Paramètres d'adresse, de tâche et de localisation

Cet article explique comment configurer les détails d'adresse et gérer les paramètres des tâches et des emplacements dans BriqSafe. Il s’adresse aux utilisateurs chargés de créer et de maintenir les emplacements, structures, pièces, équipements et droits d’accès afin d’assurer des données fiables et une planification conforme.

Remarque

Rôle requis : Inspecteur ou supérieur pour la plupart des modifications sur les emplacements et structures. Certaines actions nécessitent les rôles Gestionnaire ou Administrateur, comme indiqué.

Créer et modifier des emplacements

Les emplacements désignent des sites physiques où s’effectuent les opérations de conformité. Vous pouvez créer et ajuster leur adresse et autres détails selon les besoins.

1. Accédez à Emplacements et sélectionnez Ajouter un nouvel emplacement.
2. Facultatif : saisissez un Nom de l'emplacement et téléchargez une Image de l'emplacement. Si vous laissez vide, le nom sera celui de l'adresse confirmée.
3. Utilisez Rechercher une adresse pour choisir une adresse proposée ou sélectionnez Saisir manuellement pour entrer la Rue, la Ville et le Code postal.
4. Cliquez sur Utiliser cette adresse puis soumettez le formulaire.
5. Note : La juridiction de l’organisation est attribuée automatiquement et ne peut être modifiée selon l’adresse.
6. Pour corriger ou mettre à jour les détails plus tard, ouvrez l’emplacement, allez dans l’onglet Vue d’ensemble et modifiez les champs, notamment le Nom (obligatoire), la Rue, la Ville, la Région, le Code postal, la Latitude, la Longitude et les Horaires d’ouverture.
7. Pour changer les coordonnées si l’adresse est modifiée, déplacez l’épingle sur la carte ou saisissez la latitude et la longitude manuellement, car changer uniquement l’adresse ne met pas à jour les coordonnées ni la position de l’épingle.
8. Enregistrez vos modifications.

Gérer les structures au sein d’un emplacement

Les structures correspondent aux bâtiments situés dans un emplacement, permettant d’organiser les pièces et les équipements de manière cohérente.

1. Ouvrez un emplacement et accédez à l’onglet Structures.
2. Cliquez sur Ajouter une structure.
3. Indiquez le Nom de la structure et sélectionnez le Type de structure, qui est par défaut « Bâtiment ».
4. Vous pouvez optionnellement définir le Type d’installation et le Régime de contrôle afin de remplacer les choix automatiques.
5. Complétez les champs facultatifs : Code du bâtiment, références cadastrales selon la juridiction (comme l’identifiant national pour certains pays), Hauteur (m), Année de construction, Surface (m²), Nombre d’étages, et Description.
6. Activez l’option Exécution automatique des tâches si nécessaire.
7. Soumettez le formulaire pour enregistrer.
8. Astuce : Le Type d’installation influe sur les activités de conformité puisqu’il conditionne le Régime de contrôle. Modifier le type sans réinitialiser le régime entraîne un remplacement automatique.

Ajouter et gérer étages et zones

Les étages et zones (pièces) définissent la configuration interne d’une structure, essentielle pour une planification précise de la conformité.

1. Depuis l’onglet Structures, ouvrez une structure et sélectionnez un étage pour lancer l’éditeur de plan d’étage.
2. Passez en mode Modification si le plan s’ouvre en lecture seule.
3. Utilisez Ajouter une pièce pour dessiner une pièce, puis nommez-la et choisissez son Type de pièce.
4. Répétez pour chaque pièce, puis Enregistrez le plan pour le publier.
5. Une zone hérite par défaut du Type d’installation et du Régime de contrôle de sa structure parente, jusqu’à ce que vous les modifiez via la vue Hiérarchie en éditant les détails de la zone.
6. L’occupation d’une pièce peut être définie comme Occupée ou Vacante via le formulaire d’édition dans Hiérarchie.
7. Pour fusionner plusieurs pièces après une rénovation qui les joint physiquement, ouvrez l’éditeur de plan, activez le Mode fusion, sélectionnez les pièces, cliquez sur Fusionner puis Enregistrer.
8. Pour supprimer une zone, sélectionnez-la et confirmez. Les zones contenant des équipements actifs ne peuvent pas être supprimées.

Gérer les systèmes et équipements

Les systèmes correspondent aux installations des bâtiments, desservant des équipements, qui sont des éléments individuels situés dans les zones.

1. Dans l’onglet Structures, sélectionnez une structure, puis accédez à la section Systèmes.
2. Cliquez sur Ajouter un système et choisissez un Type de système requis. Le nom est facultatif ; s’il est laissé vide, le système prend le nom de son type.
3. Remplissez les champs facultatifs comme Statut opérationnel, Code système, Détails de localisation et Description.
4. Enregistrez le système ; vous pourrez ensuite y associer des équipements.
5. Pour positionner un équipement, ouvrez le plan d’étage en mode Équipements. Sélectionnez une pièce, puis déposez ou glissez-déposez les types d’équipement depuis la Bibliothèque d’équipements sur le plan. Les marqueurs sont provisoires jusqu’à l’enregistrement du plan.
6. Les équipements peuvent être copiés pour reproduire du matériel identique dans une pièce ou entre pièces à l’aide des boutons copier/coller de la barre d’outils de l’éditeur.
7. Liez les équipements aux systèmes et entre eux via les fonctions de liaison respectives pour établir les relations nécessaires aux activités de conformité.
8. Pour supprimer un équipement, utilisez le menu de la ligne ou la fiche équipement. La suppression supprime les liens système et inter-équipements et annule les tâches en cours. Les techniciens ne peuvent pas supprimer directement les équipements, mais peuvent en faire la demande.

Gérer l’accès utilisateur à un emplacement

Contrôlez quels utilisateurs peuvent voir ou modifier un emplacement en gérant les accès au niveau de cet emplacement.

1. Ouvrez un emplacement et allez dans l’onglet Utilisateurs.
2. Consultez la liste des utilisateurs ayant accès ou cliquez sur Ajouter un utilisateur à l’emplacement.
3. Choisissez un utilisateur et ajustez ses Permissions d’accès à l’emplacement, puis enregistrez.
4. Note : Les permissions pour utilisateurs internes limitent leur accès (vide = accès à tous les emplacements). Pour les utilisateurs externes, les permissions accordent explicitement l’accès (vide = aucun accès).
5. Sans le droit de visualisation utilisateur externe, la liste est bloquée par une restriction payante.

Gérer les paramètres liés à la conformité

BriqSafe propose plusieurs onglets dans un emplacement pour configurer la conformité.

1. Ouvrez un emplacement pour accéder aux onglets fixes comme Vue d’ensemble, Structures, Schéma de contrôle et autres.
2. Utilisez l’onglet Schéma de contrôle pour consulter les activités de conformité, leur fréquence et leur état.
3. Les activités générées par les règles de conformité ne peuvent être supprimées, mais leurs fréquences peuvent être personnalisées et restaurées.
4. Vous pouvez ajouter des activités personnalisées non générées par le moteur de règles en sélectionnant Ajouter une activité dans l’onglet Schéma de contrôle.
5. La gestion des responsabilités pour les structures s’effectue via le menu d’actions de la structure sous Voir les responsabilités, où les contacts et techniciens sont assignés aux catégories d’activités et rôles réglementaires.
6. L’assignation ou la modification des personnes responsables nécessite le rôle Gestionnaire.

Notes supplémentaires

• La suppression d’une structure entraîne celle de ses étages, pièces, équipements et systèmes associés. Il s’agit d’une suppression logique, conservant les enregistrements pour audits.
• L’ajout de structures après enrichissement automatique des données du bâtiment (disponible pour certaines adresses) permet de vérifier et corriger les données pré-remplies.
• L’ordre des étages peut être modifié via la fonction Réorganiser dans la liste des étages.
• Les ajouts sur site de zones et équipements via l’application mobile modifient durablement la configuration du bâtiment.
• Les coordonnées d’un emplacement ne se mettent pas toujours à jour automatiquement lors d’une saisie manuelle d’adresse ; le déplacement de l’épingle ou la saisie explicite de la latitude et longitude sont nécessaires pour aligner la position sur la carte.