Aggiungere colleghi

Utilizza questo articolo per invitare colleghi, subappaltatori o altri utenti esterni nella tua organizzazione con un ruolo definito e un ambito di accesso specifico.

Nota

Ruolo richiesto: Manager

Prima di iniziare

• Il tuo piano deve includere il diritto Accesso Utente Esterno. In caso contrario, al posto di Utenti e Team viene mostrato un invito all'aggiornamento.
• Se stai invitando un utente esterno, ogni sede a cui concedi accesso deve contenere almeno un Edificio.

Invitare colleghi

Utilizza lo stesso modulo di invito per utenti interni ed esterni.

1. Apri Utenti e Team.
2. Seleziona Aggiungi membro team sopra l'elenco Membri del Team.
3. Nel pannello Invita Utente, seleziona Utente Esterno se la persona si trova fuori dalla tua organizzazione.
4. Inserisci il suo indirizzo in Indirizzi Email e premi Invio. Per invitare più persone, aggiungi ogni indirizzo come voce separata premendo Invio, una virgola o un punto e virgola.
5. Seleziona un Ruolo.
6. In Permessi Categoria Attività, seleziona Aggiungi Categoria Attività se vuoi definire l'accesso alle categorie di attività.
7. In Permessi Sede, seleziona Aggiungi Posizione per ogni sede a cui l'utente deve poter accedere.
8. Seleziona Invita Utente.

Il messaggio Invito utente inviato con successo conferma l'invio dell'invito.

Impostare l'accesso per utenti esterni

Gli utenti esterni non hanno accesso iniziale; devi quindi concedere almeno una posizione.

1. Attiva Utente Esterno nel pannello Invita Utente.
2. In Permessi Sede, seleziona Aggiungi Posizione per tutte le sedi visibili all'utente.
3. Facoltativamente, in Permessi Categoria Attività, seleziona Aggiungi Categoria Attività per limitare i tipi di attività accessibili.
4. Seleziona Invita Utente.

Se non viene selezionata almeno una posizione, l’invito non viene inviato e appare il messaggio Aggiungi almeno una posizione. Un utente esterno senza sedi non può vedere nulla. Le categorie attività servono solo a restringere l’accesso per un utente esterno; se nessuna è selezionata, l’utente potrà comunque visualizzare ogni tipo di attività.

Verifica regole su ruoli e permessi

• Per un utente interno, le sedi e le categorie di attività selezionate limitano l'accesso. Altrimenti, parte con accesso completo.
• Selezionando Proprietario, l’utente diventa interno e si disattiva l’opzione Utente Esterno.
• La lista Ruolo mostra solo i ruoli che puoi assegnare. Assegnare Proprietario richiede il ruolo Proprietario, mentre assegnare Amministratore richiede Amministratore o superiore.
• Tutti i destinatari aggiunti in un’unica invito ricevono lo stesso ruolo, accesso alle sedi e alle categorie attività.
• Gli indirizzi email non validi o duplicati sono segnalati nelle relative voci. Verificali prima di selezionare Invita Utente.

Selezionare categorie attività assegna anche all’invitato il ruolo di ingegnere predefinito per quelle categorie, a livello organizzativo o limitato alle sedi concesse. Se non è possibile impostare questa opzione, l’invito viene comunque inviato; verrà mostrato un avviso per impostare i valori predefiniti nelle Impostazioni Organizzazione.

Riinviare o revocare un invito in sospeso

Puoi rinviare un invito o ritirarlo finché la persona risulta come Invitato.

1. Apri Utenti e Team.
2. Seleziona il membro con stato Invitato per aprire il pannello Aggiorna Utente.
3. Se necessario, modifica Ruolo, Permessi Categoria Attività o Permessi Sede.
4. Seleziona Aggiorna e Riinvita.

Il messaggio Utente aggiornato e reinvitato con successo conferma l’aggiornamento e il reinvio dell’invito. Per ritirarlo, apri il menu opzioni della riga in sospeso, seleziona Revoca invito e conferma Revoca invito nella finestra di dialogo. Il messaggio Invito revocato conferma che l’invito è stato ritirato e la riga è stata rimossa.