Creare modelli di visita per organizzazione, cliente o sede

Questo articolo spiega come creare e gestire i modelli di visita in BriqSafe per organizzazione, cliente o sede. È rivolto a responsabili e amministratori che devono definire raggruppamenti di attività riutilizzabili per una programmazione e un controllo delle visite più efficienti.

Nota

Ruolo richiesto: Responsabile o superiore

Accesso ai modelli di visita

I modelli di visita sono raggruppamenti riutilizzabili di attività progettati per semplificare la programmazione di ispezioni o visite. La gestione dei modelli avviene nelle Impostazioni Organizzazione nella scheda Modelli di visita, che presenta un selettore a tre livelli di ambito:

• Organizzazione: mostra i modelli propri dell'organizzazione insieme al pannello Attività disponibili per trascinare le attività all’interno dei modelli.
• Clienti: visualizza i modelli specifici per un cliente selezionato.
• Sedi: elenca tutti i modelli per una sede scelta, indicando il Assegnatario predefinito e se ogni modello è Configurato o Non configurato. Questi modelli sono utilizzati nella programmazione delle visite per quella sede.

Solo gli utenti con permessi di livello Responsabile o superiore possono visualizzare o gestire questi modelli. I tecnici, ingegneri e visualizzatori non dispongono dei permessi di programmazione e quindi non possono accedere a questa sezione.

Creare modelli di visita a livello organizzativo

Per definire raggruppamenti standard di attività riutilizzabili in tutta l'organizzazione, creare modelli di visita a livello organizzativo.

1. Accedere a Impostazioni Organizzazione > Modelli di visita > selezionare l’ambito Organizzazione.
2. Cliccare su Nuovo modello di visita.
3. Inserire un Nome modello e, facoltativamente, una Descrizione.
4. Lascare il campo Assegna a cliente (facoltativo) impostato su Organizzazione (nessun cliente).
5. Selezionare una o più attività tramite il selettore Attività.
6. Cliccare su Crea modello.

Il pulsante Crea modello rimane disabilitato finché non viene inserito un nome e selezionata almeno un’attività. Se si tenta di inviare senza questi dati, comparirà un avviso che richiede le informazioni mancanti. Le attività già utilizzate in altri modelli organizzativi mostrano un'icona informativa con il messaggio Già in uso, ma si tratta solo di un avviso e non impedisce la creazione del modello.

Se l’organizzazione non ha ancora modelli, sarà inoltre possibile Copiare i modelli di visita di sistema per popolare rapidamente l’organizzazione con modelli standard gestiti dalla piattaforma.

Creare modelli di visita per cliente

Se un cliente richiede un set di attività specifico, diverso dai modelli organizzativi, è possibile creare modelli di visita a livello cliente.

1. Accedere a Impostazioni Organizzazione > Modelli di visita > selezionare l’ambito Clienti.
2. Scegliere il cliente dal selettore.
3. Cliccare su Nuovo modello di visita.
4. Inserire un Nome modello.
5. Verificare che il campo Assegna a cliente (facoltativo) sia impostato sul cliente selezionato.
6. Selezionare le attività desiderate.
7. Cliccare su Crea modello.

Così facendo si crea un modello unico per il cliente selezionato. I modelli clienti sono separati dai modelli organizzativi, quindi possono contenere attività sovrapposte senza conflitti. I conflitti tra modelli cliente vengono verificati solo all’interno dei modelli dello stesso cliente.

Copiare i modelli di visita di sistema

Per velocizzare la configurazione iniziale, è possibile importare i modelli standard della piattaforma nella propria organizzazione o in un cliente.

1. All’interno degli ambiti Organizzazione o Clienti, in Impostazioni Organizzazione > Modelli di visita, se non sono presenti modelli, comparirà l’opzione Copia modelli di visita di sistema.
2. Cliccare per importare i modelli standard.

Le copie mantengono un collegamento con la fonte della piattaforma, permettendo agli aggiornamenti delle attività di essere applicati automaticamente a meno che non vengano sovrascritti localmente. I modelli che genererebbero conflitti di attività vengono saltati e viene mostrato un avviso con il numero dei modelli non copiati. Eventuali modelli mancanti devono essere creati manualmente.

Gestire i modelli di visita per sede

Nel programmare le visite, è importante considerare i valori predefiniti specifici per ciascuna sede. È possibile visualizzare i modelli assegnati a una sede in particolare.

1. Andare su Impostazioni Organizzazione > Modelli di visita > selezionare l’ambito Sedi.
2. Scegliere una sede per visualizzare tutti i modelli disponibili.

L’elenco mostra per ogni modello l’Assegnatario predefinito e se il modello è Configurato o Non configurato. Questi modelli vengono utilizzati come predefiniti durante la programmazione delle visite per quella sede.

Considerazioni importanti

• Avvisi di conflitto attività: Quando si aggiungono attività a un modello, quelle già usate da un altro modello nello stesso ambito generano un avviso. Per i modelli organizzativi il controllo vale solo all’interno dell’ambito organizzazione; per i modelli cliente viene verificato solo tra i modelli del cliente stesso.
• Eliminazione dei modelli: Eliminare un modello è definitivo per le visite in bozza create da esso, che vengono cancellate. Tuttavia, le visite programmate o completate restano accessibili. Il modello viene nascosto dalle liste ma non rimosso definitivamente.
• Permessi: Solo gli utenti con ruolo Responsabile o superiore possono creare, modificare o eliminare modelli di visita. Ruoli inferiori non hanno accesso a questa funzione.