Collega's toevoegen

Gebruik dit artikel om collega’s, onderaannemers of andere externe gebruikers met een gedefinieerde rol en toegangsscope aan uw organisatie toe te voegen.

Opmerking

Vereiste rol: Manager

Voordat u begint

• Uw abonnement moet de Toegang voor externe gebruikers bevatten. Is dit niet het geval, dan wordt Gebruikers & teams vervangen door een upgrade-promotie.
• Bij het uitnodigen van een externe gebruiker moet elke locatie waartoe toegang wordt verleend minstens één structuur bevatten.

Collega’s uitnodigen

Gebruik hetzelfde uitnodigingsformulier voor interne en externe gebruikers.

1. Open Gebruikers & teams.
2. Selecteer boven de lijst Teamleden toevoegen.
3. Kies in het paneel Gebruiker uitnodigen de optie Externe gebruiker als de persoon buiten uw organisatie valt.
4. Voer het e-mailadres in bij E-mailadressen en druk op Enter. Voor meerdere uitnodigingen voegt u elk adres apart toe door op Enter, een komma of een puntkomma te drukken.
5. Kies een Rol.
6. Onder Activiteitscategorie permissies selecteert u Activiteitscategorie toevoegen als u de toegang tot activiteitstypen wilt beperken.
7. Onder Locatietoegang selecteert u Locatie toevoegen voor elke locatie die de gebruiker mag zien.
8. Selecteer Gebruiker uitnodigen.

De melding Gebruikersuitnodiging succesvol verzonden bevestigt dat de uitnodiging is verstuurd.

Toegang instellen voor externe gebruikers

Externe gebruikers starten zonder toegang, geef daarom minimaal één locatie toegang.

1. Zet Externe gebruiker aan in het paneel Gebruiker uitnodigen.
2. Onder Locatietoegang selecteert u Locatie toevoegen per locatie die de gebruiker mag bekijken.
3. Optioneel: onder Activiteitscategorie permissies selecteert u Activiteitscategorie toevoegen om de activiteitstypen te beperken.
4. Selecteer Gebruiker uitnodigen.

Als geen locatie is geselecteerd, wordt de uitnodiging niet verzonden en verschijnt de melding Voeg minimaal één locatie toe. Een externe gebruiker zonder locaties ziet niets. Activiteitscategorieën beperken alleen de toegang; als er geen zijn geselecteerd, ziet de gebruiker alle activiteitstypen.

Controleer rol- en permissieregels

• Voor een interne gebruiker beperken geselecteerde locaties en activiteitscategorieën de toegang. Zonder beperkingen start een interne gebruiker met volledige toegang.
• De rol Eigenaar maakt de gebruiker intern en verwijdert de schakelaar Externe gebruiker.
• De lijst Rol toont alleen rollen die u mag toewijzen. Toewijzen van Eigenaar vereist zelf de rol Eigenaar, en toewijzen van Beheerder vereist Beheerder of hoger.
• Alle ontvangers die in één uitnodiging worden toegevoegd, krijgen dezelfde rol, locatietoegang en activiteitscategorie-toegang.
• Ongeldige of dubbele e-mailadressen worden gemarkeerd. Controleer deze voordat u Gebruiker uitnodigen selecteert.

Het selecteren van activiteitscategorieën geeft de genodigde tevens de standaard engineer-rol binnen die categorieën, algemeen voor de organisatie of beperkt tot de toegewezen locaties. Kan dit niet worden ingesteld, dan wordt de uitnodiging toch verzonden en verschijnt een waarschuwing om deze standaardinstellingen in Organisatie instellingen te regelen.

Uitnodiging opnieuw verzenden of intrekken

U kunt een uitnodiging opnieuw verzenden of intrekken zolang de status nog Uitgenodigd is.

1. Open Gebruikers & teams.
2. Selecteer de gebruiker met status Uitgenodigd om het paneel Gebruiker bijwerken te openen.
3. Pas desgewenst de Rol, Activiteitscategorie permissies of Locatietoegang aan.
4. Selecteer Bijwerken en opnieuw uitnodigen.

De melding Gebruiker succesvol bijgewerkt en opnieuw uitgenodigd bevestigt dat de uitnodiging is aangepast en opnieuw verzonden. Om de uitnodiging in te trekken opent u het overflow-menu in de rij van de uitstaande uitnodiging, kiest u Uitnodiging intrekken en bevestigt u dit in het dialoogvenster. De melding Uitnodiging ingetrokken bevestigt dat de uitnodiging is ingetrokken en de rij is verwijderd.