Valores predeterminados de paquetes y plantillas de visitas

Este artículo explica cómo crear y gestionar plantillas de paquetes (denominadas plantillas de visita), cómo asignar responsables predeterminados y de qué manera estas configuraciones ayudan a rellenar automáticamente las visitas programadas. Está dirigido a gestores o administradores que organizan actividades de inspección.

Nota

Rol requerido: Gestor, Administrador o Propietario

Comprendiendo las plantillas de visita y los paquetes

Las plantillas de visita son conjuntos reutilizables de actividades de inspección agrupadas para facilitar su programación. Estas plantillas se gestionan en Configuración de la organización bajo Plantillas de visita. Permiten programar agrupaciones de actividades de forma coherente como una sola visita, ahorrando tiempo y garantizando la estandarización.

Las plantillas de visita tienen tres niveles de alcance, que se seleccionan alternando entre:

• Organización: Plantillas disponibles para toda la organización.
• Clientes: Plantillas específicas para un cliente determinado, que anulan las plantillas a nivel organización.
• Ubicaciones: Valores predeterminados específicos de la ubicación, como los responsables asignados por defecto para programar visitas en dicha ubicación.

Nota: La función se denomina Plantillas de visita en la interfaz, pero corresponde a plantillas de paquetes en el modelo de datos.

Creación de plantillas de visita para toda la organización

Genere plantillas reutilizables con agrupaciones de actividades aplicables a toda su organización.

1. Acceda a Configuración de la organización > Plantillas de visita > Organización.
2. Pulse Nueva plantilla de visita.
3. Introduzca un Nombre de la plantilla y, opcionalmente, una Descripción.
4. Añada actividades arrastrándolas desde el panel Actividades disponibles.
5. Mantenga el alcance para toda la organización sin seleccionar ningún cliente.
6. Haga clic en Crear.

Como alternativa, use Copiar plantillas de visita del sistema para importar plantillas predefinidas. Esto crea un vínculo padre-hijo con las plantillas del sistema.

Importante: Debe nombrar la plantilla y añadir al menos una actividad. Incluir una actividad usada en otra plantilla genera un conflicto que deberá resolver antes de guardar.

Creación de plantillas de visita específicas para clientes

Defina plantillas personalizadas para clientes concretos que anulen los valores predeterminados de la organización sin modificarlos.

1. Acceda a Configuración de la organización > Plantillas de visita > Clientes.
2. Seleccione el cliente para el que desea crear una plantilla personalizada.
3. Pulse Nueva plantilla de visita.
4. Introduzca un Nombre de la plantilla.
5. Añada actividades arrastrando desde Actividades disponibles.
6. Haga clic en Crear.

Las plantillas para clientes extienden una plantilla padre a nivel de organización. Los elementos se combinan y las actividades del mismo tipo en la plantilla del cliente anulan las de la plantilla padre.

Nota: La plantilla padre a nivel organización debe pertenecer a la misma organización y no tener alcance a cliente.

Asignación de responsables predeterminados para actividades

Asigne por defecto ingenieros responsables para tipos de actividad, para que las visitas programadas se rellenen automáticamente con los responsables correctos.

1. Acceda a la pestaña Esquema de control.
2. Abra la actividad a la que desea asignar un responsable.
3. Cambie el asignado al ingeniero deseado.

El nuevo responsable predeterminado se aplica únicamente a las visitas programadas en el futuro. Las visitas confirmadas existentes no se modifican y mantienen al ingeniero original.

Programación de visitas usando plantillas de visita

Programe actividades agrupadas de manera eficiente creando visitas desde plantillas.

1. Abra el Programador.
2. Active Para planificar para mostrar las ocurrencias de plantillas de visita.
3. Busque y abra una ocurrencia de plantilla de visita para revisar los tipos de actividad y el número de trabajos incluidos.
4. Opcionalmente, añada o elimine tipos de actividad para esta ocurrencia específica.
5. Establezca la Fecha, Hora de inicio y Hora de finalización de la visita.
6. Asigne uno o varios ingenieros.
7. Confirme para crear una visita única que contenga todos los trabajos agrupados.

Tenga en cuenta que los cambios en los tipos de actividad al programar afectan únicamente a esta instancia de la visita; la plantilla subyacente permanece sin modificaciones.

También puede programar una visita arrastrando una plantilla de visita o una actividad individual al calendario, lo que abrirá un panel de creación de visita precompletado.

Importante: No puede arrastrar una plantilla o actividad de un cliente para usarla en la ubicación de otro cliente diferente.

Gestión de las plantillas de visita

Copiar plantillas de visita del sistema

Rellene rápidamente su organización o cliente con el conjunto estándar de plantillas copiándolas desde las plantillas del sistema.

1. En Configuración de la organización > Plantillas de visita, seleccione Organización o un Cliente específico.
2. Pulse Copiar plantillas de visita del sistema.

Las plantillas con tipos de actividad en conflicto se omiten y no se fusionan; revise cuáles se copiaron para asegurarse de que están completas.

Eliminar una plantilla de visita

Eliminar una plantilla de visita que ya no sea necesaria.

1. Navegue a Configuración de la organización > Plantillas de visita.
2. Abra la plantilla y seleccione la opción para eliminar.
3. Confirme la eliminación en el diálogo.

Advertencia: La eliminación es permanente para cualquier visita en borrador basada en esta plantilla: dichas visitas se eliminarán definitivamente. Las visitas no en borrador seguirán accesibles.

Solución de problemas y errores comunes

• Conflictos de tipos de actividad: Un tipo de actividad no puede estar en más de una plantilla. Añadir una actividad en conflicto genera un error que lista las plantillas afectadas.
• Restricciones de rol: Solo gestores, administradores y propietarios pueden ver y gestionar plantillas y programar visitas. Los inspectores pueden ver un botón para crear visitas pero no programarlas; ingenieros y observadores no disponen de opción para programar.
• Cambios en plantilla vs. edición de ocurrencia: Modificar actividades al programar afecta solo a esa ocurrencia, no a la plantilla.
• Cambios de responsables: Cambiar el responsable predeterminado afecta solo a visitas futuras; visitas existentes requieren reasignación manual.
• Copia de plantillas del sistema: Las plantillas del sistema omitidas por conflictos no se fusionan; revise con cuidado lo copiado.