Créer des modèles de visite par organisation, client ou emplacement

Cet article explique comment créer et gérer des modèles de visite dans BriqSafe par organisation, client ou emplacement. Il s'adresse aux gestionnaires et administrateurs qui souhaitent définir des regroupements d'activités réutilisables pour faciliter la planification et le contrôle des visites.

Remarque

Rôle requis : Gestionnaire ou supérieur

Accéder aux modèles de visite

Les modèles de visite sont des regroupements réutilisables d’activités conçus pour simplifier la planification des inspections ou visites. Vous les gérez via les Paramètres de l’organisation dans l’onglet Modèles de visite, qui propose un sélecteur de champ à trois options :

• Organisation : affiche les modèles propres à l’organisation avec un panneau Activités disponibles permettant de glisser-déposer les activités dans les modèles.
• Clients : présente les modèles spécifiques au client sélectionné.
• Emplacements : liste tous les modèles pour un emplacement donné, en indiquant le Responsable par défaut et si le modèle est Configuré ou Non configuré. Ces modèles servent lors de la programmation des visites à cet emplacement.

Seuls les utilisateurs ayant les droits de Gestionnaire ou supérieurs peuvent consulter ou gérer ces modèles. Les inspecteurs, techniciens et lecteurs n'ont pas l'autorisation de planification et ne peuvent donc pas accéder à cette section.

Créer des modèles de visite à l’échelle de l’organisation

Pour définir des regroupements d’activités standards réutilisables au sein de votre organisation, créez des modèles de visite organisationnels.

1. Allez dans Paramètres de l’organisation > Modèles de visite > choisissez l’option Organisation.
2. Cliquez sur Nouveau modèle de visite.
3. Saisissez un Nom du modèle et éventuellement une Description.
4. Laissez le champ Attribuer au client (optionnel) sur Organisation entière (sans client).
5. Sélectionnez une ou plusieurs activités via le sélecteur Activités.
6. Cliquez sur Créer le modèle.

Le bouton Créer le modèle reste désactivé tant qu’un nom n’est pas saisi et qu’au moins une activité n’est pas sélectionnée. En cas de soumission incomplète, un avertissement vous invitera à renseigner les informations manquantes. Les activités déjà utilisées dans d’autres modèles organisationnels sont signalées par un bouton d’information Déjà utilisé, ce qui est un simple avertissement et ne bloque pas la création.

Si aucun modèle n'existe encore dans l’organisation, l’option Copier les modèles système permettra d’importer rapidement les modèles standard maintenus par la plateforme.

Créer des modèles de visite spécifiques à un client

Si un client nécessite un ensemble particulier d’activités différent des modèles organisationnels, vous pouvez créer des modèles dédiés au client.

1. Allez dans Paramètres de l’organisation > Modèles de visite > sélectionnez Clients.
2. Choisissez le client dans le sélecteur.
3. Cliquez sur Nouveau modèle de visite.
4. Indiquez un Nom du modèle.
5. Vérifiez que le champ Attribuer au client (optionnel) correspond bien au client sélectionné.
6. Sélectionnez les activités à inclure.
7. Cliquez sur Créer le modèle.

Cette action crée un modèle propre à ce client. Les modèles clients sont indépendants des modèles organisationnels, ce qui permet à des activités similaires de coexister sans conflit. Les conflits d’activités sont vérifiés uniquement au sein des modèles de ce même client.

Copier les modèles système

Pour accélérer la configuration initiale, vous pouvez importer les modèles standard de la plateforme dans votre organisation ou pour un client.

1. Dans les scopes Organisation ou Clients situés dans Paramètres de l’organisation > Modèles de visite, si aucun modèle n'existe, une option Copier les modèles système s’affiche.
2. Cliquez dessus pour importer ces modèles standards.

Les copies restent liées à leurs sources de la plateforme, ce qui permet de maintenir à jour les définitions d’activités sauf si elles sont remplacées localement. Les modèles causant des conflits d’activités sont ignorés et un message indique le nombre de modèles sautés. Les modèles manquants devront être créés manuellement.

Gérer les modèles de visite par emplacement

Lors de la planification des visites, les valeurs par défaut liées aux emplacements sont importantes. Vous pouvez consulter les modèles assignés à un emplacement spécifique.

1. Allez dans Paramètres de l’organisation > Modèles de visite > sélectionnez Emplacements.
2. Choisissez un emplacement pour afficher tous les modèles disponibles.

La liste affiche le Responsable par défaut de chaque modèle ainsi que son statut (Configuré ou Non configuré). Ces modèles sont utilisés par défaut lors de la planification des visites à cet emplacement.

Points à considérer

• Avertissements de conflit d’activités : Lors de l'ajout d’activités dans un modèle, celles déjà utilisées par un autre modèle dans le même scope génèrent un avertissement. Pour les modèles organisationnels, ce contrôle s’applique uniquement au sein de l’organisation ; pour les modèles clients, il reste limité aux modèles du client concerné.
• Suppression des modèles : Supprimer un modèle de visite est définitif pour les visites brouillon créées à partir de celui-ci, lesquelles sont supprimées. Les visites programmées ou terminées restent accessibles. Le modèle est masqué des listes mais n’est pas effacé de la base de données.
• Permissions : Seuls les utilisateurs disposant du rôle Gestionnaire ou supérieur peuvent créer, modifier ou supprimer des modèles de visite. Les rôles inférieurs n'ont pas accès à cette fonctionnalité.