Modèles de lots et modèles de visites

Cet article explique comment créer et gérer des modèles de lots appelés modèles de visite, ainsi que la manière de définir des responsables par défaut afin que les visites planifiées soient pré-remplies efficacement. Il s’adresse aux gestionnaires et aux administrateurs organisant les activités d’inspection dans BriqSafe.

Remarque

Rôle requis : Gestionnaire

Comprendre les modèles de visite et leurs périmètres

Les modèles de visite sont des ensembles réutilisables d’activités d’inspection qui facilitent la planification en regroupant les tâches connexes. Ils se gèrent dans Paramètres de l’organisation sous l’onglet Modèles de visite. Trois périmètres de modèles existent :

Périmètre	Description	Utilisation
Organisation	Modèles propres à l’organisation, affichés avec un panneau Activités disponibles permettant de glisser-déposer des activités dans les modèles.	Définit des ensembles standards d’activités disponibles dans toute l’organisation.
Clients	Modèles spécifiques à un client sélectionné, sans lien avec ceux du niveau organisation.	Pour un groupement d’activités personnalisé propre à un client, sans impact sur les autres.
Sites	Liste des modèles configurés pour un site sélectionné, affichant le Responsable par défaut et l’état de la configuration.	Utilisé lors de la planification de visites sur un site pour préremplir responsables et activités.

Seuls les rôles Gestionnaire et supérieurs ont accès à la visualisation et la gestion des modèles de visite. Les rôles inférieurs comme inspecteurs, techniciens ou lecteurs ne peuvent pas accéder à cet onglet, ni voir les modèles.

Créer un modèle de visite à l’échelle de l’organisation

Créez des modèles réutilisables applicables à toute l’organisation pour standardiser les inspections courantes ou les groupements d’activités.

1. Accédez à Paramètres de l’organisation > Modèles de visite > onglet Organisation.
2. Cliquez sur Nouveau modèle de visite.
3. Saisissez un Nom du modèle (obligatoire).
4. Facultativement, ajoutez une Description.
5. Laissez Attribuer au client (facultatif) sur Organisation entière (sans client).
6. Sélectionnez une ou plusieurs activités dans le sélecteur Activités (au moins une requise).
7. Cliquez sur Créer le modèle (le bouton s’active uniquement après nom et activités définis).

Si le périmètre organisation est vide, l’en-tête propose le bouton Copier les modèles système de visite pour importer rapidement des modèles standards de la plateforme.

Conflits d’activités

Les activités déjà utilisées dans d’autres modèles sont signalées par un bouton d’information Déjà utilisé. C’est un avertissement sans empêcher la création, mais vous ne pouvez pas glisser une même activité sur un modèle qui la contient déjà.

Créer des modèles de visite spécifiques à un client

Configurez des modèles pour des clients individuels, différents des modèles organisationnels et sans chevauchement.

1. Dans Paramètres de l’organisation, ouvrez l’onglet Modèles de visite puis passez à Clients.
2. Sélectionnez le client dans le sélecteur de clients.
3. Cliquez sur Nouveau modèle de visite.
4. Entrez un Nom du modèle.
5. Laissez Attribuer au client (facultatif) positionné sur le client sélectionné.
6. Choisissez les activités souhaitées puis cliquez sur Créer le modèle.

Les modèles clients sont dans un périmètre séparé de celui de l’organisation. Les activités peuvent se répéter entre périmètres, mais les conflits ne sont vérifiés qu’au sein des modèles d’un même client.

Copier les modèles système de visite

Pour les nouvelles organisations ou clients, importez rapidement des modèles issus d’un jeu standard de la plateforme.

1. Rendez-vous dans Paramètres de l’organisation > Modèles de visite > onglet Organisation ou Clients (avec client sélectionné).
2. Si aucune modèle n'existe, cliquez sur Copier les modèles système de visite.

Les copies système restent liées à leur source, ce qui permet d’être alerté lors des mises à jour de la plateforme. Les modèles conflictuels non créés sont ignorés avec un message d’information. Vous pouvez créer manuellement ces modèles ignorés par la suite.

Définir les responsables par défaut par site

Attribuez des responsables par défaut aux modèles utilisés sur des sites spécifiques pour que les visites planifiées soient automatiquement pré-remplies avec ces responsables.

1. Allez dans Paramètres de l’organisation > Modèles de visite > onglet Sites.
2. Sélectionnez le site souhaité pour afficher tous les modèles configurés, avec leur Responsable par défaut et leur statut Configuré ou Non configuré.
3. Modifiez ou définissez le responsable par défaut sur chaque carte de modèle selon vos besoins.

Cette configuration garantit qu’à la planification d’une visite sur un site avec un modèle donné, les responsables assignés sont pré-remplis automatiquement. Notez que les responsables préremplis sans accès au site sont supprimés de la liste, nécessitant une réaffectation avant la planification.

Planifier des visites à l’aide des modèles de visite

Utilisez les modèles de visite pour planifier rapidement des visites incluant un groupe d’activités prédéfini et des responsables par défaut.

1. Ouvrez Planificateur puis Planifier une visite.
2. Faites glisser un modèle de visite depuis la barre latérale Planification sur un jour dans le calendrier.
3. Remplissez le formulaire Nouvelle visite avec le site, la date, les heures de début et de fin.
4. Vérifiez ou ajustez les Responsables (prérenseignés selon les valeurs par défaut du site, si définies).
5. Modifiez les quantités d’intervention dans Interventions par activité ou ajoutez des tâches via Ajouter une intervention, si nécessaire.
6. Cliquez sur Planifier pour finaliser.

La liste des activités est fixée par le modèle ; il est possible de réduire une quantité d’intervention à zéro pour une occurrence spécifique, mais on ne peut pas retirer une activité du modèle ainsi. Les responsables par défaut proviennent de la configuration site-modèle et sont filtrés selon les droits d’accès.

Gérer et supprimer les modèles de visite

Supprimez les modèles obsolètes et comprenez les impacts sur les visites créées à partir d’eux.

1. Accédez à Paramètres de l’organisation > Modèles de visite.
2. Cliquez sur Afficher sur la carte du modèle ciblé.
3. Dans l’en-tête du panneau de détail, choisissez l’action de suppression.
4. Confirmez la suppression après lecture du dialogue indiquant le nombre de visites brouillon supprimées et celles existantes qui seront conservées.

La suppression d’un modèle supprime définitivement ses visites brouillon. Les visites planifiées, en cours, terminées ou annulées créées à partir du modèle restent accessibles. Le modèle est alors masqué et n’apparaît plus dans la liste des modèles.