouter une Catégorie d'Activité pour restreindre les types d'activités accessibles.
4. Cliquez sur Inviter un utilisateur.

Si aucune zone n'est sélectionnée, l'invitation ne sera pas envoyée et le message Ajoutez au moins une zone. Un utilisateur externe sans zones ne peut rien voir. s'affiche. Les catégories d'activités limitent seulement l'accès d'un utilisateur externe. Si aucune n'est sélectionnée, l'utilisateur peut voir tous les types d'activités.

Vérifier les règles sur les rôles et permissions

• Pour un utilisateur interne, les zones et catégories d'activités sélectionnées restreignent son accès. Sinon, il commence avec un accès complet.
• Choisir Propriétaire rend l'utilisateur interne et supprime l'option Utilisateur externe.
• La liste des Rôles ne montre que les rôles que vous pouvez attribuer. Attribuer Propriétaire requiert le rôle Propriétaire, et attribuer Administrateur nécessite le rôle Administrateur ou supérieur.
• Tous les destinataires ajoutés dans une invitation reçoivent le même rôle, accès aux zones et accès aux catégories d'activités.
• Les adresses e-mail invalides ou en doublon sont indiquées. Vérifiez-les avant de cliquer sur Inviter un utilisateur.

La sélection des catégories d'activités fait aussi de l'invité un ingénieur par défaut pour ces catégories, soit à l'échelle de l'organisation, soit limitée aux zones accordées. Si ce paramètre ne peut être appliqué, l'invitation est quand même envoyée et un avertissement vous invite à définir les valeurs par défaut dans Paramètres de l'Organisation.

Renvoi ou révocation d'une invitation en attente

Vous pouvez renvoyer une invitation ou l'annuler tant que le statut Invité est affiché.

1. Ouvrez Utilisateurs et Équipes.
2. Sélectionnez le membre affiché comme Invité pour ouvrir le panneau Modifier l'utilisateur.
3. Modifiez le Rôle, les Autorisations par Catégorie d'Activité ou les Autorisations par Zone si nécessaire.
4. Cliquez sur Mettre à jour et renvoyer l'invitation.

Le message Utilisateur mis à jour et invitation renvoyée avec succès confirme que l'invitation a été actualisée et renvoyée. Pour annuler l'invitation, ouvrez le menu d'options de la ligne en attente, sélectionnez Révoquer l'invitation et confirmez Révoquer l'invitation dans la boîte de dialogue. Le message Invitation révoquée confirme que l'invitation a bien été annulée et que la ligne a été supprimée.