Envoyez un rapport généré ou un autre document stocké à vos collègues depuis BriqSafe sans le télécharger au préalable. Cet article explique comment choisir les destinataires, envoyer l'email et vérifier la livraison.
Rôle requis : Ingénieur ou supérieur
Avant de commencer
- Le rapport doit être terminé. Un fichier indiquant Traitement ou Échec ne peut pas être envoyé.
- Les destinataires doivent être des membres actifs de votre organisation. BriqSafe ne propose pas de champ libre pour saisir une adresse email.
Envoyer un rapport par email
- Ouvrez Documents et accédez aux détails du fichier.
- Sélectionnez Partager.
- Dans le sélecteur Sélectionner les destinataires, ajoutez les personnes qui doivent recevoir le rapport. Recherchez les membres actifs de l’organisation par nom ou email.
- Ajoutez les destinataires en copie dans la seconde ligne du sélecteur.
- Conservez ou modifiez l’objet. Il est prérempli avec Partage : suivi du nom du fichier.
- Éventuellement, saisissez un message.
- Sélectionnez Envoyer.
Chaque destinataire principal reçoit un email contenant un lien de téléchargement du fichier. Ce lien expire 24 heures après l’envoi. Le fichier est envoyé sous forme de lien, et non en pièce jointe.
Vérifier le statut de livraison
- Ouvrez les détails du fichier dans Documents.
- Consultez les 10 derniers envois du fichier.
- Ouvrez un envoi pour voir le statut de livraison de chaque destinataire principal.
Les statuts de livraison incluent en attente, envoyé, livré, échec et rejeté.
Limitations importantes
- Un dossier ne dispose pas de la fonction Partager. Ouvrez les détails d’un fichier à la place.
- Un fichier en cours de téléchargement ou de génération ne peut pas être envoyé.
- Un Visualiseur peut ouvrir Partager, mais l’envoi est refusé.
- Les destinataires en copie reçoivent l’email mais ne figurent pas dans l’historique des envois. Le nombre de destinataires et les statuts de livraison concernent uniquement les destinataires principaux.
- Pour envoyer le fichier à une personne extérieure à votre organisation, téléchargez-le et transférez-le vous-même.