Gestire documenti, registri e rapporti di lavoro

Questo articolo spiega come visualizzare, gestire e scaricare registri, rapporti di manutenzione e documenti di conformità utilizzando l'applicazione web BriqSafe. È rivolto agli utenti responsabili dell'organizzazione, dell'accesso e della generazione dei documenti all'interno della piattaforma.

Nota

Ruolo richiesto: Ingegnere o superiore per caricare o generare rapporti; gli utenti con autorizzazione Visualizzatore possono consultare e scaricare documenti e rapporti già esistenti.

Accesso e consultazione dei documenti

Utilizzare la libreria Documenti per trovare rapporti di conformità, certificati e file caricati, archiviati a livello organizzativo o in una specifica Destinazione.

1. Aprire Documenti dal menu laterale per visualizzare la libreria dell’intera organizzazione sotto forma di griglia con schede di cartelle e file.
2. Applicare filtri come Destinazione, Tipo (Tutti, Cartelle, File), Ordina per (Nome, Data di creazione, Data di modifica, Dimensione) e Ordine (Crescente/Decrescente).
3. Utilizzare la barra di Ricerca per trovare file o cartelle in tutte le Destinazioni.
4. Per consultare i documenti di una singola Destinazione, andare su Destinazioni, selezionare la Destinazione desiderata e aprire la sua scheda Documenti. Verranno mostrati solo i file e le cartelle archiviati in quella Destinazione.
5. Aprire la scheda di un file per visualizzarne l’anteprima o scaricare una copia.
6. Usare Aggiorna per ricaricare la lista all’occorrenza.

Nota: I documenti archiviati in Destinazioni a cui l’utente non ha accesso non saranno visibili nella lista né nei risultati di ricerca.

Download di documenti e rapporti

È possibile scaricare copie di file archiviati o rapporti generati per l’uso offline o per condividerli al di fuori della piattaforma.

1. In Documenti, individuare il file desiderato e aprirne i dettagli cliccando sulla sua scheda.
2. Cliccare su Scarica nella scheda o nel menu Altro dei dettagli.
3. Il browser salverà il file usando un link di download valido per un’ora.

Importante:

• Possono essere scaricati solo rapporti completati; gli stati In elaborazione o Fallito non dispongono di file scaricabili.
• Se il link di download scade, riaprire la voce per generarne uno nuovo.
• Le cartelle non dispongono di opzioni di download o condivisione.

Caricamento documenti nella libreria

È possibile caricare certificati, fotografie di prova o altri file di conformità nella libreria condivisa.

1. Accedere a Documenti e aprire la cartella in cui inserire il file.
2. Cliccare su Carica e selezionare File.
3. Scegliere il file da caricare; il campo Nome si compila automaticamente ed è modificabile.
4. Facoltativamente, inserire una Descrizione e Tag separati da virgola per facilitare la ricerca.
5. Se il caricamento avviene dal livello organizzativo di Documenti, specificare la Destinazione per archiviare correttamente il file nella cartella associata. All’interno di una cartella della Destinazione, il campo Destinazione non è richiesto perché ereditato.
6. Cliccare su Carica per aggiungere il documento.

Nota: Per caricare file è necessario il permesso crea-rapporti (ruolo Ingegnere o superiore). L’opzione non è visibile agli utenti con ruolo Visualizzatore e bloccata se l’organizzazione è archiviata.

Organizzazione dei documenti con le cartelle

Creare cartelle per raggruppare documenti correlati per progetto, Destinazione o tipo.

1. In Documenti, aprire la cartella in cui si desidera creare una nuova cartella.
2. Cliccare su Nuova cartella.
3. Inserire un Nome per la cartella.
4. Facoltativamente, aggiungere una Descrizione e Tag separati da virgola.
5. Se si crea dal livello superiore, specificare la Destinazione per assegnare correttamente la cartella.
6. Cliccare su Crea cartella.

Importante: Non è possibile creare cartelle a livello organizzativo senza specificare una Destinazione. Le cartelle ereditano i permessi di accesso della loro Destinazione. Serve il permesso crea-rapporti per creare cartelle; l’opzione è nascosta ai Visualizzatori e bloccata se l’organizzazione è archiviata.

Rinominare e modificare documenti o cartelle

Correggere nomi, aggiornare descrizioni o modificare tag per mantenere organizzata la libreria documenti.

1. Aprire i dettagli di un documento o di una cartella cliccando sulla relativa scheda o utilizzando il menu azioni.
2. Cliccare su Dettagli per aprire la voce in sola lettura.
3. Dal menu Altro (file) o dal menu azioni (cartelle), selezionare Modifica per passare alla modalità di modifica.
4. Modificare Nome, Descrizione o Tag. Nei file è possibile anche modificare il campo URL.
5. Cliccare su Salva modifiche per applicare le modifiche.

Nota:

• Non sono consentiti nomi duplicati all’interno della stessa cartella.
• Le cartelle gestite da BriqSafe ai livelli superiori non possono essere rinominate.
• Per modificare voci è necessario il permesso aggiorna-rapporti (ruolo Manager). Le modifiche sono bloccate se l’organizzazione è archiviata.

Spostamento di documenti e cartelle

Riposizionare file o cartelle posti in modo errato o durante la riorganizzazione.

1. Dalla vista organizzativa di Documenti, cliccare su Seleziona e contrassegnare le voci da spostare.
2. Cliccare su Sposta.
3. Usare il selettore di cartelle di destinazione per navigare e scegliere la cartella di arrivo.
4. Facoltativamente, inserire un Nuovo nome per spostamenti di singoli elementi.
5. Cliccare su Sposta per completare l’operazione.

Alternativa (solo desktop): Trascinare le voci sulla scheda della cartella di destinazione o sul breadcrumb.

Importante:

• Non è consentito spostare direttamente a livello organizzativo superiore.
• Spostare una cartella all’interno di una sua sottocartella o conflitti di nome causano errori e operazioni parziali.
• Spostare voci dentro o fuori da cartelle di Destinazione modifica i permessi di accesso associati.
• Serve il permesso aggiorna-rapporti (ruolo Manager) per spostare voci. L’operazione è bloccata se l’organizzazione è archiviata.

Generazione di rapporti di conformità

Produrre e trovare rapporti in formato PDF quali registri di controllo, rapporti di lavoro e risultati di laboratorio dall’area Documenti.

1. Aprire Documenti a livello organizzativo.
2. Cliccare su Genera rapporto.
3. Selezionare il Tipo di rapporto corrispondente alle attività completate. Le opzioni includono:

• Rapporto di lavoro (sintesi visite)
• Schema di controllo (schema operatività sicura)
• Raccomandazioni tecniche (azioni correttive)
• Registro della Destinazione (registro periodico di conformità)
• PPCL e PSL (piani di conformità specifici)
• Rapporto risultati laboratorio (campionamenti e analisi)

4. Scegliere la Destinazione e compilare eventuali campi aggiuntivi richiesti dal tipo di rapporto (ad esempio valutazione rischio per PPCL, PSL e Raccomandazioni tecniche; visita per Rapporto di lavoro; lavoro risultati laboratorio; o impostazioni registro).
5. Per i rapporti applicabili, selezionare o configurare l’Ambito per limitare il contenuto a Strutture, Aree, Sistemi o Asset rilevanti.
6. Se si genera il Registro della Destinazione, configurare periodo, sezioni, riferimenti, lingua e firmatari, quindi confermare l’autorizzazione.
7. Premere Genera rapporto. Il PDF verrà creato e salvato automaticamente nella cartella Documenti della Destinazione selezionata.

Note e restrizioni:

• La generazione del rapporto è asincrona; attendere il completamento e usare Aggiorna per verificare lo stato.
• I rapporti non completati mostrano un badge In elaborazione; in caso di errore appare Fallito.
• Solo gli utenti con permesso crea-rapporti possono vedere e usare Genera rapporto.
• Per il Registro Destinazione è vietato che il firmatario sia l’utente che genera e il periodo segnalato non può superare un anno solare né terminare nel futuro.
• I Rapporto risultati laboratorio devono essere generati da lavori con risultati laboratorio completati e collegati alla Destinazione.
• Vecchi fascicoli di conformità o altri tipi di rapporto potrebbero avere specificità; assicurarsi della correttezza di dati come Strutture e assegnazioni cliente per evitare errori nei nomi sui rapporti.

Visualizzare rapporti senza permessi di generazione

Se non si dispone dei permessi per generare rapporti, ma è necessario visualizzare o scaricare quelli esistenti:

1. Aprire Documenti.
2. Trovare la voce del rapporto desiderato (deve essere in stato completato).
3. Aprirlo e usare Scarica per ottenere il PDF.

Nota: I link di download scadono dopo un’ora; riaprire la voce per generarne uno nuovo se necessario.

Utilizzo di Documenti su dispositivi mobili

Visualizzare e scaricare documenti dall’app mobile.

1. Aprire il menu dell’app e selezionare Documenti. Si aprirà la libreria web integrata nell’app.
2. Navigare tra cartelle e file come nella versione web.
3. Cliccando su un file si aprirà nell’anteprima dell’app o nel browser di sistema, a seconda del tipo di file.

Limitazioni: La schermata Documenti su mobile richiede una sessione attiva e connessione internet ed è accessibile solo tramite il menu o dalla schermata di una Struttura. I pulsanti Scarica e Elimina della versione web non sono disponibili in mobile.