Bedrijfs- en kantoorinformatie instellen

Dit artikel legt uit hoe u de gegevens van uw bedrijf en kantoor kunt toevoegen of wijzigen binnen BriqSafe, en hoe u nevenvestigingen (locaties) aan uw organisatie kunt toevoegen. Het is bedoeld voor beheerders die het bedrijfsprofiel en de fysieke locaties beheren.

Opmerking

Vereiste rol: Beheerder of hoger

Organisatieprofiel bewerken

Werk de kerninformatie van uw organisatie bij, zoals naam, beschrijving, adres, registratienummer en werkdagen.

1. Ga naar Organisatie-instellingen > Mijn Organisaties.
2. Open de organisatie die u wilt bewerken.
3. Kies Bewerken.
4. Vul of werk de volgende velden in volgorde bij:

• Organisatienaam (verplicht)
• Organisatiebeschrijving
• Organisatieadres (één regel vrije tekst)
• Registratienummer
• Branding-blok: upload het logo van uw organisatie en selecteer een kleurenpalet
• Rechtsgebied (vergrendeld en niet te wijzigen na aanmaak)
• Standaard tijdzone (kies een standaard IANA-tijdzone, bijvoorbeeld Europa/Amsterdam)
• Werkdagen (beïnvloedt alleen de automatische planning in de agenda)
• Regelgevende domeinen (meervoudige selectie mogelijk na keuze rechtsgebied; in deze versie worden watergerelateerde domeinen impliciet gebruikt)

5. Klik op Opslaan om de wijzigingen toe te passen.

Opmerkingen:

• U kunt alleen de organisatie bewerken waarin u momenteel werkt.
• Het organisatieadres en registratienummer verschijnen op rapportomslagen; nauwkeurigheid is belangrijk.
• Contactpersonen worden apart beheerd onder de sectie Contacten in Organisatie-instellingen.
• Voor het bewerken van organisatiegegevens is de rol Beheerder of hoger vereist.
• Een gearchiveerde organisatie is alleen-lezen totdat deze wordt gedeactiveerd.

Nevenvestiging (locatie) toevoegen

Registreer een nieuwe fysieke locatie om nalevingsactiviteiten voor die locatie te beheren.

1. Ga in de zijbalk naar Locaties.
2. Kies Nieuwe locatie toevoegen.
3. Voer de volgende gegevens in:

• Locatienaam (optioneel; als dit leeg blijft, wordt het bevestigde adres als naam gebruikt)
• Locatieafbeelding (optioneel)
• Specificeer het adres door:
  • Een adres te zoeken via Adres zoeken en een suggestie te kiezen
  • Of handmatig in te voeren via Handmatig invoeren met Straatadres, Plaats en Postcode

4. Kies Adres gebruiken om het adres te bevestigen.
5. Dien het formulier in om de locatie op te slaan.

Belangrijk:

• Het rechtsgebied van de locatie wordt overgenomen van uw organisatie en kan hier niet worden gewijzigd.
• Adressen buiten het rechtsgebied van uw organisatie worden bij het opslaan geweigerd.
• Bij handmatige adresinvoer zonder exacte gebouwgegevens verschijnen mogelijk geen coördinaten en wordt de locatie niet op de kaart getoond totdat de pin handmatig is aangepast.
• U moet minimaal de rol Inspecteur hebben om locaties toe te voegen; deze handeling is alleen zichtbaar voor interne gebruikers.

Locatiegegevens en -structuren beheren

Na het toevoegen van een locatie kunt u de gebouwen (structuren) definiëren om gebieden en assets te organiseren.

1. Open de gewenste locatie en ga naar het tabblad Structuren.
2. Kies Structuur toevoegen.
3. Vul in:

• Structuurnaam (verplicht)
• Structuurtype (standaard is Gebouw)
• Type faciliteit (voor berekening van het beheersregime)
• Optionele gegevens: Gebouwcode, kadastrale gegevens van het rechtsgebied, Hoogte (m), Bouwjaar, Oppervlakte (m²), Aantal verdiepingen en Beschrijving
• Optie Automatische taakuitvoering

4. Dien de structuur in.

Opmerkingen:

• Het Type faciliteit beïnvloedt het beheersregime, dat van invloed is op gegenereerde nalevingsactiviteiten.
• Een wijziging van het Type faciliteit zonder aanpassing van het beheersregime zal het regime automatisch resetten.
• Gebieden en ruimtes dienen binnen structuren te worden toegevoegd.

Locatie overzicht bijwerken

Werk indien nodig naam, adres, coördinaten of openingstijden van de locatie bij.

1. Open de locatie en selecteer het tabblad Overzicht.
2. Start met bewerken en werk de velden bij, waaronder Naam (verplicht), Straatadres, Adresregel 2, Plaats, Provincie, Postcode, Breedtegraad, Lengtegraad en Openingstijden.
3. Sleep de kaartpin om de coördinaten in te stellen of voer breedte- en lengtegraad handmatig in voor een nauwkeurige locatieweergave.
4. Sla de wijzigingen op.

Opmerkingen:

• Alleen adreswijzigingen werken de coördinaten niet automatisch bij; pas de pin of coördinaatwaarden aan indien nodig.
• Opties voor archiveren en verwijderen zijn beschikbaar in dit tabblad maar vereisen hogere rollen dan bewerken.
• Alleen Beheerders of hoger kunnen locaties archiveren of verwijderen.

Samenvatting

Beheerders kunnen organisatiedata beheren door bedrijfsgegevens te bewerken en branding toe te passen. Nevenvestigingen (locaties) worden onder de organisatie toegevoegd en gestructureerd in gebouwen met gedetailleerde kenmerken. Locaties kunnen worden bijgewerkt voor adres- en coördinaatnauwkeurigheid. Deze kerninstellingen ondersteunen de nalevingsplanning en rapportage binnen BriqSafe.