Attribuer des tâches via les paramètres

Cet article explique comment attribuer des tâches en utilisant le menu Paramètres dans BriqSafe. Il s’adresse aux gestionnaires qui doivent créer, gérer et assigner des modèles de visites, ainsi que planifier et réaffecter des tâches aux membres de l'équipe.

Remarque

Rôle requis : Gestionnaire ou supérieur

Gestion des modèles de visites

Les modèles de visites regroupent un ensemble d’activités sous forme de packs réutilisables pour planifier des inspections ou d'autres visites récurrentes. Vous pouvez créer et gérer ces modèles selon trois niveaux de portée distincts : à l’échelle de l’organisation, par client ou par emplacement.

1. Ouvrez Paramètres de l’organisation puis sélectionnez Modèles de visites.
2. Utilisez le sélecteur à trois niveaux en haut de l’écran pour choisir parmi :

• Organisation – affiche les modèles propres à votre organisation avec un panneau Activités disponibles où vous pouvez glisser-déposer les activités dans un modèle.
• Clients – après avoir choisi un client, montre les modèles spécifiques à ce client.
• Emplacements – après avoir choisi un emplacement, liste tous les modèles disponibles avec l’Assigné par défaut et l’état de configuration du modèle (Configuré ou Non configuré).

Seuls les utilisateurs ayant le rôle de Gestionnaire ou supérieur peuvent consulter ou gérer les modèles de visites. Les inspecteurs, techniciens et visiteurs n’ont pas accès à cet onglet.

Créer un modèle de visite à l’échelle de l’organisation

1. Dans la portée Organisation, cliquez sur Nouveau modèle de visite.
2. Saisissez un Nom du modèle et une Description facultative.
3. Laissez Attribuer au client (facultatif) réglé sur Organisation (sans client).
4. Choisissez les activités dans le sélecteur Activités et glissez-les dans le modèle.
5. Cliquez sur Créer le modèle pour enregistrer.

Le bouton Créer le modèle reste désactivé tant qu’un nom n’est pas saisi et qu’au moins une activité n’a pas été sélectionnée. Un indicateur d’information peut apparaître à côté des activités déjà utilisées dans d’autres modèles, ce qui sert d’avertissement mais ne bloque pas la création.

Créer un modèle de visite pour un client spécifique

1. Dans la portée Clients, sélectionnez le client souhaité.
2. Cliquez sur Nouveau modèle de visite.
3. Saisissez un Nom du modèle.
4. Laissez Attribuer au client (facultatif) sur le client sélectionné.
5. Sélectionnez les activités propres à ce client.
6. Cliquez sur Créer le modèle pour enregistrer.

Les modèles clients sont distincts des modèles organisationnels et ne les remplacent ni ne se combinent avec eux.

Supprimer un modèle de visite

1. Dans Paramètres de l’organisation > Modèles de visites, repérez le modèle à supprimer.
2. Cliquez sur Voir sur la carte du modèle pour ouvrir son panneau de détails.
3. Cliquez sur l’action Supprimer le modèle dans l’en-tête, puis confirmez.

La suppression d’un modèle supprime définitivement tous les brouillons de visites créés à partir de celui-ci. Les visites planifiées, en cours, terminées ou annulées restent accessibles. Le modèle devient invisible dans la liste mais n’est pas effacé définitivement.

Planifier des visites à partir de modèles

Vous pouvez planifier des visites en appliquant un modèle, qui regroupe des activités avec une fréquence et un emplacement communs.

1. Ouvrez Planificateur et cliquez sur Planifier une visite pour ouvrir la barre latérale Planification.
2. Glissez un modèle de visite depuis cette barre latérale vers le jour choisi dans le calendrier.
3. Dans le formulaire Nouvelle visite, indiquez l’emplacement, la date, l’heure de début et l’heure de fin.
4. Sélectionnez un ou plusieurs Assignés ayant accès à l’emplacement choisi.
5. Ajustez les comptes Travaux par activité selon les besoins ; vous pouvez mettre à zéro les activités à exclure de cette visite.
6. Au besoin, ajoutez des travaux hors schéma en cliquant sur Ajouter une tâche.
7. Activez Nécessite une validation si la visite terminée doit être vérifiée avant clôture.
8. Cliquez sur Planifier pour finaliser la visite.

La liste des activités du modèle reste fixe pour chaque occurrence de visite. Vous ne pouvez pas supprimer d’activités du modèle ici, seulement réduire leur nombre de tâches à zéro pour cette visite. La prochaine visite créée à partir du modèle utilisera de nouveau les quantités originales d’activités.

Note : Les assignés pré-remplis sans accès à l’emplacement sont automatiquement retirés. Si aucun assigné valide ne reste, le bouton Planifier reste désactivé tant qu’au moins un assigné ayant accès n’est pas sélectionné.

Réaffecter des visites planifiées

Si l’intervenant initial ne peut pas réaliser une visite planifiée, vous pouvez la réaffecter à d’autres collaborateurs.

1. Allez sur la page Visites et ouvrez la barre latérale des détails de la visite concernée.
2. Cliquez sur Réaffecter en bas de la barre latérale.
3. Dans la fenêtre Réaffecter la visite, modifiez la liste des Assignés en supprimant les indisponibles et en ajoutant des remplaçants.
4. Confirmez avec Réaffecter.

La visite et les tâches en attente sont transférées aux nouveaux assignés qui verront la visite dans leurs listes sur l’application web et mobile. Au moins un assigné doit rester sélectionné. Les collaborateurs sans accès à l’emplacement de la visite seront exclus.

Seules les visites avec le statut Planifiée ou En cours peuvent être réaffectées. Les visites terminées ou annulées ne peuvent pas être modifiées.

Planifier des activités uniques en tant que visites indépendantes

Vous pouvez planifier une activité isolée qui ne fait pas partie d’un modèle en tant que visite à part entière.

1. Ouvrez Planificateur et cliquez sur Planifier une visite pour ouvrir la barre latérale Planification.
2. Glissez une activité de la section Activités libres vers le jour choisi dans le calendrier.
3. Ou bien cliquez sur une carte de recommandation À planifier qui ouvre un formulaire pré-rempli similaire.
4. Dans le formulaire Nouvelle visite, indiquez l’emplacement, la date ainsi que les heures de début et de fin.
5. Activez Nécessite une validation si la visite doit être vérifiée après réalisation.
6. Sélectionnez un ou plusieurs assignés ayant accès à l’emplacement.
7. Cliquez sur Planifier pour créer la visite.

Les plages horaires doivent être dans la même journée, l’heure de fin étant postérieure à l’heure de début et antérieure à minuit. Si l’heure de début est trop tardive pour permettre une heure de fin valide, le formulaire efface automatiquement les deux heures et propose une visite pour toute la journée.