Crear plantillas de visita por organización, cliente o instalación

Este artículo explica cómo crear y gestionar plantillas de visita en BriqSafe por organización, cliente o instalación. Está dirigido a responsables y administradores que necesitan definir agrupaciones reutilizables de actividades para una programación y control de visitas más eficientes.

Nota

Rol requerido: Responsable o superior

Acceso a las plantillas de visita

Las plantillas de visita son agrupaciones reutilizables de actividades diseñadas para simplificar la programación de inspecciones o visitas. Se gestionan en Configuración de la organización dentro de la pestaña Plantillas de visita, que dispone de un selector de alcance con tres opciones:

• Organización: Muestra las plantillas propias de la organización junto con un panel de Actividades disponibles para arrastrar actividades a las plantillas.
• Clientes: Presenta las plantillas específicas para un cliente seleccionado.
• Instalaciones: Lista todas las plantillas para una instalación seleccionada, mostrando el Asignado predeterminado y si cada plantilla está Configurada o No configurada. Estas plantillas se utilizan al programar visitas en dicha instalación.

Tenga en cuenta que solo los usuarios con permisos de nivel Responsable o superior pueden ver o gestionar estas plantillas. Inspectores, técnicos e invitados no disponen de permisos para programar y, por tanto, no pueden acceder a esta sección.

Crear plantillas de visita para toda la organización

Para definir agrupaciones estándar de actividades reutilizables en toda la organización, cree plantillas de visita a nivel organizativo.

1. Acceda a Configuración de la organización > Plantillas de visita > seleccione el alcance Organización.
2. Haga clic en Nueva plantilla de visita.
3. Introduzca un Nombre de plantilla y, opcionalmente, una Descripción.
4. Deje el campo Asignar a cliente (opcional) en Organización (sin cliente).
5. Seleccione una o varias actividades mediante el selector Actividades.
6. Pulse Crear plantilla.

La opción Crear plantilla permanece desactivada hasta que se introduzca un nombre y se seleccione al menos una actividad. Si intenta enviar sin completar estos datos, aparecerá un aviso solicitando la información necesaria. Las actividades ya usadas en otras plantillas de organización mostrarán un botón informativo con Ya en uso, pero esto es solo una advertencia y no impide la creación.

Si la organización no tiene plantillas, dispondrá también de la opción Copiar plantillas del sistema para rellenar rápidamente con las plantillas estándar mantenidas por la plataforma.

Crear plantillas de visita específicas para un cliente

Si un cliente requiere un conjunto particular de actividades diferente de las plantillas organizativas, puede crear plantillas de visita a nivel de cliente.

1. Acceda a Configuración de la organización > Plantillas de visita > seleccione el alcance Clientes.
2. Seleccione el cliente en el selector correspondiente.
3. Pulse Nueva plantilla de visita.
4. Introduzca un Nombre de plantilla.
5. Asegúrese de que el campo Asignar a cliente (opcional) esté configurado para ese cliente.
6. Seleccione las actividades deseadas.
7. Haga clic en Crear plantilla.

Esto crea una plantilla única para ese cliente. Las plantillas de cliente son independientes de las de organización, por lo que las actividades pueden coincidir sin conflicto. La comprobación de conflictos solo se realiza dentro del conjunto de plantillas del propio cliente.

Copiar plantillas del sistema

Para acelerar la configuración inicial, puede importar las plantillas estándar de la plataforma a su organización o a un cliente.

1. Dentro del alcance Organización o Clientes en Configuración de la organización > Plantillas de visita, si no existen plantillas, verá la opción Copiar plantillas del sistema.
2. Haga clic para importar las plantillas estándar.

Las copias mantienen un vínculo con su origen en la plataforma, permitiendo que las definiciones de actividades se mantengan actualizadas salvo que se modifiquen localmente. Las plantillas que provocarían conflictos de actividades se omiten y se muestra un aviso con el número de omitidas. Las plantillas faltantes deben crearse manualmente.

Gestión de plantillas de visita por instalación

Al programar visitas, los valores predeterminados por instalación son importantes. Puede consultar las plantillas asignadas a una instalación concreta.

1. Vaya a Configuración de la organización > Plantillas de visita > elija el alcance Instalaciones.
2. Seleccione una instalación para ver todas las plantillas disponibles en ella.

La lista muestra el Asignado predeterminado de cada plantilla y si está Configurada o No configurada. Estas plantillas se usan como predeterminadas al programar visitas para esa instalación.

Aspectos a tener en cuenta

• Avisos de conflicto de actividades: Al añadir actividades a una plantilla, las ya utilizadas en otra plantilla del mismo alcance generan advertencias. En plantillas de organización, la comprobación se limita al alcance organizativo; en plantillas de cliente, solo dentro de ese cliente.
• Eliminar plantillas: La eliminación de una plantilla de visita es definitiva para las visitas en borrador creadas desde ella, que se eliminan también. Sin embargo, las visitas programadas o completadas permanecen accesibles. La plantilla se oculta en las listas, pero no se borra.
• Permisos: Solo los usuarios con rol de Responsable o superior pueden crear, editar o borrar plantillas de visita. Roles inferiores no tienen acceso ni uso de esta función.