Inviare report tramite email

Questo articolo spiega come inviare un report generato direttamente ai colleghi o ai clienti tramite il sistema di posta elettronica integrato di BriqSafe, senza uscire dalla piattaforma.

Nota

Ruolo richiesto: Ingegnere

Individuare un report generato

Prima di inviare un report tramite email, è necessario trovare il report completato nella libreria Documenti.

1. Aprire Documenti nella libreria a livello organizzativo (non nella scheda Location).
2. Se hai appena generato un report, attendi che lo stato cambi da Elaborazione a Pronto. Aggiorna la pagina se necessario.
3. Individua il report tramite il nome, la Location o la data di generazione.
4. Verifica che il report non mostri il badge Elaborazione o Fallito. Solo i report completati possono essere condivisi.

Inviare un report via email

Utilizza la funzione Condividi per inviare il report tramite email ai membri dell’organizzazione direttamente da BriqSafe.

1. Apri i dettagli del report desiderato cliccando sulla sua voce in Documenti.
2. Clicca su Condividi. (Nota: le cartelle non hanno l’opzione Condividi e i file ancora in caricamento o in generazione non possono essere inviati.)
3. Nel selettore Seleziona destinatari, aggiungi persone cercando nome o indirizzo email. Possono essere selezionati solo membri attivi della tua organizzazione.
4. Aggiungi eventuali destinatari in copia nella seconda riga del selettore.
5. Compila il campo obbligatorio Oggetto.
6. Inserisci un messaggio facoltativo da includere nell’email.
7. Clicca su Invia per distribuire il report.

Ogni destinatario riceve un’email con un link sicuro per il download, valido per 24 ore, invece di un allegato.

La sezione dettagli della voce del report registra ogni invio e mostra lo stato di consegna per ogni destinatario.

Indicazioni importanti e limitazioni

• I destinatari devono essere membri attivi della tua organizzazione; non è possibile inviare report a indirizzi esterni direttamente tramite BriqSafe. Per condividere al di fuori dell’organizzazione, scarica il report e inoltralo manualmente.
• Il link di download contenuto nell’email scade 24 ore dopo l’invio.
• Gli utenti con il ruolo di Visualizzatore possono aprire la finestra di Condivisione, ma l’invio richiede i permessi di Ingegnere; tentativi non autorizzati vengono rifiutati al momento dell’invio.
• Le cartelle non possono essere condivise, pertanto solo singoli file (report o documenti) possono essere inviati per email.
• Se un file è ancora in elaborazione o non è stato generato correttamente, non può essere condiviso o scaricato.
• Il download di un report richiede solo i permessi di visualizzazione, mentre l’invio via email richiede i permessi di creazione report.
• L’email contiene un link per il download limitato nel tempo del file PDF e non un allegato.

Metodi alternativi per accedere ai report

• Puoi anche aprire i report generati di recente da Il mio BriqSafe > Ultimi report nella schermata iniziale.
• Il download locale di un report è disponibile tramite l’azione Scarica dal menu della scheda o dei dettagli del file. Il link di download scade dopo 1 ora.