Questo articolo spiega come cercare, caricare, organizzare, scaricare e condividere documenti, registri e rapporti di lavoro in BriqSafe. Inoltre, illustra dove compaiono i rapporti appena generati e come gestire quelli ancora in elaborazione o con errore.
Esplora la libreria Documenti
Utilizza la libreria a livello di Organizzazione per trovare file e rapporti archiviati.
- Apri Documenti dalla barra laterale.
- Apri una scheda cartella per sfogliare il suo contenuto, oppure seleziona una scheda file per aprire i dettagli.
- Usa Posizione, Tipo, Ordina per e Ordine per filtrare e ordinare l'elenco.
- Usa la barra di ricerca per trovare voci corrispondenti nelle cartelle. Seleziona Aggiorna per ricaricare l'elenco.
Un documento archiviato sotto una Posizione alla quale non hai accesso non viene mostrato nell’elenco né nei risultati di ricerca. Rivolgiti al tuo amministratore per richiedere l’accesso a quella Posizione.
Esplora i documenti di una Posizione
- Apri Posizioni e seleziona la Posizione desiderata.
- Apri la scheda Documenti.
- Esplora le cartelle oppure usa Tipo, Ordina per e Ordine.
- Apri un documento per l’anteprima o seleziona Scarica.
Questa scheda mostra solo gli elementi archiviati sotto quella Posizione. I documenti a livello di Organizzazione sono visibili solo nella libreria Documenti a livello di Organizzazione. La generazione di rapporto non è disponibile nella scheda Documenti di una Posizione.
Caricare un file
Permesso richiesto: report-create. I Visualizzatori non vedono il comando Carica; Ingegneri e ruoli superiori possono caricare.
- In Documenti, apri la cartella dove il file deve essere memorizzato.
- Seleziona Carica.
- Scegli il File. Il Nome si compila automaticamente dal nome del file e può essere modificato.
- Inserisci facoltativamente una Descrizione e dei Tag separati da virgola.
- Facoltativamente seleziona un Sito, che corrisponde alla Posizione del file.
- Seleziona Carica.
In una cartella di una Posizione, il file eredita automaticamente quella Posizione. In una cartella a livello di cliente o organizzazione, lasciare vuoto Sito mantiene il file a livello di Organizzazione. Al livello più alto, un Sito vuoto deposita il file tra i Documenti Organizzazione; selezionare una Posizione colloca il file nella cartella di quella Posizione. I file non possono restare al livello più alto senza Posizione.
Un nome duplicato viene rifiutato anziché sostituire il file esistente. Il caricamento è bloccato se l’organizzazione è archiviata.
Creare e organizzare cartelle
Permesso richiesto: report-create. I Visualizzatori non vedono il comando Nuova Cartella; Ingegneri e ruoli superiori possono crearle.
- In Documenti, apri la cartella dove deve essere creata la nuova cartella.
- Seleziona Nuova Cartella.
- Inserisci un Nome. Facoltativamente aggiungi una Descrizione e dei Tag separati da virgola.
- Se la cartella corrente non ha una Posizione, facoltativamente seleziona un Sito.
- Seleziona Crea Cartella.
È possibile creare una cartella all’interno di un’altra per nidificarla. In una cartella di una Posizione, la nuova cartella eredita automaticamente quella Posizione. Al livello superiore, una cartella senza Sito viene salvata tra i Documenti Organizzazione; selezionare una Posizione colloca la cartella nella cartella di quella Posizione.
Modificare nomi, descrizioni e tag
Permesso richiesto: report-update. I Visualizzatori, Ingegneri e Ispettori non possono modificare; i Manager e ruoli superiori possono farlo.
- Per un file, seleziona la sua scheda per aprire i dettagli. Per una cartella, apri il menu azioni e seleziona Dettagli.
- Apri il menu Altro e seleziona Modifica. Il menu azioni di una cartella offre anche Modifica.
- Modifica il Nome, la Descrizione o i Tag. I file hanno anche il campo URL.
- Seleziona Salva Modifiche.
Due elementi nella stessa cartella non possono avere lo stesso nome. Le cartelle gestite da BriqSafe non possono essere rinominate. La modifica è bloccata se l’organizzazione è archiviata.
Spostare voci
Permesso richiesto: report-update. Solo Manager e ruoli superiori possono spostare voci.
- Nella libreria Documenti a livello di Organizzazione, seleziona Seleziona.
- Spunta le voci da spostare.
- Seleziona Sposta.
- Sotto Destinazione, apri le cartelle fino a visualizzare la destinazione desiderata. Usa il percorso in alto o Home per tornare indietro.
- Facoltativamente inserisci un Nuovo Nome per una voce.
- Seleziona Sposta.
Su desktop puoi anche trascinare una voce su una scheda cartella o sul percorso di navigazione. Il livello più alto non può ricevere voci spostate, e le cartelle gestite da BriqSafe non possono essere selezionate o trascinate. Un conflitto di nome o lo spostamento di una cartella dentro una sua sottocartella fa fallire quell’operazione, mentre le altre voci possono comunque essere spostate.
Eliminare documenti e cartelle
Permesso richiesto: report-delete. Solo Manager e ruoli superiori possono eliminare voci.
- Per un file, seleziona Elimina sulla sua scheda oppure apri i dettagli e usa il menu Altro. Per una cartella, apri il menu azioni e seleziona Elimina.
- Conferma nella finestra di dialogo Elimina voce.
Per cancellare più voci insieme, usa Seleziona, spunta le voci e seleziona Elimina. Eliminare una cartella cancella anche tutto il suo contenuto. Le cartelle gestite da BriqSafe non possono essere eliminate. L’eliminazione è bloccata se l’organizzazione è archiviata.
Generare un rapporto di lavoro o un registro
Permesso richiesto: report-create. I Visualizzatori non vedono i comandi Genera Rapporto o Riprova generazione; Ingegneri e ruoli superiori possono generare rapporti.
I rapporti vengono creati automaticamente nella libreria Documenti a livello di Organizzazione. Non è necessario caricarli manualmente.
- Apri Documenti e seleziona Genera Rapporto. Su schermi piccoli, seleziona Rapporto nella barra degli strumenti flottante.
- Scegli un Tipo di Rapporto.
- Per un Rapporto di Lavoro, seleziona la Posizione e la Visita desiderate.
- Per un Registro Posizione, seleziona la Posizione e completa i campi Periodo, Ambito, Sezioni, Riferimenti, Lingua del Rapporto e Persone.
- Per un Registro Posizione, seleziona un Firmatario del Rapporto diverso da te e spunta Confermo che il firmatario ha autorizzato questo rapporto.
- Per altri tipi di rapporto, seleziona i campi richiesti e il Preset Rapporto.
- Seleziona Genera Rapporto, o Genera su schermo stretto.
La nuova voce appare immediatamente nella lista con il badge Elaborazione. L’esportazione avviene in background e l’elenco si aggiorna automaticamente ogni pochi secondi. Il PDF completato compare senza bisogno di un manuale Aggiorna. Il periodo di un Registro Posizione non può superare un anno solare né terminare nel futuro.
Gestire un rapporto non riuscito
- In Documenti, trova la voce con il badge Non riuscito.
- Leggi il motivo indicato sotto il nome della voce.
- Seleziona il pulsante circolare Riprova generazione.
La voce torna allo stato Elaborazione. Una voce con errore non ha alcun file da aprire o scaricare. Se il messaggio indica che non c’è nulla da riportare o che il rapporto è troppo grande, crea un nuovo rapporto da Genera Rapporto scegliendo un diverso periodo o ambito.
Scaricare o condividere un file
- In Documenti, seleziona Scarica sulla scheda file oppure apri i dettagli del file e usa il menu Altro.
- Per condividere, apri i dettagli del file e seleziona Condividi.
- Aggiungi membri attivi dell’organizzazione in Seleziona Destinatari, opzionalmente aggiungi destinatari copia e un messaggio, quindi invia l’Email.
I link per il download scadono un’ora dopo la loro generazione. I link condivisi scadono 24 ore dopo l’invio. Solo i file completati possono essere scaricati o condivisi; i file con badge Elaborazione o Non riuscito non hanno un file associato. Le cartelle non hanno il comando Condividi. I Visualizzatori possono scaricare rapporti già esistenti, ma non possono inviare file condivisi.
Usare Documenti su mobile
- Apri il menu mobile e seleziona Documenti.
- Apri un file. Le immagini si aprono nel visualizzatore immagini integrato; altri tipi di file si aprono nel browser di sistema.
La schermata Documenti su mobile richiede una sessione attiva e una connessione. È accessibile dal menu, non dalla barra inferiore.