Documenten, logboeken en jobrapporten beheren

In dit artikel leest u hoe u documenten, logboeken en jobrapporten kunt vinden, uploaden, organiseren, downloaden en delen in BriqSafe. Ook wordt uitgelegd waar nieuw gegenereerde rapporten verschijnen en hoe u omgaat met rapporten die nog worden verwerkt of die zijn mislukt.

Bladeren door de Documentenbibliotheek

Gebruik de organisatiebrede bibliotheek om opgeslagen bestanden en rapporten te vinden.

1. Open Documenten via de zijbalk.
2. Open een mapkaart om de inhoud te bekijken, of selecteer een bestandkaart om de details te openen.
3. Gebruik Locatie, Type, Sorteer op en Volgorde om de lijst te filteren en sorteren.
4. Gebruik de zoekbalk om overeenkomende items in mappen te vinden. Selecteer Vernieuwen om de lijst opnieuw te laden.

Een document dat onder een Locatie is opgeslagen die u niet mag bekijken, wordt niet getoond in de lijst of in zoekresultaten. Vraag uw beheerder om toegang tot die Locatie.

Documenten bekijken voor een Locatie

1. Open Locaties en selecteer de betreffende Locatie.
2. Open het tabblad Documenten.
3. Blader door de mappen of gebruik Type, Sorteer op en Volgorde.
4. Open een document voor een voorbeeldweergave of selecteer Downloaden.

Dit tabblad toont alleen items die onder die Locatie zijn opgeslagen. Documenten op organisatieniveau zijn alleen zichtbaar in de organisatiebrede Documenten bibliotheek. Rapportages genereren is niet mogelijk vanuit het tabblad Documenten van een Locatie.

Een bestand uploaden

Vereiste machtiging: report-create. Kijkers zien Uploaden niet; Engineers en hoger kunnen bestanden uploaden.

1. Open in Documenten de map waar het bestand moet worden opgeslagen.
2. Selecteer Uploaden.
3. Kies het Bestand. De Naam wordt ingevuld vanuit de bestandsnaam en is aanpasbaar.
4. Voer indien gewenst een Beschrijving en door komma's gescheiden Tags in.
5. Selecteer optioneel een Locatie, dit is de Locatie voor het bestand.
6. Bevestig met Uploaden.

Binnen een map van een Locatie krijgt het bestand automatisch die Locatie toegekend. In een map op klant- of organisatieniveau blijft het bestand op organisatieniveau als Locatie leeg wordt gelaten. Op het hoogste niveau kan een lege Locatie het bestand plaatsen onder Organisatiedocumenten; het selecteren van een Locatie plaatst het bestand in die Locatie-map. Bestanden kunnen niet op het hoogste niveau blijven staan.

Een dubbele bestandsnaam wordt geweigerd in plaats van het bestaande bestand te vervangen. Uploaden is geblokkeerd zolang de organisatie is gearchiveerd.

Mappen aanmaken en organiseren

Vereiste machtiging: report-create. Kijkers zien Nieuwe map niet; Engineers en hoger kunnen mappen aanmaken.

1. Open in Documenten de map waarin de nieuwe map moet worden geplaatst.
2. Selecteer Nieuwe map.
3. Voer een Naam in. Voeg desgewenst een Beschrijving en door komma's gescheiden Tags toe.
4. Als de huidige map geen Locatie heeft, kies dan optioneel een Locatie.
5. Bevestig met Map aanmaken.

Maak een map binnen een andere map om een neststructuur te creëren. Binnen een Locatie-map erft de nieuwe map automatisch die Locatie. Op het hoogste niveau wordt een map zonder Locatie opgeslagen onder Organisatiedocumenten; bij het selecteren van een Locatie wordt de map in die Locatie-map geplaatst.

Namen, beschrijvingen en tags bewerken

Vereiste machtiging: report-update. Kijkers, Engineers en Inspectors kunnen geen items bewerken; Managers en hoger wel.

1. Voor een bestand selecteert u de kaart om de details te openen. Voor een map opent u het actiemenu en kiest u Details.
2. Open het menu Meer en selecteer Bewerken. Ook het actiemenu van een map bevat de optie Bewerken.
3. Wijzig de Naam, Beschrijving of Tags. Bestanden hebben ook een URL-veld.
4. Bevestig met Wijzigingen opslaan.

Twee items in dezelfde map mogen niet dezelfde naam hebben. Door BriqSafe beheerde mappen kunnen niet van naam worden veranderd. Bewerken is geblokkeerd zolang de organisatie is gearchiveerd.

Items verplaatsen

Vereiste machtiging: report-update. Managers en hoger kunnen items verplaatsen.

1. Open in de organisatiebrede Documenten bibliotheek Selecteren.
2. Vink de items aan die u wilt verplaatsen.
3. Selecteer Verplaatsen.
4. Open onder Bestemming mappen totdat de gewenste bestemming verschijnt. Gebruik de route bovenaan of Home om terug te navigeren.
5. Voer optioneel een Nieuwe naam in voor één van de items.
6. Bevestig met Verplaatsen.

Op een desktop kunt u een item ook slepen op een mapkaart of broodkruimel. Het hoogste niveau kan geen verplaatste items ontvangen en door BriqSafe beheerde mappen zijn niet selecteer- of sleepbaar. Een naamconflict of het verplaatsen van een map naar één van zijn eigen submappen veroorzaakt een fout bij dat item; andere geselecteerde items kunnen dan alsnog worden verplaatst.

Documenten en mappen verwijderen

Vereiste machtiging: report-delete. Managers en hoger kunnen items verwijderen.

1. Voor een bestand kiest u op de kaart Verwijderen of opent u de details en gebruikt u het menu Meer. Voor een map opent u het actiemenu en selecteert u Verwijderen.
2. Bevestig in het dialoog Item verwijderen.

Voor het verwijderen van meerdere items, gebruik Selecteren, vink de items aan en selecteer Verwijderen. Een map verwijderen verwijdert ook alles wat erin zit. Door BriqSafe beheerde mappen kunnen niet worden verwijderd. Verwijderen is geblokkeerd zolang de organisatie is gearchiveerd.

Een jobrapport of logboek genereren

Vereiste machtiging: report-create. Kijkers zien Rapport genereren en Generatie opnieuw proberen niet; Engineers en hoger kunnen rapporten genereren.

Rapporten worden aangemaakt in de organisatiebrede Documenten bibliotheek en daar automatisch opgeslagen. Handmatig uploaden is niet nodig.

1. Open Documenten en selecteer Rapport genereren. Op een klein scherm kiest u Rapport in de zwevende werkbalk.
2. Kies een Rapporttype.
3. Voor een Jobrapport selecteert u de Locatie en het gewenste Bezoek.
4. Voor een Locatielogboek selecteert u de Locatie en vult u Periode, Scope, Onderdelen, Referenties, Rapporttaal en Personen in.
5. Voor een Locatielogboek kiest u een Rapportondertekenaar anders dan uzelf en vinkt u Ik bevestig dat de ondertekenaar dit rapport heeft geautoriseerd. aan.
6. Voor andere rapporttypen selecteert u de benodigde velden en Rapportpreset.
7. Selecteer Rapport genereren of Genereren op een smal scherm.

De nieuwe vermelding verschijnt direct in de lijst met een Verwerken badge. De export wordt op de achtergrond uitgevoerd en de lijst controleert elke paar seconden opnieuw. Het voltooide PDF-bestand verschijnt zonder handmatig Vernieuwen. De periode van een Locatielogboek mag niet langer zijn dan één kalenderjaar en mag niet in de toekomst eindigen.

Een mislukt rapport afhandelen

1. Zoek in Documenten de vermelding met de Mislukt badge.
2. Lees de reden die onder de naam wordt weergegeven.
3. Selecteer de knop met de cirkelvormige pijl Generatie opnieuw proberen.

Dezelfde vermelding gaat terug naar Verwerken. Een mislukt item heeft geen bestand om te openen of downloaden. Staat er dat er niets te rapporteren is of dat het rapport te groot is, maak dan een nieuw rapport aan via Rapport genereren met een andere periode of scope.

Een bestand downloaden of delen

1. Selecteer in Documenten op een bestandkaart Downloaden of open de bestandsdetails en gebruik het menu Meer.
2. Voor delen opent u de bestandsdetails en kiest u Delen.
3. Voeg actieve organisatiedeelnemers toe bij Selecteer ontvangers, voeg optioneel kopie-ontvangers en een bericht toe, en verzend de e-mail.

Downloadlinks verlopen één uur na aanmaak. Gedeelde links verlopen 24 uur na verzending. Alleen voltooide bestanden kunnen worden gedownload of gedeeld; bestanden met de status Verwerken of Mislukt bevatten geen bestand. Mappen hebben geen optie Delen. Kijkers kunnen bestaande rapporten downloaden, maar krijgen weigering bij het proberen een gedeeld bestand te verzenden.

Documenten op mobiel gebruiken

1. Open het mobiele menu en selecteer Documenten.
2. Open een bestand. Afbeeldingen openen in de ingebouwde beeldviewer; andere bestandstypen openen in de systeembrowser.

Het scherm Documenten op mobiel vereist een actieve sessie en een verbinding. Het is toegankelijk via het menu, niet via de onderste tabbladen.