Ajouter des collègues

Cet article explique comment ajouter des collègues, sous-traitants ou clients à votre organisation dans BriqSafe en les invitant avec les rôles et permissions d’accès appropriés. Il s’adresse aux responsables en charge de la gestion des utilisateurs et des accès.

Remarque

Rôle requis : Responsable

Inviter des collègues dans votre organisation

Utilisez la fonctionnalité d’invitation pour ajouter des membres d’équipe ou des partenaires externes avec des rôles et accès prédéfinis.

1. Accédez à Utilisateurs et équipes.
2. Au-dessus de la liste Membres de l’équipe, sélectionnez Ajouter un membre pour ouvrir le panneau Inviter un utilisateur.
3. Si la personne invitée est externe à votre organisation, activez l’interrupteur Utilisateur externe.
4. Saisissez une ou plusieurs adresses e-mail dans Adresses e-mail puis appuyez sur Entrée, une virgule ou un point-virgule pour séparer plusieurs adresses.
5. Sélectionnez un Rôle pour l’utilisateur.
6. Dans Permissions par catégorie d’activité, utilisez Ajouter une catégorie d’activité pour attribuer l’accès aux activités.
7. Dans Permissions par emplacement, utilisez Ajouter un emplacement pour accorder l’accès aux sites.
8. Cliquez sur Inviter l’utilisateur.

Un message de confirmation Invitation envoyée avec succès apparaîtra lorsque l’invitation sera envoyée.

Remarques :

• Les utilisateurs externes commencent sans accès. Vous devez leur accorder toutes les catégories d’activités et emplacements nécessaires. Sans emplacement attribué, ils pourront se connecter mais ne verront aucun contenu.
• Les utilisateurs internes ont par défaut accès à tout ; limiter les sélections restreint leur visibilité.
• Le rôle Propriétaire ne peut être attribué qu’à des utilisateurs internes, donc le bouton Utilisateur externe disparaît dans ce cas.
• Le menu déroulant Rôle affiche uniquement les rôles que vous êtes autorisé à attribuer.
• Les catégories d’activité sélectionnées font de l’invité un ingénieur par défaut pour ces catégories, soit sur toute l’organisation, soit limité aux emplacements attribués. Si les paramètres par défaut ne sont pas correctement configurés, un avertissement vous invitera à les modifier dans les Paramètres de l’organisation.
• L’accès à cet écran nécessite l’autorisation Accès utilisateurs externes. Sans cette autorisation, vous verrez une proposition de mise à niveau au lieu de Utilisateurs et équipes.
• Il est possible d’inviter plusieurs personnes simultanément en saisissant plusieurs adresses e-mail ; tous recevront le même rôle et les mêmes permissions.

Modifier le rôle et les accès d’un utilisateur

Adaptez le rôle, l’accès aux emplacements ou aux catégories d’activité d’un membre existant lorsque ses responsabilités évoluent.

1. Ouvrez Utilisateurs et équipes et sélectionnez le membre dans la liste Membres de l’équipe.
2. Dans le panneau Mettre à jour l’utilisateur, ajustez l’interrupteur Utilisateur externe (sauf si le membre a le rôle Propriétaire).
3. Changez le Rôle selon les besoins.
4. Mettez à jour les accès en modifiant les catégories d’activité sous Permissions par catégorie d’activité et les emplacements sous Permissions par emplacement.
5. Cliquez sur Mettre à jour.

Un message Utilisateur mis à jour avec succès apparaîtra à la fin de la modification.

Points importants :

• Seul un Propriétaire peut modifier le rôle d’un autre Propriétaire. Les administrateurs et responsables ne le peuvent pas.
• Le menu Rôle affiche uniquement les rôles que vous pouvez attribuer, ainsi que le rôle actuel du membre. Une tentative d’attribution d’un rôle supérieur non autorisé sera rejetée lors de l’enregistrement.
• Le rôle Propriétaire est toujours interne ; dans ce cas, l’interrupteur Utilisateur externe n’apparaît pas.
• Le rôle du dernier Propriétaire ne peut être modifié afin d’éviter la perte du dernier Propriétaire.
• L’adresse e-mail du membre est affichée à titre d’identification et ne peut pas être modifiée ici.
• Si le membre n’a pas encore accepté son invitation, cette action le réinvite plutôt que de simplement modifier l’accès.
• Modifier les catégories d’activité ne transfère que les permissions ; les affectations en cours ne changent pas et les réglages d’ingénieur par défaut ne sont pas modifiés.
• Les modifications deviennent visibles à l’utilisateur après actualisation de sa session BriqSafe, généralement lorsqu’il change d’onglet ou revient à l’application.
• L’accès à cet écran demande l’autorisation Accès utilisateurs externes. Sans elle, une proposition de mise à niveau s’affiche à la place de Utilisateurs et équipes.

Gérer les invitations en attente : réinviter ou supprimer

Renvoyez ou annulez les invitations non acceptées.

1. Dans Utilisateurs et équipes, repérez l’utilisateur dont le statut est Invitation en attente.
2. Sélectionnez cet utilisateur pour ouvrir le panneau Mettre à jour l’utilisateur.
3. Modifiez son rôle, les permissions par emplacement ou par catégorie d’activité selon besoin.
4. Cliquez sur Mettre à jour et réinviter pour renvoyer l’invitation mise à jour.

Un message Utilisateur mis à jour et réinvité avec succès confirmera l’action.

Pour retirer l’invitation :

1. Trouvez la ligne Invitation en attente dans la liste des membres.
2. Utilisez le menu d’options (trois points) sur cette ligne et choisissez Supprimer l’invitation.

Cela annule l’invitation et supprime la ligne en attente ; le lien envoyé précédemment devient invalide.

Remarque : Il n’existe pas de bouton de renvoi séparé ; seul Mettre à jour et réinviter met à jour et renvoie l’invitation.

Désactiver et réactiver des utilisateurs

Révoquez temporairement ou restaurez l’accès d’un membre.

1. Ouvrez Utilisateurs et équipes et sélectionnez l’utilisateur.
2. Cliquez sur Désactiver l’utilisateur.
3. Confirmez dans la fenêtre d’alerte que l’accès sera révoqué immédiatement et que vous pourrez le réactiver ultérieurement.

Pour restaurer l’accès :

1. Ouvrez le profil de l’utilisateur désactivé.
2. Cliquez sur Activer l’utilisateur.

Notes importantes :

• La désactivation marque l’utilisateur comme inactif sans le supprimer, préservant ainsi son historique.
• Un utilisateur désactivé ne peut pas se connecter et se verra refuser l’accès lors de sa prochaine action.
• Si l’utilisateur appartient à plusieurs organisations, la désactivation ne s’applique qu’à celle-ci.
• La désactivation retire le membre de toutes les affectations actives mais ne modifie pas les travaux en cours ; réaffectez-les manuellement si nécessaire.
• Seul un Propriétaire peut désactiver un autre Propriétaire. Il est impossible de désactiver le dernier Propriétaire tant qu’un autre n’a pas été nommé.