Gérer les documents, carnets de bord et rapports d’intervention

Cet article explique comment consulter, gérer et télécharger les carnets de bord, rapports d’entretien et documents de conformité à l’aide de l’application web BriqSafe. Il s’adresse aux utilisateurs chargés d’organiser, d’accéder et de générer des documents au sein de la plateforme.

Remarque

Rôle requis : Ingénieur ou supérieur pour téléverser ou générer des rapports ; le rôle Visualiseur peut consulter et télécharger les documents et rapports existants.

Accéder et parcourir les documents

Utilisez la bibliothèque Documents pour retrouver les rapports de conformité, certificats et fichiers téléversés, stockés au niveau de l’organisation ou dans un site spécifique.

1. Ouvrez Documents dans la barre latérale pour voir la bibliothèque organisationnelle sous forme de grille de dossiers et fichiers.
2. Appliquez des filtres tels que Site, Type (Tous, Dossiers, Fichiers), Tri par (Nom, Date de création, Date de modification, Taille) et Ordre (Ascendant/Descendant).
3. Utilisez la barre de Recherche pour retrouver fichiers ou dossiers dans tous les sites.
4. Pour consulter les documents d’un seul site, allez dans Sites, sélectionnez le site puis ouvrez son onglet Documents. Seuls les fichiers et dossiers de ce site s’affichent.
5. Ouvrez une carte de fichier pour en voir un aperçu ou télécharger une copie.
6. Utilisez Actualiser pour recharger la liste si nécessaire.

Remarque : Les documents stockés dans des sites auxquels vous n’avez pas accès n’apparaissent ni dans la liste ni dans les résultats de recherche.

Télécharger des documents et rapports

Téléchargez des copies des fichiers archivés ou des rapports générés pour une utilisation hors ligne ou un partage externe à la plateforme.

1. Dans Documents, localisez le fichier voulu et ouvrez ses détails en cliquant sur sa carte.
2. Cliquez sur Télécharger sur la carte ou dans le menu Plus des détails.
3. Votre navigateur sauvegardera le fichier via un lien de téléchargement valable une heure.

Important :

• Seuls les rapports terminés peuvent être téléchargés ; les entrées en cours de Traitement ou marquées Échec n’ont pas de fichier téléchargeable.
• Rouvrez l’entrée du document si votre lien expire pour en générer un nouveau.
• Les dossiers ne proposent pas d’options de téléchargement ou de partage.

Téléverser un document dans la bibliothèque

Ajoutez des certificats, photos justificatives ou autres fichiers de conformité dans la bibliothèque partagée.

1. Allez dans Documents et ouvrez le dossier dans lequel vous souhaitez ajouter le fichier.
2. Cliquez sur Importer puis choisissez Fichier.
3. Sélectionnez le fichier à importer ; le champ Nom se remplit automatiquement et peut être modifié.
4. Optionnellement, ajoutez une Description et des Étiquettes séparées par des virgules pour faciliter la recherche.
5. Si vous importez depuis le niveau organisationnel dans Documents, précisez le Site pour ranger le fichier dans le dossier approprié du site. Dans un dossier de site, le champ Site n’est pas nécessaire car il hérite du site parent.
6. Cliquez sur Importer pour ajouter le document.

Remarque : La permission report-create (rôle Ingénieur ou supérieur) est requise pour téléverser des fichiers. Cette option est masquée aux Visualiseurs et bloquée si l’organisation est archivée.

Organiser les documents avec des dossiers

Créez des dossiers pour regrouper des documents par projet, site ou type.

1. Dans Documents, ouvrez le dossier dans lequel vous souhaitez créer un sous-dossier.
2. Cliquez sur Nouveau dossier.
3. Indiquez un Nom pour le dossier.
4. Ajoutez éventuellement une Description et des Étiquettes séparées par des virgules.
5. Si vous créez un dossier depuis le niveau organisationnel, précisez le Site pour l’affecter correctement.
6. Cliquez sur Créer le dossier.

Important : Vous ne pouvez pas créer de dossiers au niveau organisationnel sans préciser un Site. Les dossiers héritent des droits d’accès de leur site. La permission report-create est nécessaire pour créer des dossiers ; l’option est masquée aux Visualiseurs et bloquée en cas d’organisation archivée.

Renommer et modifier des documents ou dossiers

Corrigez les noms, modifiez descriptions ou étiquettes pour maintenir la bibliothèque bien organisée.

1. Ouvrez les détails d’un document ou dossier en cliquant sur sa carte ou via le menu d’actions.
2. Cliquez sur Détails pour voir l’entrée en mode lecture seule.
3. Dans le menu Plus (fichiers) ou le menu d’actions (dossiers), sélectionnez Modifier pour passer en mode édition.
4. Modifiez le Nom, la Description ou les Étiquettes. Pour les fichiers, le champ URL est également modifiable.
5. Cliquez sur Enregistrer les modifications pour valider.

Remarques :

• Les noms dupliqués dans un même dossier ne sont pas autorisés.
• Les dossiers gérés par BriqSafe au niveau supérieur ne peuvent pas être renommés.
• La permission report-update (rôle Manager) est nécessaire pour modifier une entrée. La modification est bloquée si l’organisation est archivée.

Déplacer des documents et dossiers

Repositionnez des fichiers ou dossiers mal placés ou lors d’une réorganisation.

1. Depuis la vue organisationnelle Documents, cliquez sur Sélectionner et cochez les entrées à déplacer.
2. Cliquez sur Déplacer.
3. Utilisez le sélecteur de dossier de destination pour naviguer jusqu’au dossier cible et le sélectionner.
4. Indiquez un Nouveau nom pour un déplacement unique, si besoin.
5. Cliquez sur Déplacer pour valider.

Alternative (bureau uniquement) : Glissez les entrées sur la carte du dossier de destination ou sur le fil d’Ariane.

Important :

• Le niveau organisationnel ne peut pas recevoir de déplacements directement.
• Déplacer un dossier dans l’un de ses sous-dossiers ou avec un conflit de nom provoquera des échecs partiels.
• Déplacer des entrées vers un dossier de site ou hors de ce dossier modifie les droits d’accès associés.
• La permission report-update (rôle Manager) est requise pour déplacer les entrées. Le déplacement est bloqué si l’organisation est archivée.

Générer des rapports de conformité

Créez et retrouvez des rapports PDF tels que carnets de bord, rapports d’intervention et résultats de laboratoire depuis la section Documents.

1. Ouvrez Documents au niveau organisationnel.
2. Cliquez sur Générer un rapport.
3. Choisissez le Type de rapport correspondant à vos travaux terminés. Les options comprennent :

• Rapport d’intervention (synthèses de visites)
• Schéma de contrôle (plan de fonctionnement sécurisé)
• Recommandations techniques (actions correctives)
• Carnet de bord site (journal périodique de conformité)
• PPCL et PSL (plans de conformité spécifiques)
• Rapport résultats laboratoire (analyses et échantillons)

4. Sélectionnez le Site et remplissez les champs complémentaires requis selon le type de rapport (évaluation des risques pour PPCL, PSL et Recommandations techniques ; visite pour Rapport d’intervention ; tâche de saisie résultats laboratoire ; ou paramètres du carnet de bord).
5. Pour les rapports concernés, définissez ou ajustez le Périmètre pour limiter le contenu aux structures, zones, systèmes ou équipements pertinents.
6. Lors de la génération du Carnet de bord site, paramétrez la période, les sections, références, langue et signataires, puis confirmez l’autorisation.
7. Pressez Générer le rapport. Le PDF est créé et sauvegardé automatiquement dans Documents sous le dossier du site concerné.

Notes et restrictions :

• La génération est asynchrone ; patientez pendant le traitement et utilisez Actualiser pour voir l’avancement.
• Les rapports non terminés affichent le badge En traitement ; les échecs apparaissent avec Échec.
• Seuls les utilisateurs disposant de la permission report-create peuvent voir et utiliser Générer un rapport.
• Le carnet de bord impose que le signataire ne soit pas vous-même et que la période déclarée ne dépasse pas un an civil ou ne se termine pas dans le futur.
• Les rapports résultats laboratoire doivent être générés à partir de tâches de saisie terminées et liées au site.
• Pour les vieux dossiers de conformité ou autres types de rapport, certaines subtilités s’appliquent. Veillez à la bonne saisie des structures du site et des affectations clients pour éviter des erreurs dans les noms affichés sur les rapports.

Accéder aux rapports sans droits de génération

Si vous ne pouvez pas générer de rapports mais devez consulter ou télécharger des rapports existants :

1. Ouvrez Documents.
2. Trouvez la fiche du rapport désiré (doit être au statut terminé).
3. Ouvrez-la et utilisez Télécharger pour obtenir le PDF.

Remarque : Les liens de téléchargement expirent après une heure ; rouvrez la fiche pour générer un nouveau lien si nécessaire.

Utiliser les documents sur mobile

Consultez et téléchargez des documents depuis l’application mobile.

1. Ouvrez le menu de l’application et touchez Documents. Cela ouvre la bibliothèque web intégrée à l’application.
2. Naviguez dans les dossiers ou fichiers comme sur le web.
3. Taper sur un fichier l’ouvre dans le visualiseur d’images de l’application ou dans le navigateur système selon le type de fichier.

Limitations : L’écran Documents mobile nécessite une session active et une connexion Internet, accessible uniquement via le menu ou depuis l’écran d’une structure. Les boutons Télécharger et Supprimer présents sur l’interface web ne sont pas disponibles sur mobile.