Rapporten per e-mail versturen

In dit artikel leest u hoe u een gegenereerd rapport direct via e-mail naar collega’s of opdrachtgevers verzendt met behulp van het ingebouwde e-mailsysteem binnen BriqSafe, zonder de applicatie te verlaten.

Opmerking

Vereiste rol: Engineer

Een gegenereerd rapport vinden

Voordat u een rapport per e-mail verstuurt, zoekt u het voltooide rapport op in de documentbibliotheek.

1. Open Documenten in de organisatie-brede bibliotheek (niet op een tabblad van een locatie).
2. Als u zojuist een rapport heeft gegenereerd, wacht u tot de status verandert van Bezig naar Klaar. Vernieuw de pagina indien nodig.
3. Zoek het rapport op naam, locatie of aanmaakdatum.
4. Controleer of het rapport geen Bezig- of Geïntegreerd-label toont. Alleen voltooide rapporten kunnen worden gedeeld.

Een rapport per e-mail versturen

Gebruik de functie Delen om het rapport rechtstreeks vanuit BriqSafe per e-mail te versturen naar leden van uw organisatie.

1. Open de detailweergave van het gewenste rapport door erop te klikken in Documenten.
2. Klik op Delen. (Let op: mappen hebben geen optie Delen en bestanden die nog worden verwerkt of geüpload, kunnen niet worden verzonden.)
3. Voeg in de functie Ontvangers selecteren personen toe door hun naam of e-mailadres te zoeken. Alleen actieve leden van uw organisatie zijn selecteerbaar.
4. Voeg indien gewenst ontvangers in kopie toe in de tweede regel van de selectie.
5. Vul het verplichte veld Onderwerp in.
6. Voer een optioneel bericht in dat bij de e-mail wordt meegestuurd.
7. Klik op Versturen om het rapport te verzenden.

Elke ontvanger krijgt een e-mail met een beveiligde downloadlink die 24 uur geldig is, in plaats van een bijlage.

In de detailweergave van het rapport wordt elke verzendactie geregistreerd, inclusief de afleverstatus per ontvanger.

Belangrijke aandachtspunten en beperkingen

• Ontvangers moeten actieve leden zijn van uw organisatie; u kunt via BriqSafe niet rechtstreeks rapporten naar externe e-mailadressen sturen. Wilt u buiten de organisatie delen, download het rapport en verstuur deze handmatig.
• De downloadlink in de e-mail verloopt 24 uur na verzending.
• Gebruikers met de rol Lezer kunnen het deelvenster Delen openen, maar het verzenden van e-mail vereist Engineer-rechten. Pogingen van onbevoegden worden geweigerd bij het verzenden.
• Mappen kunnen niet gedeeld worden; alleen individuele bestanden (rapporten of documenten) kunnen per e-mail verstuurd worden.
• Bestanden die nog in verwerking zijn of niet zijn gegenereerd kunnen niet gedeeld of gedownload worden.
• Voor het downloaden van een rapport is alleen kijkrecht vereist, maar voor het per e-mail versturen zijn ook aanmaaktaken nodig.
• De e-mail bevat een tijdgebonden downloadlink naar het PDF-bestand, niet het rapport als bijlage.

Alternatieve manieren om rapporten te openen

• U kunt recent gegenereerde rapporten ook openen via Mijn BriqSafe > Laatste rapporten op het startscherm.
• Rapporten lokaal downloaden kan via de Downloaden-knop in de kaart of het menu van het bestand. De downloadlink vervalt na 1 uur.