Assegnare le attività tramite le impostazioni

Questo articolo spiega come assegnare le attività utilizzando il menu Impostazioni in BriqSafe. È rivolto ai responsabili che devono creare, gestire e assegnare i modelli di visita, oltre a programmare e riassegnare attività ai membri del team.

Nota

Ruolo richiesto: Responsabile o superiore

Gestione dei Modelli di Visita

I modelli di visita raggruppano una serie di attività in pacchetti riutilizzabili per programmare ispezioni o altre visite ricorrenti. È possibile creare e gestire questi modelli su tre livelli distinti: a livello organizzativo, per cliente o per sede.

1. Aprire Impostazioni Organizzazione e selezionare Modelli di Visita.
2. Usare l'interruttore a tre vie in alto per scegliere uno dei seguenti ambiti:

• Organizzazione – mostra i modelli propri dell’organizzazione insieme al pannello Attività Disponibili, dove trascinare le attività nel modello.
• Clienti – dopo aver selezionato un cliente, mostra i modelli specifici per quel cliente.
• Sedi – dopo aver selezionato una sede, elenca tutti i modelli disponibili con il Assegnatario Predefinito e lo stato di configurazione del modello (Configurato o Non configurato).

Solo gli utenti con ruolo Responsabile o superiore possono visualizzare o gestire i modelli di visita. I supervisori tecnici, gli operatori e i visualizzatori non hanno accesso a questa scheda.

Creare Modelli di Visita a Livello Organizzativo

1. Nell’ambito Organizzazione, cliccare su Nuovo Modello di Visita.
2. Inserire un Nome Modello e una Descrizione facoltativa.
3. Lasciare Assegna a Cliente (Opzionale) impostato su Organizzazione (nessun cliente).
4. Scegliere le attività dal selettore Attività e trascinarle all’interno del modello.
5. Cliccare su Crea Modello per salvare.

Il pulsante Crea Modello è disabilitato finché non si inserisce un nome e si seleziona almeno un’attività. Potrebbe comparire un'icona informativa accanto ad attività già utilizzate in altri modelli: è un avviso ma non impedisce la creazione.

Creare Modelli di Visita per un Singolo Cliente

1. Nell’ambito Clienti, selezionare il cliente desiderato.
2. Cliccare su Nuovo Modello di Visita.
3. Inserire un Nome Modello.
4. Lasciare Assegna a Cliente (Opzionale) sul cliente selezionato.
5. Selezionare le attività per il modello di quel cliente.
6. Cliccare Crea Modello per salvare.

I modelli cliente sono indipendenti da quelli organizzativi e non si sovrascrivono né si integrano con questi ultimi.

Eliminare un Modello di Visita

1. In Impostazioni Organizzazione > Modelli di Visita, individuare il modello da eliminare.
2. Cliccare su Visualizza nella scheda del modello per aprire il pannello dettagli.
3. Cliccare su Elimina Modello nell’intestazione e confermare quando richiesto.

L’eliminazione di un modello rimuove definitivamente tutte le visite bozza create da quel modello. Le visite programmate, in corso, completate o annullate restano accessibili. Il modello viene nascosto dall’elenco ma non cancellato definitivamente.

Programmare Visite Utilizzando i Modelli

È possibile programmare visite applicando un modello di visita, che raggruppa attività con frequenza e sede comuni.

1. Aprire Programmazione e cliccare su Programma visita per aprire la barra laterale Pianificazione.
2. Trascinare un modello di visita dalla barra laterale Pianificazione sul giorno desiderato del calendario.
3. Nel modulo Nuova Visita, impostare sede, data, ora di inizio e ora di fine.
4. Selezionare uno o più Assegnatari che hanno accesso alla sede selezionata.
5. Regolare i conteggi dei Lavori per Attività secondo necessità; è possibile azzerare i lavori per le attività da escludere in questa visita.
6. Se necessario, aggiungere lavori fuori schema cliccando su Aggiungi lavoro.
7. Attivare Richiede revisione se la visita completata necessita di una verifica prima della chiusura.
8. Cliccare su Programma per finalizzare la visita.

La lista di attività del modello è fissa per ogni singola visita programmata. Non è possibile rimuovere attività dal modello, solo ridurre a zero il numero di lavori per quella visita specifica. Le visite successive create dal modello utilizzeranno nuovamente i conteggi originali delle attività.

Nota: gli assegnatari preimpostati senza accesso alla sede vengono eliminati automaticamente. Se non resta nessun assegnatario valido, il pulsante Programma resterà disabilitato finché non si seleziona almeno un assegnatario con accesso.

Riassegnazione di Visite Programmate

Se il lavoratore originariamente assegnato non può svolgere la visita programmata, è possibile riassegnarla ad altri lavoratori.

1. Accedere alla pagina Visite e selezionare la visita per aprire il pannello dettagli.
2. Cliccare su Riassegna nel piè di pagina del pannello laterale.
3. Nel dialogo Riassegna Visita, modificare gli Assegnatari rimuovendo quelli indisponibili e aggiungendo sostituti.
4. Confermare con Riassegna.

La visita e i lavori pendenti vengono trasferiti ai nuovi assegnatari e appaiono nelle loro liste su web e app mobile. Deve rimanere almeno un assegnatario selezionato. I lavoratori senza accesso alla sede della visita verranno scartati.

Possono essere riassegnate solo le visite con stato Programmata o In corso. Le visite completate o annullate non possono essere modificate.

Programmare Attività Singole come Visite Indipendenti

È possibile programmare un’attività singola non inclusa in alcun modello come visita a sé stante.

1. Aprire Programmazione e cliccare su Programma visita per aprire la barra laterale Pianificazione.
2. Trascinare un’attività dal pannello Attività Libere sul giorno del calendario desiderato.
3. In alternativa, cliccare su una tessera di suggerimento Da programmare, che apre lo stesso modulo precompilato.
4. Nel modulo Nuova Visita, impostare sede, data, ora di inizio e ora di fine.
5. Attivare Richiede revisione se la visita necessita di verifica dopo il completamento.
6. Selezionare uno o più assegnatari con accesso alla sede.
7. Cliccare su Programma per creare la visita.

Le fasce orarie della visita devono ricadere nello stesso giorno, con l’ora di fine successiva a quella di inizio e antecedente alla mezzanotte. Se l’orario di inizio è troppo tardi per impostare un’ora di fine valida, il modulo cancella entrambi gli orari e offre in alternativa l’opzione di visita per l’intera giornata.