Configurer les informations de l’entreprise et du bureau

Cet article explique comment ajouter ou modifier les informations de votre entreprise et de vos bureaux dans BriqSafe, ainsi que comment ajouter des succursales (sites) à votre organisation. Il s’adresse aux administrateurs responsables des profils d’entreprise et des installations physiques.

Remarque

Rôle requis : Administrateur ou supérieur

Modifier les informations du profil d’organisation

Actualisez les informations principales de votre organisation telles que le nom, la description, l’adresse, le numéro d’enregistrement et les jours ouvrés.

1. Accédez à Paramètres de l’organisation > Mes organisations.
2. Ouvrez l’organisation que vous souhaitez modifier.
3. Sélectionnez Modifier.
4. Remplissez ou mettez à jour les champs suivants dans l’ordre :

• Nom de l’organisation (obligatoire)
• Description de l’organisation
• Adresse de l’organisation (ligne unique en texte libre)
• Numéro d’enregistrement
• Bloc Identité visuelle : téléchargez le logo de votre organisation et choisissez une palette de couleurs
• Juridiction (verrouillée, ne peut pas être modifiée après création)
• Fuseau horaire par défaut (sélectionnez un fuseau horaire standard IANA, par exemple Europe/Paris)
• Jours ouvrés (impacte uniquement le placement automatique dans le planificateur)
• Domaines réglementaires (sélection multiple activée uniquement après choix de la juridiction ; dans cette version, les domaines réglementaires liés à l’Eau sont inclus implicitement)

5. Sélectionnez Enregistrer pour appliquer les modifications.

Remarques :

• Vous ne pouvez modifier que l’organisation dans laquelle vous travaillez actuellement.
• L’adresse et le numéro d’enregistrement de l’organisation apparaissent sur les rapports ; leur exactitude est essentielle.
• Les contacts sont gérés séparément dans la rubrique Contacts des paramètres de l’organisation.
• La modification des informations de l’organisation nécessite un rôle d’administrateur ou supérieur.
• Une organisation archivée devient en lecture seule jusqu’à sa désarchivation.

Ajouter une succursale (site)

Enregistrez une nouvelle implantation physique (site) pour gérer les activités de conformité sur ce lieu.

1. Allez dans Sites depuis la barre latérale.
2. Sélectionnez Ajouter un nouveau site.
3. Renseignez les informations suivantes :

• Nom du site (facultatif ; si laissé vide, l’adresse confirmée sera utilisée comme nom)
• Image du site (facultatif)
• Indiquez l’adresse par l’une des méthodes suivantes :
  • Utiliser Rechercher une adresse et sélectionner un résultat suggéré
  • Ou utiliser Entrer manuellement pour fournir l’adresse, la ville et le code postal

4. Sélectionnez Utiliser cette adresse pour valider l’adresse.
5. Soumettez le formulaire pour enregistrer le site.

Important :

• La juridiction du site est héritée de votre organisation et ne peut pas être modifiée ici.
• Les adresses situées en dehors de la juridiction de votre organisation seront rejetées lors de l’enregistrement.
• Si l’adresse est saisie manuellement sans données précises sur le bâtiment, les coordonnées cartographiques peuvent ne pas apparaître et le site ne sera pas visible sur la carte tant que le repère n’aura pas été ajusté manuellement.
• Vous devez disposer d’un rôle suffisant (Inspecteur ou supérieur) pour ajouter des sites ; cette action est visible uniquement par les utilisateurs internes.

Gérer les détails et structures d’un site

Après avoir ajouté un site, définissez ses bâtiments (structures) pour organiser les zones et équipements.

1. Ouvrez le site voulu et allez à l’onglet Structures.
2. Sélectionnez Ajouter une structure.
3. Fournissez :
4. Validez la structure.

Remarques :

• Le type d’établissement influe sur le régime de contrôle, qui affecte les activités de conformité générées.
• Modifier le type d’établissement ultérieurement sans ajuster le régime de contrôle réinitialisera automatiquement ce dernier.
• Les zones et pièces doivent être ajoutées sous les structures.

Modifier les détails généraux d’un site

Mettez à jour le nom du site, l’adresse, les coordonnées géographiques ou les horaires d’ouverture selon vos besoins.

1. Ouvrez le site et sélectionnez l’onglet État des lieux.
2. Commencez la modification et mettez à jour les champs suivants : Nom (obligatoire), Adresse, Complément d’adresse, Ville, Département/Région, Code postal, Latitude, Longitude et Horaires d’ouverture.
3. Déplacez le repère sur la carte pour définir les coordonnées ou modifiez latitude et longitude manuellement pour un positionnement précis.
4. Enregistrez les modifications.

Remarques :

• Modifier uniquement l’adresse n’actualise pas les coordonnées ; ajustez manuellement le repère ou les valeurs de latitude/longitude si nécessaire.
• Les options d’archivage et de suppression sont disponibles sur cet onglet mais requièrent un rôle supérieur à la simple modification.
• Seuls les administrateurs ou rôles supérieurs peuvent archiver ou supprimer des sites.

Résumé

Les administrateurs peuvent gérer les données de l’organisation en modifiant les informations de l’entreprise et en appliquant l’identité visuelle. Les succursales (sites) sont ajoutées sous l’organisation et structurées en bâtiments dotés d’attributs détaillés. Les sites peuvent être mis à jour pour une adresse et des coordonnées précises. Ces tâches fondamentales permettent de soutenir les flux de travail liés à la planification et aux rapports de conformité dans BriqSafe.