Bundelstandaarden en bezoektemplates

Dit artikel legt uit hoe u bundeltemplates, ook wel bezoektemplates genoemd, kunt aanmaken en beheren, en hoe u standaard verantwoordelijken instelt zodat geplande bezoeken efficiënt worden vooringevuld. Het is bedoeld voor managers en beheerders die inspectieactiviteiten binnen BriqSafe organiseren.

Opmerking

Vereiste rol: Manager

Begrip van Bezoektemplates en Hun Toepassingsgebieden

Bezoektemplates zijn herbruikbare samenstellingen van inspectieactiviteiten die de planning vereenvoudigen door gerelateerde taken te bundelen. Ze worden beheerd onder Organisatie-instellingen op het tabblad Bezoektemplates. Templates bestaan in drie toepassingsgebieden:

Toepassingsgebied	Beschrijving	Wanneer te gebruiken
Organisatie	De eigen templates van de organisatie, zichtbaar naast een paneel Beschikbare Activiteiten waar activiteiten naar templates gesleept kunnen worden.	Bepaalt standaard bundels van activiteiten die organisatiebreed beschikbaar zijn.
Opdrachtgevers	Templates die specifiek zijn voor een geselecteerde opdrachtgever, losstaand van organisatie-brede templates.	Wanneer een opdrachtgever een eigen, afwijkende activiteitenindeling nodig heeft zonder impact op anderen.
Locaties	Lijst met templates die voor een locatie zijn geconfigureerd met een Standaard Verantwoordelijke en configuratiestatus.	Wordt gebruikt bij het plannen van bezoeken op die locatie om verantwoordelijken en activiteiten automatisch in te vullen.

Let op: alleen gebruikers met rol Manager en hoger kunnen bezoektemplates bekijken en beheren. Lager geplaatste rollen zoals inspecteurs, engineers en kijkers hebben geen toegang tot dit tabblad en zien geen templates.

Een Organisatiebrede Bezoektemplate Aanmaken

Maak herbruikbare templates die organisatiebreed gelden om routine-inspecties of standaard activiteitsgroepen te uniformeren.

1. Ga naar Organisatie-instellingen > Bezoektemplates > tabblad Organisatie.
2. Klik op Nieuwe Bezoektemplate.
3. Voer een Template Naam in (vereist).
4. Voer optioneel een Beschrijving in.
5. Laat Toewijzen aan Opdrachtgever (optioneel) op Organisatiebreed (geen opdrachtgever) staan.
6. Kies minimaal één activiteit in de selector Activiteiten.
7. Klik op Template aanmaken (knop wordt actief zodra naam en activiteiten zijn gekozen).

Als het organisatorische toepassingsgebied nog leeg is, biedt de template-header een knop Systeem bezoektemplates kopiëren om snel standaard templates van het platform te laden.

Activiteitconflicten

Activiteiten die in andere templates worden gebruikt, worden gemarkeerd met een infoknop Al in gebruik. Dit is een waarschuwing en verhindert het maken niet, maar u kunt dezelfde activiteit niet naar templates slepen die deze al bevatten.

Opdrachtgeverspecifieke Bezoektemplates Aanmaken

Maak bezoektemplates voor individuele opdrachtgevers die afwijken van de organisatiebrede, zonder overlap.

1. Ga in Organisatie-instellingen naar het tabblad Bezoektemplates en schakel over naar Opdrachtgevers.
2. Selecteer de opdrachtgever in de keuzelijst.
3. Klik op Nieuwe Bezoektemplate.
4. Voer een Template Naam in.
5. Laat Toewijzen aan Opdrachtgever (optioneel) staan op de geselecteerde opdrachtgever.
6. Kies de gewenste activiteiten en klik op Template aanmaken.

Templates voor opdrachtgevers staan los van organisatie-templates. Activiteiten kunnen in beide toepassingsgebieden voorkomen, maar conflicten worden alleen binnen de templates van een opdrachtgever gecontroleerd.

Systeem Bezoektemplates Kopiëren

Voor nieuwe organisaties of opdrachtgevers kunt u snel templates vullen met een standaard assortiment van het platform.

1. Ga naar Organisatie-instellingen > Bezoektemplates > Organisatie of Opdrachtgevers (met opdrachtgever geselecteerd).
2. Als er geen templates aanwezig zijn, klik op Systeem bezoektemplates kopiëren.

De systeemkopieën blijven gekoppeld aan hun bron, zodat platformupdates worden gemarkeerd voor herziening. Templates die door conflicten niet aangemaakt kunnen worden, worden overgeslagen met een melding. U kunt deze handmatig aanmaken indien gewenst.

Standaard Verantwoordelijken Per Locatie Instellen

Wijs standaard engineers toe aan templates die op specifieke locaties worden gebruikt, zodat geplande bezoeken automatisch worden vooringevuld met die verantwoordelijken.

1. Ga naar Organisatie-instellingen > Bezoektemplates > tabblad Locaties.
2. Selecteer de gewenste locatie om alle daar geopende templates te zien, inclusief Standaard Verantwoordelijke en of de template Geconfigureerd of Niet geconfigureerd is.
3. Stel per template de standaard verantwoordelijke in of wijzig deze waar nodig.

Deze instelling zorgt ervoor dat bij het plannen van een bezoek op een locatie met een template de toegewezen engineers automatisch worden ingevuld. Verantwoordelijken zonder toegang tot de locatie worden verwijderd en moeten eerst opnieuw worden toegewezen voordat de planning voltooid kan worden.

Bezoeken Plannen met Bezoektemplates

Gebruik bezoektemplates om snel bezoeken te plannen met een vooraf bepaalde set activiteiten en standaardverantwoordelijken.

1. Open Planningsmodule en ga naar Bezoek plannen.
2. Slee een bezoektemplate uit de Planning-zijbalk naar een dag in de agenda.
3. Vul in het formulier Nieuw bezoek locatie, datum en begin- en eindtijd in.
4. Controleer of pas de Verantwoordelijken aan (deze worden automatisch ingevuld op basis van locatie-standaarden indien ingesteld).
5. Pas het aantal taken aan onder Taken per activiteit of voeg extra taak toe via Taak toevoegen, indien nodig.
6. Klik op Inplannen om te bevestigen.

De lijst met activiteiten is per template vastgelegd; u kunt het aantal taken tot nul verminderen voor een bezoek, maar een activiteit kunt u hiermee niet verwijderen uit de template zelf. De standaard verantwoordelijken worden uit de locatie-template configuratie gehaald en gefilterd op toegangsrechten.

Bezoektemplates Beheren en Verwijderen

Verwijder verouderde templates en begrijp de gevolgen voor bezoeken die ermee zijn aangemaakt.

1. Ga naar Organisatie-instellingen > Bezoektemplates.
2. Klik op Bekijken bij de betreffende templatekaart.
3. Kies in de detailweergave de verwijderactie.
4. Bevestig het verwijderen nadat u in de melding hebt gelezen hoeveel conceptbezoeken worden verwijderd en welke bestaande bezoeken behouden blijven.

Het verwijderen van een template verwijdert permanent de conceptbezoeken die eraan gekoppeld zijn. Geplande, lopende, afgeronde en geannuleerde bezoeken blijven bestaan en toegankelijk. De template zelf wordt verborgen en verschijnt niet langer in de lijst.