Asignar tareas mediante el menú de configuración

Este artículo explica cómo asignar tareas utilizando el menú de configuración en BriqSafe. Está dirigido a gestores que necesitan crear, gestionar y asignar plantillas de visitas, así como programar y reasignar tareas a los miembros del equipo.

Nota

Rol requerido: Gestor o superior

Gestión de plantillas de visitas

Las plantillas de visita agrupan un conjunto de actividades en paquetes reutilizables para programar inspecciones u otras visitas periódicas. Puedes crear y gestionar estas plantillas en tres ámbitos distintos: a nivel de organización, por cliente o por emplazamiento.

1. Abre Configuración de la organización y selecciona Plantillas de visita.
2. Usa el selector de alcance en la parte superior para elegir uno de los siguientes:

• Organización – muestra las plantillas propias de tu organización junto a un panel de Actividades disponibles, donde puedes arrastrar actividades dentro de una plantilla.
• Clientes – tras seleccionar un cliente, muestra las plantillas específicas para ese cliente.
• Emplazamientos – tras elegir un emplazamiento, lista todas las plantillas disponibles allí, junto con el Asignado predeterminado y el estado de configuración de la plantilla (Configurada o No configurada).

Ten en cuenta que solo los usuarios con rol de Gestor o superior tienen permiso para leer o gestionar las plantillas de visita. Inspectores, ingenieros y visualizadores no pueden acceder a esta pestaña.

Crear plantillas de visita a nivel de organización

1. En el ámbito de Organización, haz clic en Nueva plantilla de visita.
2. Introduce un Nombre de plantilla y una Descripción opcional.
3. Deja Asignar a cliente (opcional) en Organización (sin cliente).
4. Selecciona actividades desde el selector de Actividades y arrástralas a la plantilla.
5. Haz clic en Crear plantilla para guardar.

El botón Crear plantilla está deshabilitado hasta que introduzcas un nombre y selecciones al menos una actividad. Es posible que veas un icono de información junto a actividades usadas en otras plantillas; esto es un aviso pero no bloquea la creación.

Crear plantillas de visita para un solo cliente

1. En el ámbito de Clientes, selecciona el cliente deseado.
2. Haz clic en Nueva plantilla de visita.
3. Introduce un Nombre de plantilla.
4. Deja Asignar a cliente (opcional) en el cliente seleccionado.
5. Selecciona las actividades para esta plantilla del cliente.
6. Haz clic en Crear plantilla para guardar.

Las plantillas de clientes son independientes de las de la organización y no se sobreponen ni combinan con ellas.

Eliminar una plantilla de visita

1. En Configuración de la organización > Plantillas de visita, localiza la plantilla que deseas eliminar.
2. Haz clic en Ver en la tarjeta de la plantilla para abrir su panel de detalles.
3. Haz clic en la acción Eliminar plantilla en el encabezado y confirma cuando se te solicite.

Eliminar una plantilla borra permanentemente todos los borradores de visitas creados a partir de ella. Las visitas programadas, en curso, completadas o canceladas permanecen accesibles. La plantilla desaparece de la lista pero no se elimina del sistema.

Programar visitas usando plantillas

Puedes programar visitas aplicando una plantilla de visita, que agrupa actividades con la misma frecuencia y emplazamiento.

1. Abre Planificador y haz clic en Planificar visita para abrir la barra lateral de Planificación.
2. Arrastra una plantilla de visita desde la barra lateral de Planificación al día deseado del calendario.
3. En el formulario de Nueva visita, establece el emplazamiento, la fecha, la hora de inicio y la hora de fin.
4. Selecciona uno o varios Asignados con acceso al emplazamiento.
5. Ajusta los Trabajos por actividad según necesites; puedes poner en cero las actividades que no quieras incluir en esta visita.
6. Si es necesario, añade trabajo fuera de plantilla haciendo clic en Añadir trabajo.
7. Activa Requiere revisión si la visita completada necesita revisión antes de cerrarse.
8. Haz clic en Programar para finalizar la visita.

La lista de actividades de la plantilla está fija para cada visita. No puedes eliminar actividades aquí, solo ajustar la cantidad de trabajos a cero para excluirlas de esa visita. La siguiente visita creada con la plantilla usará las cantidades originales de actividades.

Nota: Los asignados preseleccionados que no tengan acceso al emplazamiento se eliminan automáticamente. Si no queda ningún asignado válido, el botón Programar permanece deshabilitado hasta que selecciones al menos uno con acceso.

Reasignar visitas programadas

Si el trabajador asignado inicialmente no puede realizar una visita programada, reasígnala a otros trabajadores.

1. Accede a la página de Visitas y selecciona la visita para abrir su barra lateral de detalles.
2. Haz clic en Reasignar en el pie de la barra lateral.
3. En el diálogo de Reasignar visita, ajusta los Asignados eliminando los no disponibles y añadiendo reemplazos.
4. Confirma con Reasignar.

La visita y sus tareas pendientes se trasladan a los nuevos asignados y aparecen en sus listas tanto en la web como en la app móvil. Debe quedar al menos un asignado seleccionado. Los trabajadores sin acceso al emplazamiento serán rechazados.

Sólo las visitas con estado Programada o En curso pueden reasignarse. Las visitas completadas o canceladas no pueden modificarse.

Programar actividades individuales como visitas independientes

Puedes programar una actividad no incluida en ninguna plantilla como una visita independiente.

1. Abre Planificador y haz clic en Planificar visita para abrir la barra lateral de Planificación.
2. Arrastra una actividad desde Actividades libres al día del calendario.
3. O bien, haz clic en una tarjeta de recomendación Por planificar, que abre el mismo formulario relleno automáticamente.
4. En el formulario de Nueva visita, establece emplazamiento, fecha y horas de inicio y fin.
5. Activa Requiere revisión si la visita necesita verificación tras completarse.
6. Selecciona uno o varios asignados con acceso al emplazamiento.
7. Haz clic en Programar para crear la visita.

Recuerda que los horarios deben estar en la misma fecha, con la hora de fin posterior a la de inicio y antes de la medianoche. Si la hora de inicio es demasiado tarde para un fin válido, el formulario limpia ambas y ofrece una visita de día completo.