Gestionar documentos, libros de registro e informes de trabajo

Este artículo explica cómo visualizar, gestionar y descargar libros de registro, informes de mantenimiento y documentos de cumplimiento desde la aplicación web BriqSafe. Está dirigido a usuarios responsables de organizar, acceder y generar documentos dentro de la plataforma.

Nota

Rol requerido: Ingeniero o superior para subir o generar informes; el Visor puede explorar y descargar documentos e informes existentes.

Acceso y navegación de documentos

Utilice la biblioteca de Documentos para localizar informes de cumplimiento, certificados y archivos subidos que se almacenan en toda su organización o en un Emplazamiento específico.

1. Abra Documentos desde la barra lateral para ver la biblioteca de la organización en forma de cuadrícula con tarjetas de carpetas y archivos.
2. Use filtros como Emplazamiento, Tipo (Todos, Carpetas, Archivos), Ordenar por (Nombre, Fecha de creación, Fecha de modificación, Tamaño) y Orden (Ascendente/Descendente).
3. Use la barra de Búsqueda para encontrar archivos o carpetas en todos los emplazamientos.
4. Para explorar documentos de un solo emplazamiento, vaya a Emplazamientos, seleccione el emplazamiento y abra la pestaña Documentos. Verá solo los archivos y carpetas archivados bajo ese emplazamiento.
5. Abra la tarjeta de un archivo para previsualizarlo o descargar una copia.
6. Use Actualizar para recargar la lista si es necesario.

Nota: Los documentos archivados en emplazamientos a los que no tiene acceso no aparecerán en la lista ni en los resultados de búsqueda.

Descarga de documentos e informes

Descargue copias de archivos almacenados o informes generados para usarlos sin conexión o compartirlos fuera de la plataforma.

1. En Documentos, localice el archivo deseado y abra sus detalles haciendo clic en su tarjeta.
2. Pulse Descargar en la tarjeta o en el menú Más de los detalles.
3. El navegador guardará el archivo usando un enlace de descarga con plazo limitado que expira a la hora.

Importante:

• Sólo se pueden descargar informes completos; las entradas en Procesamiento o marcadas como Error no disponen de archivo descargable.
• Si el enlace de descarga expira, vuelva a abrir la entrada para generar uno nuevo.
• Las carpetas no ofrecen opción de descarga ni de compartir.

Subir documentos a la biblioteca

Suba certificados, fotos de evidencia u otros archivos de cumplimiento a la biblioteca compartida.

1. Navegue a Documentos y abra la carpeta donde quiera añadir el archivo.
2. Pulse Subir y seleccione Archivo.
3. Seleccione el archivo a subir; el campo Nombre se rellenará automáticamente y es editable.
4. Opcionalmente, agregue una Descripción y Etiquetas separadas por comas para facilitar la búsqueda.
5. Si sube desde el nivel superior de Documentos organización, especifique el Emplazamiento para archivarlo dentro de la carpeta de ese emplazamiento. Dentro de la carpeta de un emplazamiento, el campo Emplazamiento no es necesario ya que hereda la ubicación.
6. Pulse Subir para añadir el documento.

Nota: Necesita permiso report-create (ingerniero o superior) para subir archivos. Esta opción está oculta para el rol Visor y bloqueada si la organización está archivada.

Organización de documentos con carpetas

Cree carpetas para agrupar documentos relacionados por proyecto, emplazamiento o tipo.

1. En Documentos, abra la carpeta donde quiera crear una nueva carpeta.
2. Pulse Nueva carpeta.
3. Introduzca un Nombre para la carpeta.
4. Opcionalmente añada una Descripción y Etiquetas separadas por comas.
5. Si crea la carpeta desde el nivel superior, especifique el Emplazamiento para asignarla correctamente.
6. Pulse Crear carpeta.

Importante: No puede crear carpetas a nivel de organización sin especificar un emplazamiento. Las carpetas heredan los permisos de acceso de su emplazamiento. Necesita permiso report-create (rol Manager) para crear carpetas; esta opción se oculta para Visores y está bloqueada si la organización está archivada.

Renombrar y editar documentos o carpetas

Corrija nombres de documentos o carpetas, actualice descripciones o modifique etiquetas para mantener la biblioteca ordenada.

1. Abra los detalles del documento o carpeta haciendo clic en la tarjeta o en el menú de acciones de la carpeta.
2. Pulse Detalles para abrir la entrada en modo solo lectura.
3. Desde el menú Más (archivos) o el menú de acciones (carpetas), seleccione Editar para cambiar al formulario de edición.
4. Modifique el Nombre, Descripción o Etiquetas. En archivos también puede editar el campo URL.
5. Pulse Guardar cambios para aplicar las modificaciones.

Nota:

• No se permiten nombres duplicados dentro de la misma carpeta.
• No se pueden renombrar carpetas gestionadas por BriqSafe en niveles superiores.
• Debe disponer del permiso report-update (rol Manager) para editar entradas. La edición está bloqueada si la organización está archivada.

Mover documentos y carpetas

Reubique archivos o carpetas colocados erróneamente o para reestructurar la biblioteca.

1. Desde la vista de Documentos a nivel organizativo, pulse Seleccionar y marque las entradas que desea mover.
2. Pulse Mover.
3. Use el selector de carpeta destino para navegar y seleccionar la carpeta objetivo.
4. Opcionalmente, introduzca un Nuevo nombre para movimientos de un solo elemento.
5. Pulse Mover para confirmar.

Alternativa (solo escritorio): Arrastre las entradas sobre la tarjeta de la carpeta destino o sobre la ruta de migas de pan.

Importante:

• No se pueden mover entradas directamente al nivel superior organizativo.
• Intentar mover una carpeta dentro de una subcarpeta propia o con colisión de nombres provocará fallos parciales o totales.
• Mover entradas dentro o fuera de la carpeta de un emplazamiento cambia los permisos de acceso a ellas.
• Se requiere permiso report-update (rol Manager) para mover entradas. El movimiento está bloqueado si la organización está archivada.

Generar informes de cumplimiento

Produzca y ubique informes en PDF, como libros de registro, informes de trabajo y resultados de laboratorio, desde el área de Documentos.

1. Abra Documentos a nivel organizativo.
2. Pulse Generar informe.
3. Seleccione el Tipo de informe adecuado a su trabajo completado. Las opciones incluyen:

• Informe de trabajo (resúmenes de visitas)
• Esquema de Control (esquema de operación segura)
• Recomendaciones técnicas (acciones correctivas)
• Libro de registro del emplazamiento (libro de cumplimiento periódico)
• PPCL y PSL (planes específicos de cumplimiento)
• Informe de resultados de laboratorio (análisis de muestras y laboratorio)

4. Seleccione el Emplazamiento y rellene los campos adicionales según el tipo de informe (por ejemplo, evaluación de riesgo para PPCL, PSL y Recomendaciones técnicas; visita para Informe de trabajo; entrada de resultados de laboratorio en trabajos; o configuración del libro de registro).
5. Si aplica, elija o configure el Alcance para restringir el contenido a Estructuras, Áreas, Sistemas o Activos relevantes.
6. Para el Libro de registro del emplazamiento, configure el periodo, secciones, referencias, idioma y firmantes, y confirme la autorización.
7. Pulse Generar informe. El PDF se crea y guarda automáticamente en Documentos dentro de la carpeta del emplazamiento correspondiente.

Notas y restricciones:

• La generación de informes se realiza de forma asíncrona; permita tiempo para el procesamiento y use Actualizar para ver el estado.
• Los informes pendientes muestran una etiqueta Procesando; los que fallan, Error.
• Sólo los usuarios con permiso report-create pueden ver y usar Generar informe.
• Para el libro de registro, el firmante no puede ser la misma persona que genera el informe, y el período informado no puede superar un año natural ni terminar en el futuro.
• Los informes de resultados de laboratorio deben generarse desde trabajos ya completados de entrada de resultados vinculados al emplazamiento.
• Los expedientes antiguos u otros tipos de informe pueden presentar particularidades; asegúrese de que datos como estructuras del emplazamiento y asignaciones de clientes estén correctos para evitar nombres incorrectos en los informes.

Acceso a informes sin permisos de generación

Si no puede generar informes pero necesita ver o descargar los existentes:

1. Abra Documentos.
2. Localice la entrada del informe deseado (que debe estar en estado completado).
3. Ábrala y use Descargar para obtener el PDF.

Nota: Los enlaces de descarga expiran tras una hora; abra de nuevo la entrada para obtener un enlace nuevo si es necesario.

Uso de Documentos en móvil

Visualice y descargue documentos desde la aplicación móvil.

1. Abra el menú de la aplicación y toque Documentos. Esto abre la biblioteca web integrada dentro de la app.
2. Navegue por carpetas o archivos como en la web.
3. Al tocar un archivo, se abre en el visor de imágenes de la app o en el navegador del sistema, según el tipo de archivo.

Limitaciones: La pantalla de Documentos en móvil requiere sesión activa y conexión a Internet, y sólo está accesible desde el menú o la pantalla de una Estructura. Los botones Descargar y Eliminar de la interfaz web no están disponibles en móvil.