Collega's toevoegen

Dit artikel legt uit hoe u collega’s, onderaannemers of cliënten aan uw organisatie toevoegt in BriqSafe door ze uit te nodigen met de juiste rollen en toegangsrechten. Het is bedoeld voor managers die verantwoordelijk zijn voor gebruikers- en toegangsbeheer.

Opmerking

Vereiste rol: Manager

Collega’s uitnodigen voor uw organisatie

Gebruik de uitnodigfunctie om teamleden of externe partners toe te voegen met vooraf ingestelde rollen en toegangsrechten.

1. Ga naar Gebruikers & Teams.
2. Boven de lijst Teamleden kiest u Teamlid toevoegen om het paneel Gebruiker uitnodigen te openen.
3. Is de uitgenodigde persoon buiten uw organisatie, zet dan de schakelaar Externe gebruiker aan.
4. Voer één of meerdere e-mailadressen in bij E-mailadressen en druk op Enter, een komma of puntkomma om meerdere adressen te scheiden.
5. Kies een Rol voor de gebruiker.
6. Onder Toegangsrechten Activiteitencategorieën gebruikt u Activiteitencategorie toevoegen om toegang tot activiteiten toe te kennen.
7. Onder Toegangsrechten Locaties gebruikt u Locatie toevoegen om locatie toegang toe te kennen.
8. Klik op Gebruiker uitnodigen.

Er verschijnt een bevestiging met Gebruikersuitnodiging succesvol verzonden zodra de uitnodiging is verstuurd.

Aandachtspunten:

• Externe gebruikers beginnen zonder toegangsrechten, u moet dus alle benodigde activiteiten en locaties expliciet toewijzen. Zonder toegewezen locaties kunnen ze wel inloggen, maar zien ze geen gegevens.
• Interne gebruikers hebben standaard toegang tot alles; door selecties te beperken, beperk je wat ze kunnen zien.
• De rol Eigenaar kan alleen intern worden toegewezen; daarom is uitnodigen van externe gebruikers met deze rol niet mogelijk.
• De keuzelijst Rol toont alleen rollen die u mag toewijzen.
• Geselecteerde activiteiten maken de genodigde standaard engineer voor die categorieën binnen de organisatie of beperkt tot de toegewezen locaties. Als de standaardinstellingen ontbreken, ontvangt u een waarschuwing en moet u deze aanpassen in Organisatie-instellingen.
• U heeft de bevoegdheid Externe gebruiker toegang nodig om dit scherm te zien; zonder deze bevoegdheid verschijnt een upgrade-melding in plaats van Gebruikers & Teams.
• U kunt meerdere gebruikers tegelijk uitnodigen door meerdere e-mailadressen in te voeren. Alle genodigden ontvangen dezelfde rol en toegangsrechten.

De rol en toegang van een gebruiker bewerken

Pas de rol, locatie- of activiteitenrechten aan van een bestaand lid als de verantwoordelijkheden veranderen.

1. Open Gebruikers & Teams en selecteer het lid uit de lijst Teamleden.
2. Pas in het paneel Gebruiker bijwerken de schakelaar Externe gebruiker aan (behalve als het lid de rol Eigenaar heeft).
3. Wijzig de Rol indien nodig.
4. Werk de toegang bij door activiteiten te wijzigen onder Toegangsrechten Activiteitencategorieën en locaties onder Toegangsrechten Locaties.
5. Klik op Bijwerken.

Na voltooiing verschijnt het bericht Gebruiker succesvol bijgewerkt.

Belangrijke details:

• Alleen een Eigenaar kan de rol van een andere Eigenaar wijzigen. Beheerders en managers kunnen dit niet.
• De lijst Rol bevat alleen rollen die u mag toewijzen plus de huidige rol van het lid. Een hogere rol dan toegestaan toewijzen wordt geweigerd bij opslaan.
• De rol Eigenaar is altijd intern; als deze is geselecteerd, is de schakelaar Externe gebruiker niet zichtbaar.
• De enige eigenaar kan niet van rol worden veranderd om te voorkomen dat de laatste eigenaar verdwijnt.
• Het e-mailadres van het lid wordt getoond ter herkenning en kan hier niet worden aangepast.
• Als het lid de uitnodiging nog niet heeft geaccepteerd, wordt bij het opslaan opnieuw een uitnodiging verstuurd in plaats van een update uitgevoerd.
• Het wijzigen van de activiteitenrechten wijzigt uitsluitend de rechten; lopende opdrachten blijven onveranderd en de standaard engineer-instellingen worden niet bijgewerkt.
• De bijgewerkte gebruiker ziet veranderingen zodra de BriqSafe-sessie de toegang ververst, doorgaans bij het wisselen van tabblad of terugkeren naar de app.
• Ook voor dit scherm is de bevoegdheid Externe gebruiker toegang vereist; ontbreekt deze, dan verschijnt een upgrade-melding.

Beheer van openstaande uitnodigingen: opnieuw uitnodigen of verwijderen

Stuur openstaande uitnodigingen opnieuw of trek ze in.

1. Zoek in Gebruikers & Teams een gebruiker met status Uitnodiging in afwachting.
2. Selecteer de gebruiker om het paneel Gebruiker bijwerken te openen.
3. Pas de rol, locatie- of activiteitenrechten aan indien nodig.
4. Klik op Bijwerken en opnieuw uitnodigen om de bijgewerkte uitnodiging te versturen.

U ziet dan Gebruiker bijgewerkt en opnieuw uitgenodigd als bevestiging.

Wilt u de uitnodiging intrekken:

1. Vind in de lijst de regel met Uitnodiging in afwachting.
2. Klik op het keuzemenu (drie puntjes) achter deze regel en kies Uitnodiging verwijderen.

De uitnodiging wordt ingetrokken en de openstaande vermelding verwijderd. De verzonden link wordt ongeldig.

Let op: Er is geen aparte knop om opnieuw te verzenden; alleen Bijwerken en opnieuw uitnodigen werkt de uitnodiging bij en verstuurt deze opnieuw.

Gebruikers deactiveren en opnieuw activeren

Tijdelijk toegang intrekken of weer herstellen voor een lid.

1. Open Gebruikers & Teams en selecteer de gebruiker.
2. Klik op Gebruiker deactiveren.
3. Bevestig in het waarschuwingvenster dat de toegang direct wordt ingetrokken en dat u de gebruiker later weer kunt activeren.

Om toegang te herstellen:

1. Open de gedeactiveerde gebruiker.
2. Kies Gebruiker activeren.

Belangrijke punten:

• Deactiveren zet een gebruiker op inactief zonder te verwijderen, zodat de geschiedenis behouden blijft.
• Een gedeactiveerde gebruiker kan niet meer inloggen en wordt geweigerd bij de eerstvolgende actie.
• Heeft de gebruiker meerdere organisaties, dan geldt de deactivering alleen voor deze organisatie.
• Deactivering verwijdert het lid uit alle actieve opdrachten maar wijzigt lopende werktoewijzingen niet; deze moeten handmatig opnieuw worden toegewezen.
• Alleen een Eigenaar kan een andere Eigenaar deactiveren. De laatst overgebleven eigenaar kan niet worden gedeactiveerd totdat er een nieuwe eigenaar is toegewezen.