Enviar informes por correo electrónico

Este artículo explica cómo enviar un informe generado directamente a sus compañeros o clientes por correo electrónico utilizando el sistema de correo integrado de BriqSafe, sin salir de la plataforma.

Nota

Rol requerido: Técnico

Localizar un informe generado

Antes de enviar un informe por correo electrónico, debe localizar el informe completado en la biblioteca de Documentos.

1. Abra Documentos en la biblioteca general de la organización (no en la pestaña de un Emplazamiento).
2. Si acaba de generar un informe, espere a que el estado cambie de Procesando a Listo. Actualice la página si es necesario.
3. Busque el informe por nombre, Emplazamiento o fecha de generación.
4. Confirme que el informe no muestra una etiqueta Procesando o Error. Solo los informes completados se pueden compartir.

Enviar un informe por correo electrónico

Use la función Compartir para enviar el informe por correo a miembros de la organización directamente desde BriqSafe.

1. Abra los detalles del informe deseado haciendo clic en su entrada en Documentos.
2. Haga clic en Compartir. (Nota: las carpetas no disponen de opción Compartir y no se pueden enviar archivos que estén subiendo o generándose.)
3. En el selector Seleccionar destinatarios, añada personas buscando su nombre o correo electrónico. Solo se pueden seleccionar miembros activos de su organización.
4. Agregue destinatarios en copia opcional en la segunda fila del selector.
5. Rellene el campo obligatorio Asunto.
6. Escriba un mensaje opcional que acompañará el correo.
7. Haga clic en Enviar para distribuir el informe.

Cada destinatario recibe un correo electrónico con un enlace seguro para descargar el informe válido durante 24 horas, en lugar de un archivo adjunto.

La sección de detalles de la entrada del informe registra todas las acciones de envío y muestra el estado de entrega por destinatario.

Consideraciones y limitaciones importantes

• Los destinatarios deben ser miembros activos de su organización; no es posible enviar informes directamente a direcciones externas a través de BriqSafe. Para compartir con terceros externos, descargue el informe y reenvíelo manualmente.
• El enlace de descarga enviado por correo caduca 24 horas después del envío.
• Los usuarios con rol Visor pueden abrir el diálogo Compartir, pero enviar el correo requiere permisos de Técnico; los intentos por usuarios no autorizados son rechazados al enviar.
• No se pueden compartir carpetas, por lo que solo se pueden enviar por correo archivos individuales (informes o documentos).
• Si un archivo está procesándose o ha fallado en generarse, no puede compartirse ni descargarse.
• Descargar un informe solo requiere acceso de visualización, pero enviarlo por correo requiere permisos para crearlo.
• El correo electrónico incluye un enlace para descargar el PDF con tiempo limitado; no se envía como archivo adjunto.

Formas alternativas de acceder a los informes

• También puede abrir informes generados recientemente desde Mi BriqSafe > Últimos informes en la pantalla de inicio.
• La descarga local del informe está disponible mediante la acción Descargar en la tarjeta o el menú de detalles del archivo. El enlace de descarga expira después de 1 hora.