Documenten, logboeken en werkrapporten beheren

Dit artikel legt uit hoe u logboeken, onderhoudsverslagen en keuringsdocumenten kunt bekijken, beheren en downloaden via de BriqSafe-webapp. Het is bedoeld voor gebruikers die verantwoordelijk zijn voor het organiseren, openen en aanmaken van documenten binnen het platform.

Opmerking

Benodigde rol: Engineer of hoger om rapporten te uploaden of te genereren; een Viewer kan bestaande documenten en rapporten bekijken en downloaden.

Documenten bekijken en doorzoeken

Gebruik de bibliotheek Documenten om keuringsrapporten, certificaten en geüploade bestanden te vinden die binnen de organisatie of een specifieke locatie zijn opgeslagen.

1. Open Documenten via de zijbalk om de organisatiebrede bibliotheek als een raster van mappen en bestandskaarten te zien.
2. Gebruik filters zoals Locatie, Type (Alles, Mappen, Bestanden), Sorteer op (Naam, Datum gemaakt, Datum gewijzigd, Grootte) en Volgorde (Oplopend/Aflopend).
3. Gebruik de Zoeken-balk om bestanden of mappen te vinden over alle locaties heen.
4. Om documenten van één locatie te bekijken, ga naar Locaties, selecteer de locatie en open vervolgens het tabblad Documenten. U ziet dan alleen de bestanden en mappen die onder die locatie zijn opgeslagen.
5. Open een bestand door op de kaart te klikken om een voorbeeld te bekijken of om het te downloaden.
6. Gebruik Vernieuwen om de lijst waar nodig opnieuw te laden.

Opmerking: Documenten die zijn opgeslagen onder locaties waar u geen toegang toe heeft, worden niet weergegeven in de lijst of zoekresultaten.

Documenten en rapporten downloaden

Download een kopie van opgeslagen bestanden of gegenereerde rapporten voor offline gebruik of om te delen buiten het platform.

1. Zoek in Documenten het bestand op en open de details door op de kaart te klikken.
2. Klik op Downloaden op de kaart of in het Meer-menu van de details.
3. Uw browser slaat het bestand op via een tijdelijke downloadlink die na een uur verloopt.

Belangrijk:

• Alleen voltooide rapporten kunnen worden gedownload; vermeldingen die nog Bezig zijn of als Geëindigd met fouten zijn gemarkeerd, bevatten geen downloadbaar bestand.
• Open het document opnieuw als uw downloadlink verloopt om een nieuwe link te genereren.
• Mappen bieden geen opties voor downloaden of delen.

Documenten uploaden naar de bibliotheek

Upload certificaten, bewijsfoto’s of andere keuringsbestanden naar de gedeelde documentbibliotheek.

1. Ga naar Documenten en open de map waarin u het bestand wilt plaatsen.
2. Klik op Uploaden en kies Bestand.
3. Kies het bestand dat u wilt uploaden; het veld Naam wordt automatisch ingevuld en is aanpasbaar.
4. Voer eventueel een Beschrijving en komma-gescheiden Tags in om het zoeken te vergemakkelijken.
5. Als u uploadt vanuit het organisatiebrede niveau van Documenten, geef dan de Locatie op om het bestand onder de map van die locatie te plaatsen. Binnen een locatie-erfmarge hoeft dit niet, omdat het de locatie erft.
6. Klik op Uploaden om het document toe te voegen.

Opmerking: U heeft rapport-aanmaken rechten (Engineer of hoger) nodig om bestanden te uploaden. Deze optie is niet zichtbaar voor Viewers en geblokkeerd als de organisatie gearchiveerd is.

Documenten organiseren met mappen

Maak mappen aan om gerelateerde documenten te groeperen op project, locatie of type.

1. Open in Documenten de map waarin u een nieuwe map wilt aanmaken.
2. Klik op Nieuwe map.
3. Voer een Naam in voor de map.
4. Voer eventueel een Beschrijving en komma-gescheiden Tags in.
5. Als u een map aanmaakt vanuit het topniveau, geef dan de Locatie op om de map correct toe te wijzen.
6. Klik op Map aanmaken.

Belangrijk: U kunt geen mappen aanmaken op organisatieniveau zonder dat u een locatie opgeeft. Mappen erven de toegangsrechten van hun locatie. U heeft rapport-aanmaken rechten nodig om mappen aan te maken; deze optie is niet zichtbaar voor Viewers en geblokkeerd als de organisatie gearchiveerd is.

Documenten of mappen hernoemen en bewerken

Corrigeer namen, update beschrijvingen of wijzig tags om de bibliotheek geordend te houden.

1. Open de details van een document of map door op de kaart te klikken of het actiemenu van een map te gebruiken.
2. Klik op Details om de invoer in alleen-lezen modus te openen.
3. Kies in het Meer-menu (bestanden) of actiemenu (mappen) Bewerken om naar het bewerkingsformulier te schakelen.
4. Passeer Naam, Beschrijving of Tags. Bij bestanden is ook het veld URL bewerkbaar.
5. Klik op Wijzigingen opslaan om de aanpassingen door te voeren.

Opmerkingen:

• Dubbele namen binnen dezelfde map zijn niet toegestaan.
• BriqSafe-beheerde mappen op topniveau kunnen niet worden hernoemd.
• U hebt rapport-bijwerken rechten nodig (Manager-rol) om items te bewerken. Bewerken is geblokkeerd als de organisatie gearchiveerd is.

Documenten en mappen verplaatsen

Verplaats bestanden of mappen die verkeerd geplaatst zijn of tijdens herstructurering aangepast moeten worden.

1. Ga in de organisatiebrede Documenten weergave naar Selecteren en vink de items aan die u wilt verplaatsen.
2. Klik op Verplaatsen.
3. Kies de doelmap met de mapkiezer.
4. Voer optioneel een Nieuwe naam in bij het verplaatsen van één item.
5. Klik op Verplaatsen om te voltooien.

Alternatief (alleen desktop): Sleep items naar de doelmapkaart of in het broodkruimelnavigatiepad.

Belangrijk:

• Het organisatiebrede topniveau kan geen directe verplaatsingen ontvangen.
• Het verplaatsen van een map naar een submap van zichzelf of bij naamconflicten veroorzaakt deels mislukte verplaatsingen.
• Het verplaatsen van items naar binnen of buiten een locatiemap verandert de toegangsrechten.
• U heeft rapport-bijwerken rechten nodig (Manager-rol) om items te verplaatsen. Verplaatsen is geblokkeerd als de organisatie gearchiveerd is.

Keuringsrapporten genereren

Maak en vind PDF-rapporten zoals logboeken, werkrapporten en laboratoriumuitslagen via de bibliotheek Documenten.

1. Open Documenten op het organisatiebrede niveau.
2. Klik op Rapport genereren.
3. Kies het juiste Rapporttype dat past bij uw afgeronde werk. Opties zijn onder andere:

• Werkrapport (bezoekoverzichten)
• Controle-schema (veiligheidscontrole)
• Technische aanbevelingen (corrigerende acties)
• Locatie-logboek (periodiek keuringslogboek)
• PPCL en PSL (specifieke keuringsplannen)
• Laboratoriumresultaten (monsters en labanalyses)

4. Kies de Locatie en vul aanvullende velden in die vereist zijn per rapporttype (bijv. risicoanalyse voor PPCL, PSL en technische aanbevelingen; bezoek voor werkrapport; laboratoriuminvoergegevens; logboekinstellingen).
5. Voor rapporten met toepassingsgebied kiest u de Reikwijdte om de inhoud te beperken tot relevante structuren, gebieden, systemen of middelen.
6. Bij het genereren van het Locatie-logboek stelt u periode, secties, referenties, taal en ondertekenaars in en bevestigt u de bevoegdheid.
7. Klik op Rapport genereren. De PDF wordt automatisch aangemaakt en opgeslagen in Documenten binnen de map van de betreffende locatie.

Opmerkingen en beperkingen:

• Rapportgeneratie verloopt asynchroon; geef verwerkingstijd en gebruik Vernieuwen om de status te updaten.
• Rapporten die nog niet afgerond zijn, worden gemarkeerd met Bezig; fouten met Geëindigd met fouten.
• Alleen gebruikers met rapport-aanmaken rechten zien en gebruiken Rapport genereren.
• Het genereren van het locatie-logboek vereist dat de ondertekenaar niet uzelf is en dat de rapportageperiode maximaal een kalenderjaar duurt en niet in de toekomst ligt.
• Laboratoriumrapporten moeten gegenereerd worden vanuit voltooide laboratoriumtaken die aan de locatie zijn gekoppeld.
• Oude keuringsdossiers of andere rapporttypen kunnen afwijkingen vertonen; controleer dat gegevens zoals locatiestructuren en opdrachtgevers correct zijn om fouten in klantnamen te voorkomen.

Rapporten openen zonder generatierechten

Als u geen rapporten mag genereren, maar wel bestaande rapporten wilt bekijken of downloaden:

1. Open Documenten.
2. Zoek het gewenste rapport (dient voltooid te zijn).
3. Open het en klik op Downloaden om de PDF op te halen.

Opmerking: Downloadlinks verlopen na een uur; open het document opnieuw voor een nieuwe link indien nodig.

Gebruik van documenten op mobiel

Bekijk en download documenten via de mobiele app.

1. Open het app-menu en tik op Documenten. Hiermee opent u de webbibliotheek binnen de app.
2. Navigeer door mappen en bestanden zoals op het web.
3. Door op een bestand te tikken, opent het in de afbeeldingsviewer van de app of in de systeembrowser, afhankelijk van het bestandstype.

Beperkingen: Het documenten-scherm op mobiel vereist een actieve sessie en internetverbinding en is alleen via het menu of vanuit een scherm met structuuroverzicht beschikbaar. De knoppen Downloaden en Verwijderen uit de webinterface ontbreken op mobiel.