Gestiona documentos, libros de registro e informes de trabajo

Este artículo explica cómo encontrar, subir, organizar, descargar y compartir documentos, libros de registro e informes de trabajo en BriqSafe. También detalla dónde aparecen los informes recién generados y cómo gestionar los informes que están en proceso o han fallado.

Explora la biblioteca de Documentos

Utiliza la biblioteca a nivel de organización para localizar archivos e informes almacenados.

1. Abre Documentos desde la barra lateral.
2. Abre una tarjeta de carpeta para navegar su contenido, o selecciona una tarjeta de archivo para abrir sus detalles.
3. Usa Ubicación, Tipo, Ordenar por y Orden para filtrar y ordenar la lista.
4. Usa la barra de búsqueda para encontrar entradas coincidentes en todas las carpetas. Selecciona Actualizar para recargar la lista.

Un documento archivado bajo una Ubicación a la que no tienes acceso no aparece en la lista ni en resultados de búsqueda. Solicita a tu administrador acceso a esa Ubicación.

Explora documentos para una Ubicación

1. Abre Ubicaciones y selecciona la Ubicación.
2. Abre la pestaña Documentos.
3. Navega por las carpetas, o usa Tipo, Ordenar por y Orden.
4. Abre un documento para previsualizarlo o selecciona Descargar.

Esta pestaña muestra sólo los elementos archivados en esa Ubicación. Los documentos a nivel organización solo aparecen en la biblioteca de Documentos a nivel de organización. La generación de informes no está disponible desde la pestaña Documentos de una Ubicación.

Subir un archivo

Permiso necesario: permiso report-create. Los usuarios con rol Visualizador no ven Subir; Ingenieros y superiores sí pueden subir archivos.

1. En Documentos, abre la carpeta donde se debe almacenar el archivo.
2. Selecciona Subir.
3. Elige el Archivo. El Nombre se rellena automáticamente desde el nombre del archivo y puede editarse.
4. Opcionalmente, introduce una Descripción y Etiquetas separadas por comas.
5. Opcionalmente, selecciona una Ubicación para asignar el archivo a esa ubicación.
6. Selecciona Subir.

Dentro de una carpeta de Ubicación, el archivo toma automáticamente esa Ubicación. En una carpeta a nivel cliente u organización, si dejas Ubicación vacía, el archivo queda en nivel organización. En el nivel superior, un archivo sin Ubicación se guarda en Documentos de la organización; seleccionar una Ubicación lo coloca en la carpeta de esa Ubicación. Los archivos no pueden quedar en el nivel superior sin asignación.

Un nombre duplicado se rechaza y no reemplaza al archivo existente. La subida se bloquea si la organización está archivada.

Crear y organizar carpetas

Permiso necesario: permiso report-create. Los Visualizadores no ven Nueva carpeta; Ingenieros y superiores pueden crear carpetas.

1. En Documentos, abre la carpeta donde se quiere crear la nueva carpeta.
2. Selecciona Nueva carpeta.
3. Introduce un Nombre. Opcionalmente añade una Descripción y Etiquetas separadas por comas.
4. Si la carpeta actual no tiene Ubicación, selecciona opcionalmente una Ubicación.
5. Selecciona Crear carpeta.

Crea una carpeta dentro de otra para anidar. Dentro de una carpeta de Ubicación, la nueva carpeta hereda esa Ubicación automáticamente. En el nivel superior, una carpeta sin Ubicación se guarda en Documentos de la organización; seleccionar una Ubicación la coloca en la carpeta de esa Ubicación.

Editar nombres, descripciones y etiquetas

Permiso necesario: permiso report-update. Visualizadores, Ingenieros e Inspectores no pueden editar entradas; Gerentes y superiores sí pueden.

1. Para un archivo, selecciona su tarjeta para abrir los detalles. Para una carpeta, abre el menú de acciones y selecciona Detalles.
2. Abre el menú Más y selecciona Editar. El menú de acciones de una carpeta también ofrece Editar.
3. Cambia el Nombre, Descripción o Etiquetas. Los archivos también tienen un campo URL.
4. Selecciona Guardar cambios.

No puede haber dos entradas con el mismo nombre en una carpeta. Las carpetas gestionadas por BriqSafe no pueden renombrarse. La edición se bloquea si la organización está archivada.

Mover entradas

Permiso necesario: permiso report-update. Gerentes y superiores pueden mover entradas.

1. En la biblioteca de Documentos a nivel de organización, selecciona Seleccionar.
2. Marca las entradas que deseas mover.
3. Selecciona Mover.
4. Bajo Destino, navega por las carpetas hasta mostrar el destino. Usa la ruta superior o Inicio para retroceder.
5. Opcionalmente, introduce un Nuevo nombre para un elemento.
6. Selecciona Mover.

En ordenador, también puedes arrastrar una entrada sobre una tarjeta de carpeta o breadcrumb. El nivel superior no puede recibir entradas movidas. Las carpetas gestionadas por BriqSafe no pueden seleccionarse ni arrastrarse. Un conflicto de nombre o intentar mover una carpeta a una de sus subcarpetas provoca fallo en ese elemento, mientras que los otros seleccionados se mueven correctamente.

Eliminar documentos y carpetas

Permiso necesario: permiso report-delete. Gerentes y superiores pueden eliminar entradas.

1. Para un archivo, selecciona Eliminar en su tarjeta o abre sus detalles y usa el menú Más. Para una carpeta, abre el menú de acciones y selecciona Eliminar.
2. Confirma en el cuadro de diálogo Eliminar entrada.

Para eliminar varias entradas, usa Seleccionar, marca las entradas y selecciona Eliminar. Eliminar una carpeta borra todo su contenido. Las carpetas gestionadas por BriqSafe no pueden eliminarse. La eliminación se bloquea si la organización está archivada.

Generar un informe de trabajo o libro de registro

Permiso necesario: permiso report-create. Los Visualizadores no ven Generar informe ni Reintentar generación; Ingenieros y superiores pueden generar informes.

Los informes se crean en la biblioteca de Documentos a nivel de organización y se guardan automáticamente allí. No es necesario subirlos manualmente.

1. Abre Documentos y selecciona Generar informe. En pantalla pequeña, selecciona Informe en la barra de herramientas flotante.
2. Elige un Tipo de informe.
3. Para un Informe de trabajo, selecciona la Ubicación y la Visita requerida.
4. Para un Libro de registro de Ubicación, selecciona la Ubicación y completa los campos Período, Alcance, Secciones, Referencias, Idioma del informe y Personas.
5. Para un Libro de registro de Ubicación, selecciona un Firmante del informe distinto a ti y marca Confirmo que el firmante ha autorizado este informe.
6. Para otros tipos de informe, selecciona los campos requeridos y el Preajuste de informe.
7. Selecciona Generar informe, o Generar en pantalla estrecha.

La nueva entrada aparece en la lista de inmediato con una etiqueta Procesando. La exportación se ejecuta en segundo plano y la lista se actualiza cada pocos segundos. El PDF completado aparece sin necesidad de Actualizar manualmente. El período para un Libro de registro no puede exceder un año natural ni finalizar en el futuro.

Gestionar un informe que ha fallado

1. En Documentos, localiza la entrada con la etiqueta Fallido.
2. Lee el motivo que aparece debajo del nombre de la entrada.
3. Selecciona el botón circular Reintentar generación.

La misma entrada vuelve a Procesando. Una entrada fallida no tiene archivo para abrir o descargar. Si el mensaje indica que no hay nada que informar o que el informe es demasiado grande, crea un nuevo informe desde Generar informe con un período o alcance diferentes.

Descargar o compartir un archivo

1. En Documentos, selecciona Descargar en la tarjeta de un archivo, o abre los detalles y usa el menú Más.
2. Para compartir, abre los detalles del archivo y selecciona Compartir.
3. Añade miembros activos de la organización en Seleccionar destinatarios, opcionalmente añade destinatarios en copia y un mensaje, y envía el correo.

Los enlaces de descarga expiran una hora después de su creación. Los enlaces compartidos expiran 24 horas después de enviar el correo. Sólo los archivos completados pueden descargarse o compartirse; los archivos marcados como Procesando o Fallido no tienen archivo asociado. Las carpetas no pueden compartirse. Los Visualizadores pueden descargar informes existentes, pero no pueden enviar archivos compartidos.

Usa Documentos en móvil

1. Abre el menú móvil y selecciona Documentos.
2. Abre un archivo. Las imágenes se abren en el visor de imágenes de la app; otros tipos de archivo se abren en el navegador del sistema.

La pantalla de Documentos en móvil requiere sesión activa y conexión. Está disponible desde el menú, no desde la barra inferior.

Vídeo explicativo

1. 8Acceso a informes sin permisos de generación