Envoyer des rapports par email

Ce guide explique comment envoyer un rapport généré directement à vos collègues ou clients par email en utilisant le système de messagerie intégré de BriqSafe, sans quitter la plateforme.

Remarque

Rôle requis : Ingénieur

Localiser un rapport généré

Avant d’envoyer un rapport par email, vous devez trouver le rapport terminé dans la bibliothèque Documents.

1. Ouvrez Documents dans la bibliothèque générale de l’organisation (pas dans un onglet Localisation).
2. Si vous venez de générer un rapport, patientez jusqu’à ce que le statut change de En cours à Prêt. Rafraîchissez la page si nécessaire.
3. Repérez le rapport selon son nom, la localisation ou la date de génération.
4. Vérifiez que le rapport ne porte pas une étiquette En cours ou Échec. Seuls les rapports terminés peuvent être partagés.

Envoyer un rapport par email

Utilisez la fonction Partager pour envoyer le rapport par email aux membres de l’organisation directement depuis BriqSafe.

1. Ouvrez les détails du rapport choisi en cliquant sur son entrée dans Documents.
2. Cliquez sur Partager. (Attention : les dossiers ne disposent pas de l’option Partager, et les fichiers encore en cours de téléchargement ou génération ne peuvent pas être envoyés.)
3. Dans le sélecteur Sélectionner les destinataires, ajoutez des personnes en recherchant leur nom ou leur adresse email. Seuls les membres actifs de votre organisation sont sélectionnables.
4. Ajoutez des destinataires en copie dans la deuxième ligne du sélecteur, si besoin.
5. Remplissez le champ obligatoire Objet.
6. Rédigez un message facultatif à joindre à l’email.
7. Cliquez sur Envoyer pour diffuser le rapport.

Chaque destinataire reçoit un email avec un lien sécurisé de téléchargement valable 24 heures, sans pièce jointe.

La section détails de l’entrée du rapport enregistre toutes les actions d’envoi et affiche le statut de livraison pour chaque destinataire.

Informations importantes et limitations

• Les destinataires doivent être membres actifs de votre organisation ; il n’est pas possible d’envoyer des rapports directement à des adresses externes via BriqSafe. Pour partager en dehors de votre organisation, téléchargez le rapport et transférez-le manuellement.
• Le lien de téléchargement envoyé par email expire 24 heures après l’envoi.
• Les utilisateurs avec le rôle Lecteur peuvent ouvrir la fenêtre Partager, mais l’envoi des emails nécessite les droits Ingénieur ; toute tentative non autorisée est refusée au moment de l’envoi.
• Les dossiers ne peuvent pas être partagés, seuls les fichiers individuels (rapports ou documents) peuvent être envoyés par email.
• Si un fichier est encore en cours de traitement ou a échoué à se générer, il ne peut ni être partagé ni téléchargé.
• Télécharger un rapport ne nécessite que le droit de consultation des rapports, mais l’envoi par email requiert des droits de création de rapports.
• L’email contient un lien de téléchargement temporisé vers le PDF. Aucun fichier n’est envoyé en pièce jointe.

Méthodes alternatives d’accès aux rapports

• Vous pouvez également ouvrir les rapports récemment générés depuis Mon BriqSafe > Derniers rapports sur l’écran d’accueil.
• Le téléchargement local d’un rapport est disponible via l’option Télécharger sur la carte ou dans le menu des détails du fichier. Le lien de téléchargement expire après 1 heure.