Bundelstandaarden en bezoeksjablonen

In dit artikel wordt uitgelegd hoe managers herbruikbare bezoeksjablonen kunnen aanmaken, systeemtemplates kunnen kopiëren, standaarden voor locaties kunnen bekijken en bezoeken kunnen inplannen met activiteiten en verantwoordelijken die al ingevuld zijn.

Opmerking

Vereiste rol: Manager

Een organisatiebreed bezoeksjabloon aanmaken

Gebruik een organisatiebreed sjabloon voor een standaardgroep activiteiten die hergebruikt kan worden binnen de hele organisatie.

1. Ga naar Organisatie Instellingen > Bezoeksjablonen > Organisatie.
2. Selecteer Nieuw bezoeksjabloon.
3. Voer een Naam sjabloon in en eventueel een Beschrijving.
4. Laat Toewijzen aan klant (optioneel) staan op Organisatiebreed (geen klant).
5. Open Activiteiten, selecteer de gewenste activiteiten in de picker en bevestig met de vink, Bevestigen, in de kop van de picker.
6. Selecteer Sjabloon aanmaken.

Sjabloon aanmaken blijft uitgeschakeld totdat u een naam invoert en ten minste één activiteit selecteert. Druk op Bevestigen voordat u de activiteitenpicker sluit. Sluiten met de sluitknop, Escape of klikken buiten het venster verwijdert de selectie.

Een informatietekentje naast een activiteit opent Al in gebruik. Dit is alleen een waarschuwing; de activiteit kan nog steeds geselecteerd worden.

Een klant specifiek bezoeksjabloon aanmaken

Maak een klant specifiek sjabloon aan als een klant een andere activiteitenindeling nodig heeft dan de organisatiebrede sjablonen.

1. Ga naar Organisatie Instellingen > Bezoeksjablonen > Klanten.
2. Selecteer de klant in de klantenkiezer.
3. Selecteer Nieuw bezoeksjabloon.
4. Voer een Naam sjabloon in.
5. Laat Toewijzen aan klant (optioneel) staan op de geselecteerde klant en selecteer de activiteiten.
6. Selecteer Sjabloon aanmaken.

Het klant sjabloon staat los van de organisatiebrede sjablonen. Het wordt niet gekoppeld aan, samengevoegd of overschreven door een organisatiesjabloon. Activiteiten conflicten worden gecontroleerd ten opzichte van andere sjablonen binnen dezelfde scope.

Systeem bezoeksjablonen kopiëren

Kopieer systeemtemplates wanneer een organisatie of klant een startset sjablonen nodig heeft.

1. Ga naar Organisatie Instellingen > Bezoeksjablonen.
2. Open Organisatie, of open Klanten en selecteer een klant.
3. Selecteer Systeem bezoeksjablonen kopiëren.

Systeem bezoeksjablonen kopiëren is alleen beschikbaar als de geselecteerde scope nog geen sjablonen bevat. Elke kopie bevat de activiteiten van het systeem sjabloon en blijft gekoppeld aan dat systeem sjabloon. Latere wijzigingen in het systeem sjabloon worden niet automatisch toegevoegd; de kopie krijgt in plaats daarvan een Wijzigingen-badge.

Templates die niet gekopieerd kunnen worden worden overgeslagen. Er verschijnt een melding hoeveel overgeslagen zijn vanwege conflicten. Overgeslagen sjablonen moeten handmatig worden aangemaakt. Het bevestigen van de Wijzigingen-badge verwijdert alleen de vlag; het werkt de kopie niet bij.

Standaarden per locatie controleren

Gebruik de scope Locaties om de sjablonen en standaard verantwoordelijken te bekijken die gebruikt worden bij het inplannen van bezoeken op een locatie.

1. Ga naar Organisatie Instellingen > Bezoeksjablonen > Locaties.
2. Selecteer een locatie.

De lijst toont elk sjabloon voor de geselecteerde locatie, de Standaard toegewezene, en of het sjabloon Ingesteld of Niet ingesteld is. Deze locatie-sjablonen worden gebruikt bij het inplannen van bezoeken op die locatie.

Een bezoek inplannen vanuit een sjabloon

1. Open Planner en selecteer Bezoek inplannen.
2. Sleep een sjabloon vanuit de Planning zijbalk naar een dag.
3. Stel bij Nieuw bezoek de locatie, datum, starttijd en eindtijd in.
4. Kies de Verantwoordelijken.
5. Pas het aantal taken onder Jobs per activiteit aan en selecteer Inplannen.

Een sjabloon bevat een lijst met activiteiten, niet het aantal taken. Het aantal taken per bezoek wordt bepaald door het Controleschema voor die datum. Een activiteit kan voor een bezoek gereduceerd worden tot nul, maar niet uit het sjabloon verwijderd worden. Werk met nul taken krijgt geen job toegekend voor dat bezoek en blijft openstaan.

Vooraf ingevulde verantwoordelijken zonder toegang tot de geselecteerde locatie worden verwijderd. Als Verantwoordelijken leeg is, selecteer dan minimaal één persoon voordat u plant, want Inplannen blijft uitgeschakeld tot er minimaal één verantwoordelijke is ingesteld.

Overzicht van sjabloonscopes

Scope	Gebruik	Controle op activiteitenconflicten
Organisatie	Sjablonen beschikbaar binnen de hele organisatie	Vergeleken met andere organisatie-sjablonen
Klanten	Sjablonen voor één geselecteerde klant	Vergeleken met andere sjablonen van die klant
Locaties	Sjablonen en standaard verantwoordelijken voor een geselecteerde locatie	Gebruikt bij het inplannen op die locatie

Een bezoeksjabloon verwijderen

1. Ga naar Organisatie Instellingen > Bezoeksjablonen.
2. Selecteer Bekijken op het sjabloonkaartje.
3. Kies de verwijderactie in de detailpaneel-kop.
4. Bevestig met Sjabloon verwijderen.

Het verwijderen van een sjabloon verwijdert permanent alle conceptbezoeken die ervan zijn gemaakt. Geplande, lopende, voltooide en geannuleerde bezoeken blijven met hun taken beschikbaar. Het sjabloon wordt verborgen in de lijst en niet volledig verwijderd.

Alleen-beheerder globale sjablonen

Opmerking

Deze actie vereist een rol Admin of hoger.

Beheerders kunnen de platform-sjablonen beheren die organisaties en klanten kopiëren.

1. Ga naar Organisatie Instellingen > Globale bezoeksjablonen.
2. Selecteer Nieuw sjabloon om een sjabloon toe te voegen, of gebruik Acties in de rij om een sjabloon te bewerken of te verwijderen.

Globale sjablonen hebben geen klant- of ouderscope. Hun activiteitstypen moeten uniek zijn over alle globale sjablonen.