Bezoeksjablonen aanmaken per organisatie, klant of locatie

Bezoeksjablonen groeperen activiteiten voor hergebruik wanneer bezoeken gepland worden. Dit artikel legt uit hoe u sjablonen maakt voor uw organisatie of voor een specifieke klant, en hoe de organisatie-, klant- en locatierollen werken.

Opmerking

Vereiste rol: Manager en hoger

Begrijp de reikwijdte van sjablonen

1. Open Organisatie-instellingen en selecteer Bezoeksjablonen.
2. Gebruik de scope-schakelaar om te kiezen tussen Organisatie, Klanten of Locaties.

• Organisatie toont de sjablonen van uw organisatie en een paneel Beschikbare activiteiten.
• Klanten toont de sjablonen voor de geselecteerde klant.
• Locaties toont alle sjablonen voor de gekozen locatie, inclusief de Standaard toegewezene en de status Ingesteld of Niet ingesteld. Deze instellingen worden gebruikt bij het plannen van bezoeken op die locatie.

Inspecteurs, medewerkers en kijkers hebben geen machtiging voor taakplanning. Verzoeken voor bezoeksjablonen worden voor deze rollen geweigerd, waardoor er niets geladen wordt.

Een organisatiebreed bezoeksjabloon maken

Maak een organisatiebreed sjabloon als dezelfde activiteitenindeling beschikbaar moet zijn binnen de hele organisatie.

1. Open Organisatie-instellingen > Bezoeksjablonen en selecteer Organisatie.
2. Selecteer Nieuw bezoeksjabloon.
3. Voer een Naam sjabloon in en eventueel een Beschrijving.
4. Laat Toewijzen aan klant (optioneel) ingesteld op Organisatiebreed (geen klant).
5. Open het veld Activiteiten en vink de activiteiten aan die u wilt opnemen.
6. Selecteer de vinkknop, Bevestigen, in de kop van de picker.
7. Klik op Sjabloon aanmaken.

Sjabloon aanmaken is uitgeschakeld totdat u een Naam sjabloon invoert en minimaal één activiteit selecteert. Als u de activititeitenpicker sluit zonder Bevestigen te kiezen, worden uw selecties verwijderd.

Een activiteit die al in een ander sjabloon wordt gebruikt, kan een informatiewatched met de melding Al in gebruik tonen. Dit is een waarschuwing, geen blokkade, bij het maken van een sjabloon.

Bezoeksjabloon maken voor één klant

Een klantensjabloon is gescheiden van organisatiebrede sjablonen. Het is niet gekoppeld aan, samengevoegd met of een vervanging van een sjabloon op organisatieniveau.

1. Open Organisatie-instellingen > Bezoeksjablonen en selecteer Klanten.
2. Kies de klant in de klantkiezer.
3. Selecteer Nieuw bezoeksjabloon.
4. Voer een Naam sjabloon in.
5. Laat Toewijzen aan klant (optioneel) ingesteld op de gekozen klant.
6. Selecteer de activiteiten die u wilt opnemen.
7. Klik op Sjabloon aanmaken.

Activiteitenconflicten worden per scope gecontroleerd. Een activiteit die in een organisatie-sjabloon wordt gebruikt, kan ook aan een klantensjabloon toegevoegd worden. Alleen de andere sjablonen van de geselecteerde klant worden op conflicten gecontroleerd.

Systeem bezoeksjablonen kopiëren

Gebruik Kopieer systeem bezoeksjablonen om een lege organisatie- of klantenscope te vullen met de standaard sjablonen.

1. Open Organisatie-instellingen > Bezoeksjablonen.
2. Selecteer Organisatie, of kies Klanten en selecteer een klant.
3. Als de geselecteerde scope geen sjablonen bevat, kies dan Kopieer systeem bezoeksjablonen.

Elk gekopieerd sjabloon bevat de activiteiten van het systeem-sjabloon en blijft gekoppeld aan dat systeem-sjabloon. Bezoeken die vanuit de kopie gepland worden, gebruiken alleen de activiteiten van die kopie. Latere aanpassingen aan het systeem-sjabloon worden niet automatisch toegevoegd; de kopie ontvangt in plaats daarvan een Wijzigingen badge.

Sjablonen die niet gekopieerd kunnen worden vanwege conflicten, worden overgeslagen. Er verschijnt een melding hoeveel er zijn overgeslagen. De kopieerfunctie is niet opnieuw beschikbaar voor die tab zodra de scope een bezoeksjabloon bevat, dus maak overgeslagen sjablonen handmatig aan indien nodig.

Activiteitenconflicten bekijken

1. Open bij Nieuw bezoeksjabloon Toewijzen aan klant (optioneel) en kies Organisatiebreed (geen klant) of een klant.
2. Open de activiteitenpicker.
3. Bij een activiteit met een informatiewatched, open Al in gebruik om te zien welke sjablonen het op dat niveau gebruiken.

De activiteit blijft selecteerbaar, zodat u deze in meerdere sjablonen op hetzelfde niveau kunt opslaan. Het slepen van die activiteit van de ene bestaande sjabloonkaart naar een andere wordt echter geweigerd als de andere het al bevat. De activiteit wordt eerst van het bronsjabloon verwijderd.