Taken toewijzen via instellingen

Dit artikel legt uit hoe u taken kunt toewijzen via het instellingenmenu in BriqSafe. Het is bedoeld voor managers die bezoektemplates moeten aanmaken, beheren en toewijzen, evenals taken plannen en opnieuw toewijzen aan teamleden.

Opmerking

Vereiste rol: Manager of hoger

Beheren van bezoektemplates

Bezoektemplates bundelen een reeks activiteiten in herbruikbare pakketten voor het plannen van inspecties of andere terugkerende bezoeken. U kunt deze templates beheren op drie verschillende niveaus: organisatiebreed, per opdrachtgever of per locatie.

1. Open Organisatie-instellingen en selecteer Bezoektemplates.
2. Gebruik de drie-keuze schaal bovenaan om een van de volgende te kiezen:

• Organisatie – toont de eigen templates van uw organisatie met een paneel Beschikbare activiteiten, waarin u activiteiten in een template sleept.
• Opdrachtgevers – na het kiezen van een opdrachtgever, toont het templates die specifiek voor die opdrachtgever zijn.
• Locaties – na het kiezen van een locatie, toont het alle beschikbare templates daar, inclusief Standaard toegewezen en de configuratiestatus van de template (Geconfigureerd of Niet geconfigureerd).

Let op: alleen gebruikers met de rol Manager of hoger mogen bezoektemplates lezen of beheren. Inspecteurs, engineers en kijkers hebben geen toegang tot dit tabblad.

Organisatiebrede bezoektemplates maken

1. Kies bij Organisatie de optie Nieuwe bezoektemplate.
2. Voer een Templatenaam in en een optionele Omschrijving.
3. Laat Toewijzen aan opdrachtgever (optioneel) staan op Organisatiebreed (geen opdrachtgever).
4. Kies activiteiten uit de lijst Activiteiten en sleep deze in de template.
5. Klik op Template aanmaken om op te slaan.

De knop Template aanmaken is niet actief totdat u een naam invoert en minstens één activiteit selecteert. U kunt een informatieknop zien bij activiteiten die al in andere templates worden gebruikt; dit is een waarschuwing en verhindert het aanmaken niet.

Bezoektemplates maken voor een enkele opdrachtgever

1. Kies bij Opdrachtgevers de gewenste opdrachtgever.
2. Klik op Nieuwe bezoektemplate.
3. Voer een Templatenaam in.
4. Laat Toewijzen aan opdrachtgever (optioneel) staan op de geselecteerde opdrachtgever.
5. Kies de activiteiten voor deze template van de opdrachtgever.
6. Klik op Template aanmaken om op te slaan.

Templates per opdrachtgever zijn gescheiden van organisatiebrede templates en vervangen of combineren deze niet.

Een bezoektemplate verwijderen

1. Ga naar Organisatie-instellingen > Bezoektemplates en zoek de template die u wilt verwijderen.
2. Klik op Bekijken op de templatekaart om het detailpaneel te openen.
3. Klik in de kop op Template verwijderen en bevestig uw keuze.

Het verwijderen van een template verwijdert permanent alle conceptbezoeken die hiermee zijn aangemaakt. Geplande, lopende, afgehandelde en geannuleerde bezoeken blijven toegankelijk. De template wordt verborgen in de lijst, maar niet definitief gewist.

Bezoeken plannen met behulp van templates

U kunt bezoeken plannen door een bezoektemplate toe te passen, waarbij activiteiten met dezelfde frequentie en locatie worden gebundeld.

1. Open Planner en klik op Bezoek plannen om de Planning zijbalk te openen.
2. Sleep een bezoektemplate uit de Planning zijbalk naar de gewenste dag in de kalender.
3. Vul in het formulier Nieuw bezoek de locatie, datum, starttijd en eindtijd in.
4. Kies een of meer Toegekenden die toegang hebben tot de geselecteerde locatie.
5. Pas indien nodig het aantal Taken per activiteit aan; u kunt het aantal op nul zetten als u een activiteit wilt uitsluiten van dit bezoek.
6. Voeg zonodig niet-template taken toe via Taak toevoegen.
7. Zet Moet worden beoordeeld aan als het voltooide bezoek eerst gecontroleerd moet worden voor sluiting.
8. Klik op Plannen om het bezoek definitief op te slaan.

De lijst met activiteiten uit de template is voor elke bezoekafspraak vast. U kunt hier geen activiteiten verwijderen, alleen het aantal taken op nul zetten voor die bezoekafspraak. Het volgende bezoek dat via de template wordt gemaakt gebruikt weer de standaard aantallen activiteiten.

Let op: vooraf ingevulde toegekenden zonder toegang tot de locatie worden automatisch verwijderd. Als er geen geldige toegekende overblijft, blijft de knop Plannen uitgeschakeld totdat ten minste één toegekende met toegang is geselecteerd.

Geplande bezoeken herverdelen

Als de oorspronkelijk toegewezen medewerker een gepland bezoek niet kan uitvoeren, kunt u het bezoek herverdelen naar andere medewerkers.

1. Ga naar de pagina Bezoeken en open het detailpaneel van het bezoek.
2. Klik onderaan het zijpaneel op Herverdeling.
3. Pas in de dialoog Bezoek herverdelen de Toegekenden aan door beschikbare toegekenden toe te voegen en afwezige te verwijderen.
4. Bevestig met Herverdeling.

Het bezoek en de openstaande taken gaan over naar de nieuwe toegekenden en verschijnen in hun lijsten, zowel in de web- als in de mobiele app. Er moet minimaal één toegekende overblijven. Medewerkers zonder toegang tot de locatie worden geweigerd.

Alleen bezoeken met status Gepland of In uitvoering kunnen worden herverdeeld. Afgeronde of geannuleerde bezoeken kunnen niet worden aangepast.

Enkele activiteiten als zelfstandig bezoek plannen

U kunt een losse activiteit, die niet in een template zit, als zelfstandig bezoek plannen.

1. Open Planner en klik op Bezoek plannen om de Planning zijbalk te openen.
2. Sleep een activiteit van Vrije activiteiten naar de gewenste dag in de kalender.
3. Of klik op een aanbevelingskaart Te plannen, die hetzelfde formulier vult.
4. Vul in het formulier Nieuw bezoek locatie, datum en begin- en eindtijd in.
5. Zet Moet worden beoordeeld aan als het bezoek na afronding gecontroleerd moet worden.
6. Kies een of meer toegekenden met toegang tot de locatie.
7. Klik op Plannen om het bezoek aan te maken.

Let op: de bezoektijden moeten op dezelfde dag zijn, met een eindtijd na de starttijd en vóór middernacht. Is de starttijd te laat voor een eindtijd, dan worden beide tijden geleegd en wordt een dagvullend bezoek voorgesteld.