Cet article explique comment trouver, téléverser, organiser, télécharger et partager les documents, carnets de bord et rapports de chantier dans BriqSafe. Il indique également où apparaissent les rapports nouvellement générés et comment gérer les rapports en cours de traitement ou ayant échoué.
Parcourir la bibliothèque Documents
Utilisez la bibliothèque organisationnelle pour retrouver les fichiers et rapports enregistrés.
- Ouvrez Documents depuis la barre latérale.
- Ouvrez une carte de dossier pour en afficher le contenu, ou sélectionnez une carte de fichier pour accéder à ses détails.
- Utilisez Emplacement, Type, Trier Par et Ordre pour filtrer et trier la liste.
- Utilisez la barre de recherche pour trouver des entrées correspondantes dans les dossiers. Sélectionnez Actualiser pour recharger la liste.
Un document classé sous un Emplacement auquel vous n’avez pas accès n’est pas affiché dans la liste ni dans les résultats de recherche. Demandez à votre administrateur l’accès à cet Emplacement.
Parcourir les documents d’un Emplacement
- Ouvrez Zones et sélectionnez l’Emplacement.
- Ouvrez l’onglet Documents.
- Parcourez les dossiers ou utilisez Type, Trier Par et Ordre.
- Ouvrez un document pour le prévisualiser ou sélectionnez Télécharger.
Cet onglet affiche uniquement les éléments classés sous cet Emplacement. Les documents au niveau de l’organisation apparaissent seulement dans la bibliothèque organisationnelle Documents. La génération de rapports n’est pas disponible depuis l’onglet Documents d’un Emplacement.
Téléverser un fichier
Permission requise : permission report-create. Les Lecteurs ne voient pas Téléverser ; les Ingénieurs et supérieurs peuvent téléverser.
- Dans Documents, ouvrez le dossier où le fichier doit être stocké.
- Sélectionnez Téléverser.
- Choisissez le Fichier. Le Nom est rempli à partir du nom du fichier et peut être modifié.
- Entrez éventuellement une Description et des Étiquettes séparées par des virgules.
- Sélectionnez éventuellement un Site, qui correspond à l’Emplacement du fichier.
- Sélectionnez Téléverser.
Dans un dossier d’Emplacement, le fichier hérite automatiquement de cet Emplacement. Dans un dossier client ou au niveau organisationnel, laisser Site vide conserve le fichier au niveau de l’organisation. Au niveau racine, un Site vide envoie le fichier aux Documents de l’Organisation ; sélectionner un Emplacement le place dans le dossier de cet Emplacement. Les fichiers ne peuvent pas rester au niveau racine.
Un nom en double est refusé plutôt que d’écraser le fichier existant. Le téléversement est bloqué lorsque l’organisation est archivée.
Créer et organiser des dossiers
Permission requise : permission report-create. Les Lecteurs ne voient pas Nouveau Dossier ; les Ingénieurs et supérieurs peuvent en créer.
- Dans Documents, ouvrez le dossier où placer le nouveau dossier.
- Sélectionnez Nouveau Dossier.
- Entrez un Nom. Ajoutez éventuellement une Description et des Étiquettes séparées par des virgules.
- Si le dossier courant n’a pas d’Emplacement, sélectionnez éventuellement un Site.
- Sélectionnez Créer un Dossier.
Créez un dossier dans un autre pour le hiérarchiser. Dans un dossier d’Emplacement, le nouveau dossier hérite automatiquement de cet Emplacement. Au niveau racine, un dossier sans Site est enregistré dans les Documents de l’Organisation ; sélectionner un Emplacement place le dossier dans celui-ci.
Modifier noms, descriptions et étiquettes
Permission requise : permission report-update. Les Lecteurs, Ingénieurs et Inspecteurs ne peuvent pas modifier les entrées ; Managers et supérieurs le peuvent.
- Pour un fichier, sélectionnez sa carte pour ouvrir les détails. Pour un dossier, ouvrez son menu d’actions et sélectionnez Détails.
- Ouvrez le menu Plus et sélectionnez Modifier. Le menu d’actions d’un dossier propose également Modifier.
- Modifiez le Nom, la Description ou les Étiquettes. Les fichiers disposent aussi du champ URL.
- Sélectionnez Enregistrer les Modifications.
Deux entrées dans le même dossier ne peuvent pas porter le même nom. Les dossiers gérés par BriqSafe ne peuvent pas être renommés. La modification est bloquée lorsque l’organisation est archivée.
Déplacer des entrées
Permission requise : permission report-update. Les Managers et supérieurs peuvent déplacer des entrées.
- Dans la bibliothèque organisationnelle Documents, sélectionnez Sélectionner.
- Cochez les entrées à déplacer.
- Sélectionnez Déplacer.
- Sous Destination, ouvrez les dossiers jusqu’à la destination souhaitée. Utilisez le fil d’Ariane ou Accueil pour revenir en arrière.
- Entrez éventuellement un Nouveau Nom pour un seul élément.
- Sélectionnez Déplacer.
Sur ordinateur, vous pouvez également glisser-déposer une entrée sur une carte dossier ou un élément du fil d’Ariane. Le niveau racine ne peut pas recevoir d’éléments déplacés, et les dossiers gérés par BriqSafe ne peuvent pas être sélectionnés ni glissés. Un conflit de noms ou un déplacement d’un dossier dans un sous-dossier de lui-même fait échouer cet élément, tandis que les autres éléments sélectionnés peuvent être déplacés.
Supprimer documents et dossiers
Permission requise : permission report-delete. Les Managers et supérieurs peuvent supprimer des entrées.
- Pour un fichier, sélectionnez Supprimer sur sa carte ou ouvrez ses détails et utilisez le menu Plus. Pour un dossier, ouvrez son menu d’actions et sélectionnez Supprimer.
- Confirmez dans la boîte de dialogue Supprimer l’entrée.
Pour supprimer plusieurs entrées, utilisez Sélectionner, cochez les entrées et sélectionnez Supprimer. Supprimer un dossier supprime tout son contenu. Les dossiers gérés par BriqSafe ne peuvent pas être supprimés. La suppression est bloquée lorsque l’organisation est archivée.
Générer un rapport de chantier ou un carnet de bord
Permission requise : permission report-create. Les Lecteurs ne voient pas Générer un Rapport ni Réessayer la génération ; les Ingénieurs et supérieurs peuvent générer des rapports.
Les rapports sont créés dans la bibliothèque organisationnelle Documents et y sont enregistrés automatiquement. Rien n’a besoin d’être téléversé manuellement.
- Ouvrez Documents et sélectionnez Générer un Rapport. Sur un petit écran, sélectionnez Rapport dans la barre flottante.
- Choisissez un Type de Rapport.
- Pour un Rapport de Chantier, sélectionnez l’Emplacement et la Visite requise.
- Pour un Carnet de Bord d’Emplacement, sélectionnez l’Emplacement et complétez les champs Période, Périmètre, Sections, Références, Langue du Rapport et Personnes.
- Pour un Carnet de Bord d’Emplacement, sélectionnez un Signataire du Rapport différent de vous-même et cochez Je confirme que le signataire a autorisé ce rapport.
- Pour les autres types de rapports, sélectionnez les champs requis et le Préréglage de Rapport.
- Sélectionnez Générer un Rapport ou Générer sur un écran étroit.
La nouvelle entrée apparaît immédiatement dans la liste avec un badge Traitement. L’export s’exécute en arrière-plan et la liste se met à jour toutes les quelques secondes. Le PDF finalisé s’affiche sans qu’il soit nécessaire de sélectionner Actualiser. La période d’un Carnet de Bord ne peut pas dépasser un an calendaire ni terminer dans le futur.
Gérer un rapport échoué
- Dans Documents, trouvez l’entrée avec le badge Échec.
- Lisez la raison affichée sous le nom de l’entrée.
- Sélectionnez le bouton circulaire Réessayer la génération.
L’entrée revient à l’état Traitement. Une entrée en échec n’a pas de fichier à ouvrir ou télécharger. Si le message indique qu’il n’y a rien à rapporter ou que le rapport est trop volumineux, créez un nouveau rapport via Générer un Rapport avec une période ou un périmètre différent.
Télécharger ou partager un fichier
- Dans Documents, sélectionnez Télécharger sur la carte d’un fichier, ou ouvrez ses détails et utilisez le menu Plus.
- Pour partager, ouvrez les détails du fichier et sélectionnez Partager.
- Ajoutez des membres actifs de l’organisation dans Sélectionner Destinataires, ajoutez éventuellement des destinataires en copie et un message, puis envoyez l’e-mail.
Les liens de téléchargement expirent une heure après leur génération. Les liens partagés expirent 24 heures après envoi. Seuls les fichiers terminés peuvent être téléchargés ou partagés ; les fichiers marqués Traitement ou Échec n’ont pas de fichier associé. Les dossiers ne disposent pas de Partager. Les Lecteurs peuvent télécharger les rapports existants, mais la fonction de partage leur est refusée.
Utiliser Documents sur mobile
- Ouvrez le menu mobile et sélectionnez Documents.
- Ouvrez un fichier. Les images s’ouvrent dans la visionneuse d’images intégrée ; les autres types de fichiers s’ouvrent dans le navigateur système.
L’écran Documents mobile nécessite une session active et une connexion. Il est accessible depuis le menu, pas depuis la barre d’onglets inférieure.