Bezoektemplates aanmaken per organisatie, opdrachtgever of locatie

Dit artikel beschrijft hoe u bezoektemplates kunt aanmaken en beheren in BriqSafe per organisatie, opdrachtgever of locatie. Het is bedoeld voor leidinggevenden en beheerders die herbruikbare activiteitengroepen willen definiëren voor efficiëntere planning en controle van bezoeken.

Opmerking

Vereiste rol: Manager of hoger

Toegang tot Bezoektemplates

Bezoektemplates zijn herbruikbare groepen activiteiten die het plannen van inspecties of bezoeken eenvoudiger maken. U beheert bezoektemplates in de Organisatie-instellingen onder het tabblad Bezoektemplates, waar een drieweg-schakelaar de scope bepaalt:

• Organisatie: toont de templates van de organisatie samen met een paneel Beschikbare Activiteiten om activiteiten naar templates te slepen.
• Opdrachtgevers: toont templates specifiek voor een geselecteerde opdrachtgever.
• Locaties: geeft een overzicht van alle templates voor een geselecteerde locatie met de Standaard Toegewezen persoon en een status of de template Geconfigureerd of Niet geconfigureerd is. Deze templates worden gebruikt bij het plannen van bezoeken op die locatie.

Let op: alleen gebruikers met Manager- of hogere rechten kunnen deze templates bekijken en beheren. Inspecteurs, technici en kijkers hebben geen planningsrechten en kunnen deze sectie niet openen.

Organisatiebrede Bezoektemplates maken

Wilt u standaardactiviteiten definiëren die binnen de gehele organisatie hergebruikt worden? Maak dan organisatiebrede bezoektemplates aan.

1. Ga naar Organisatie-instellingen > Bezoektemplates > selecteer de scope Organisatie.
2. Klik op Nieuwe Bezoektemplate.
3. Voer een Naam Template in en optioneel een Omschrijving.
4. Laat het veld Toewijzen aan Opdrachtgever (optioneel) ingesteld op Organisatiebreed (geen opdrachtgever).
5. Kies één of meerdere activiteiten via de Activiteiten-selector.
6. Klik op Template aanmaken.

De knop Template aanmaken blijft uitgeschakeld totdat u een templenaam invoert en ten minste één activiteit selecteert. Bij gebrek hieraan verschijnt een waarschuwing. Activiteiten die al in andere organisatietemplates worden gebruikt tonen een informatie-icoon met de melding Al in gebruik; dit is slechts een waarschuwing en blokkeert het aanmaken niet.

Als uw organisatie nog geen templates heeft, kunt u ook kiezen voor Systeembezoektemplates kopiëren om snel standaardtemplates van het platform toe te voegen.

Opdrachtgeverspecifieke Bezoektemplates maken

Heeft een bepaalde opdrachtgever een specifieke set activiteiten die afwijkt van de organisatiebrede templates? Maak dan een bezoektemplate aan op opdrachtgever niveau.

1. Ga naar Organisatie-instellingen > Bezoektemplates > selecteer de scope Opdrachtgevers.
2. Kies de opdrachtgever uit de keuzelijst.
3. Klik op Nieuwe Bezoektemplate.
4. Voer een Naam Template in.
5. Zorg dat Toewijzen aan Opdrachtgever (optioneel) op de gekozen opdrachtgever staat.
6. Selecteer de gewenste activiteiten.
7. Klik op Template aanmaken.

Hiermee maakt u een template die exclusief is voor die opdrachtgever. Opdrachtgever-templates staan los van organisatietemplates, activiteiten kunnen overlappen zonder conflicten. Conflicten worden enkel binnen de templates van die opdrachtgever gecontroleerd.

Systeembezoektemplates kopiëren

U kunt bij de eerste inrichting standaardtemplates van het platform importeren naar uw organisatie of opdrachtgever.

1. Binnen de scope Organisatie of Opdrachtgevers onder Organisatie-instellingen > Bezoektemplates verschijnt bij afwezigheid van templates de optie Systeembezoektemplates kopiëren.
2. Klik hierop om de standaardtemplates te importeren.

De kopieën behouden een koppeling met hun bron op het platform, waardoor activiteitdefinities automatisch worden bijgewerkt tenzij lokaal overschreven. Templates die conflicten veroorzaken worden overgeslagen en er verschijnt een melding hoeveel dit er zijn. Ontbrekende templates dienen handmatig aangemaakt te worden.

Beheer van Bezoektemplates per Locatie

Bij het plannen van bezoeken zijn locatiedefaults belangrijk. U kunt zien welke templates aan een specifieke locatie zijn toegewezen.

1. Ga naar Organisatie-instellingen > Bezoektemplates > selecteer de scope Locaties.
2. Selecteer een locatie om alle beschikbare templates te bekijken.

In de lijst ziet u per template wie de Standaard Toegewezen is en of de template Geconfigureerd of Niet geconfigureerd is. Deze templates worden als standaard gebruikt bij het plannen van bezoeken op die locatie.

Aandachtspunten

• Waarschuwingen bij conflicterende activiteiten: Bij het toevoegen van activiteiten aan een template verschijnt een waarschuwing als de activiteit al in gebruik is binnen dezelfde scope. Bij organisatietemplates geldt dit alleen binnen de organisatie; bij opdrachtgever-templates alleen binnen die opdrachtgever.
• Verwijderen van templates: Verwijderen van een bezoektemplate is definitief voor conceptbezoeken die hierdoor komen te vervallen. Geplande of afgeronde bezoeken blijven toegankelijk. De template verdwijnt uit lijsten maar wordt niet volledig verwijderd.
• Toegangsrechten: Alleen gebruikers met de rol Manager of hoger kunnen bezoektemplates aanmaken, wijzigen of verwijderen. Lagere rollen hebben geen toegang tot deze functie.