Instellingen voor adres, taak en locatie

Dit artikel legt uit hoe u adresgegevens kunt instellen en taken en locatiefuncties binnen BriqSafe kunt beheren. Het is bedoeld voor gebruikers die verantwoordelijk zijn voor het aanmaken en onderhouden van locaties, structuren, ruimtes, middelen en toegangsrechten om zo nauwkeurige gebouwgegevens en nalevingsplanning te waarborgen.

Opmerking

Vereiste rol: Inspecteur en hoger voor de meeste bewerkingen aan locaties en structuren. Sommige acties vereisen een Manager- of Beheerdersrol zoals aangegeven.

Locaties aanmaken en bewerken

Locaties vertegenwoordigen fysieke locaties voor nalevingswerkzaamheden. U kunt hun adres en details naar behoefte aanmaken en aanpassen.

1. Ga naar Locaties en kies Nieuwe locatie toevoegen.
2. Voer optioneel een Locatienaam in en upload een Locatiefoto. Laat u dit leeg, dan wordt de naam overgenomen van het bevestigde adres.
3. Gebruik Adres zoeken om een voorgesteld adres te selecteren of kies Handmatig invoeren om de Straatnaam, Plaats en Postcode in te vullen.
4. Druk op Dit adres gebruiken en dien het formulier in.
5. Let op: het rechtsgebied van de organisatie wordt automatisch toegewezen en kan niet aangepast worden op basis van het adres.
6. Om een locatie later te corrigeren of bij te werken, open de locatie, ga naar het tabblad Overzicht en bewerk de velden zoals Naam (verplicht), Straatnaam, Plaats, Provincie, Postcode, Breedtegraad, Lengtegraad en Openingstijden.
7. Om coördinaten aan te passen als het adres wijzigt, versleep de kaartpin of voer breedte- en lengtegraad handmatig in; het aanpassen van het adres alleen verplaatst de pin niet automatisch.
8. Sla uw wijzigingen op als u klaar bent.

Structuren beheren binnen een locatie

Structuren zijn gebouwen binnen een locatie en maken het mogelijk kamers en middelen op de juiste plek te organiseren.

1. Open een locatie en ga naar het tabblad Structuren.
2. Klik op Structuur toevoegen.
3. Voer de Structuurnaam in en selecteer het Structuurtype, dat standaard op Gebouw staat.
4. Optioneel kunt u het Faciliteitstype en Beheersregime instellen om automatische keuzes te overschrijven.
5. Vul optionele velden in, zoals Gebouwcode, rechtsgebiedspecifieke kadastrale referenties (bijvoorbeeld de BAG-identificatie (Pand ID) in Nederland), Hoogte (m), Bouwjaar, Oppervlakte (m²), Aantal verdiepingen en Beschrijving.
6. Schakel desgewenst Automatische uitvoering van taken in.
7. Verzend het formulier om op te slaan.
8. Tip: Het Faciliteitstype heeft invloed op nalevingsactiviteiten omdat het het Beheersregime bepaalt. Wijziging van het Faciliteitstype zonder het Beheersregime te resetten leidt tot automatische overschrijving.

Verdiepingen en ruimtes toevoegen en beheren

Verdiepingen en ruimtes bepalen de interne indeling van een structuur en worden gebruikt voor nauwkeurige nalevingsplanning.

1. Ga vanuit het tabblad Structuren naar een structuur en open een verdieping om de plattegrondeditor te starten.
2. Schakel over naar Bewerken als de plattegrond alleen-lezen opent.
3. Gebruik Kamer toevoegen om een ruimte te tekenen, geef deze een naam en kies het Kamertype.
4. Herhaal dit voor elke ruimte en Sla vervolgens het plan op om het te publiceren.
5. Een ruimte erft het Faciliteitstype en Beheersregime van de bovenliggende structuur totdat u deze overschrijft in de Hiërarchie via de bewerkingsopties van de ruimte.
6. De bezetting van een ruimte kan worden ingesteld op In gebruik of Vrij via het bewerkblad in Hiërarchie.
7. Om ruimtes samen te voegen nadat een verbouwing ze fysiek verbindt, opent u de plattegrondeditor, zet Samenvoegmodus aan, selecteert u de ruimtes, drukt u op Samenvoegen en Slaat u op.
8. Om een ruimte te verwijderen, selecteert u deze en bevestigt u de verwijdering. Ruimtes met actieve middelen kunnen niet worden verwijderd.

Systemen en middelen beheren

Systemen zijn gebouwinstallaties die middelen bedienen. Middelen zijn individuele apparatuur binnen ruimtes.

1. Ga naar het tabblad Structuren, selecteer een structuur en ga naar de sectie Systemen.
2. Klik op Systeem toevoegen en kies een verplicht Systeemtype. Een naam invoeren is optioneel; zonder naam krijgt het systeem de naam van het type.
3. Vul optionele velden in zoals Operationele status, Systeemcode, Locatiegegevens en Beschrijving.
4. Sla het systeem op; vervolgens kunnen middelen eraan gekoppeld worden.
5. Voor het plaatsen van middelen gaat u in de plattegrond naar de modus Middelen. Selecteer een ruimte en sleep uit de Middelenbibliotheek het gewenste middel op de plattegrond. Markeringen zijn concept tot het plattegrond wordt opgeslagen.
6. Middelen kunnen worden gekopieerd om identieke apparatuur in één of meerdere ruimtes te herhalen met de knoppen voor kopiëren en plakken in de plattegrondeditor.
7. Koppel middelen aan systemen en aan andere middelen met koppelfuncties om de benodigde relaties voor nalevingsactiviteiten vast te leggen.
8. Om een middel te verwijderen, gebruikt u het rijmenu of het record van het middel. Verwijdering breekt systeem- en middel-naar-middel-koppelingen en annuleert onafgewerkte taken. Ingenieurs kunnen middelen niet direct verwijderen, zij kunnen dit wel aanvragen.

Gebruikerstoegang tot een locatie beheren

Beheer welke gebruikers een locatie kunnen bekijken of bewerken door toegangsrechten op locatieniveau in te stellen.

1. Open een locatie en ga naar het tabblad Gebruikers.
2. Bekijk de lijst met huidige gebruikers met toegang of klik op Gebruiker toevoegen aan locatie.
3. Kies een gebruiker en pas hun Locatierechten aan, sla daarna op.
4. Let op: interne gebruikers worden beperkt door hun locatierechten (leeg betekent toegang tot alle locaties). Externe gebruikers krijgen expliciet toegang toegekend (leeg betekent geen toegang).
5. Zonder het recht op weergave van externe gebruikers zijn gebruikerslijsten geblokkeerd met een betaalmuur.

Nalevingsgerelateerde instellingen beheren

BriqSafe biedt binnen een locatie tabbladen voor nalevingsconfiguratie.

1. Open een locatie om vaste tabbladen te zien zoals Overzicht, Structuren, Beheersschema en andere.
2. Gebruik het tabblad Beheersschema om nalevingsactiviteiten, hun frequenties en status te bekijken.
3. Activiteiten die voortkomen uit nalevingsregels kunnen niet worden verwijderd, maar frequentieoverschrijvingen kunnen worden aangepast en later worden hersteld.
4. U kunt eigen activiteiten toevoegen die de regels niet genereerden door op Activiteit toevoegen te klikken binnen het tabblad Beheersschema.
5. Verantwoordelijkheidsrollen voor structuren worden beheerd via het actiemenu van de structuur onder Verantwoordelijkheden weergeven, waar contactpersonen en technisch medewerkers voor activiteitcategorieën en wettelijke rollen worden ingesteld.
6. Toewijzen of wijzigen van verantwoordelijken vereist een Manager-rol.

Aanvullende opmerkingen

• Verwijderen van een structuur verwijdert alle verdiepingen, ruimtes, middelen en bijbehorende systemen. Dit is een zachte verwijdering waarbij de gegevens voor audits behouden blijven.
• Structuren toevoegen aan een locatie na automatische aanvulling van gebouwgegevens (beschikbaar voor adressen in ondersteunde landen) maakt het mogelijk vooraf ingevulde gebouwdata te controleren en te corrigeren.
• De volgorde van verdiepingen binnen structuren kan worden aangepast via Volgorde wijzigen in de verdiepingenlijst.
• Aanvullingen van ruimtes en middelen ter plaatse via de mobiele app zijn definitieve configuratiewijzigingen van het gebouw.
• Locatiecoördinaten worden niet altijd automatisch bijgewerkt bij manuele adresinvoer; versleep de pin of vul breedte- en lengtegraad expliciet in om de locatie op de kaart correct te plaatsen.