Utiliza este artículo para invitar a compañeros, subcontratistas u otros usuarios externos a tu organización con un rol y ámbito de acceso definidos.
Antes de empezar
- Tu plan debe incluir el derecho de Acceso para usuarios externos. Si no es así, el apartado Usuarios y equipos muestra un mensaje para actualizar el plan.
- Si invitas a un usuario externo, cada ubicación que le concedas debe tener al menos una Estructura.
Invitar a compañeros
Usa el mismo formulario de invitación para usuarios internos y externos.
- Abre Usuarios y equipos.
- Selecciona Añadir miembro del equipo encima de la lista de Miembros del equipo.
- En el panel Invitar usuario, marca Usuario externo si la persona está fuera de tu organización.
- Escribe su dirección en Direcciones de correo electrónico y pulsa Intro. Para invitar a varias personas, añade cada dirección como una entrada separada, separadas por Intro, coma o punto y coma.
- Selecciona un Rol.
- Bajo Permisos de categoría de actividad, selecciona Añadir categoría de actividad si quieres establecer acceso limitado por tipo de actividad.
- Bajo Permisos de ubicación, selecciona Añadir ubicación para cada ubicación a la que el usuario pueda acceder.
- Selecciona Invitar usuario.
El mensaje Invitación de usuario enviada correctamente confirma que la invitación fue enviada.
Configurar acceso para usuarios externos
Los usuarios externos empiezan sin acceso, por lo que debes conceder al menos una ubicación.
- Activa Usuario externo en el panel Invitar usuario.
- Bajo Permisos de ubicación, selecciona Añadir ubicación para cada ubicación que el usuario pueda consultar.
- Opcionalmente, bajo Permisos de categoría de actividad, selecciona Añadir categoría de actividad para limitar los tipos de actividad que pueden acceder.
- Selecciona Invitar usuario.
Si no se selecciona ninguna ubicación, la invitación no se envía y aparece el mensaje Añade al menos una ubicación. Un usuario externo sin ubicaciones no puede ver nada. Las categorías de actividad solo limitan el acceso de un usuario externo. Si no se selecciona ninguna, el usuario podrá ver todas las categorías de actividad.
Verifica las reglas de rol y permisos
- Para un usuario interno, las ubicaciones y categorías de actividad seleccionadas restringen el acceso. Por defecto, un usuario interno tiene acceso a todo.
- Si eliges el rol Propietario, el usuario será interno y no podrá activar el interruptor Usuario externo.
- La lista de Rol muestra solo los roles que puedes conceder. Para asignar Propietario necesitas ser propietario, y para asignar Administrador necesitas rol de administrador o superior.
- Todos los destinatarios añadidos en una invitación reciben el mismo rol, acceso a ubicaciones y categorías de actividad.
- Las direcciones de correo no válidas o duplicadas se marcan en la entrada. Revísalas antes de seleccionar Invitar usuario.
Seleccionar categorías de actividad también convierte al invitado en ingeniero predeterminado para esas categorías, ya sea para toda la organización o limitado a las ubicaciones concedidas. Si esto no puede configurarse, la invitación se envía igualmente y aparece una advertencia para ajustar estos valores en Configuración de organización.
Reenviar o revocar una invitación pendiente
Puedes reenviar o retirar una invitación mientras la persona aparece con estado Invitado.
- Abre Usuarios y equipos.
- Selecciona al miembro que muestra Invitado para abrir el panel Actualizar usuario.
- Modifica el Rol, Permisos de categoría de actividad o Permisos de ubicación si es necesario.
- Selecciona Actualizar y reenviar invitación.
El mensaje Usuario actualizado y reinvitado correctamente confirma que la invitación fue actualizada y enviada de nuevo. Para retirarla, abre el menú de opciones de la fila pendiente, selecciona Revocar invitación y confirma en el diálogo. El mensaje Invitación revocada confirma que se retiró y la fila desaparece.