Generar un informe y finalizar una evaluación de riesgo

Este artículo explica cómo generar informes y finalizar evaluaciones de riesgo dentro de la aplicación. Está dirigido a inspectores, ingenieros y gestores que gestionan evaluaciones y documentación relacionada.

Nota

Rol requerido: Ingeniero

Generar un informe desde el área Documentos

Utilice la página Documentos para producir informes PDF descargables que resumen el trabajo de cumplimiento realizado para un Emplazamiento.

1. Abra Documentos y seleccione Generar informe.
2. Seleccione un Tipo de informe de la lista:

• Informe de visita (requiere una Visita)
• Esquema de control (requiere un Alcance, opcional, con inicio en "Alcance completo")
• Recomendaciones técnicas (requiere una Evaluación de riesgo y un Alcance opcional)
• Libro de registro del emplazamiento (sustituye el ajuste de informe por sus propios bloques de configuración)
• PPCL y PSL (requieren una Evaluación de riesgo)
• Informe de resultados de laboratorio (requiere un trabajo de entrada de resultados de laboratorio)

3. Seleccione el Emplazamiento correspondiente.
4. Proporcione los datos adicionales solicitados según el tipo de informe elegido.
5. Para todos los tipos de informe excepto Libro de registro del emplazamiento, seleccione un Ajuste predefinido de informe (comienza en "Configuración por defecto").
6. Pulse Generar informe. La entrada del informe aparecerá inmediatamente en Documentos y la exportación se ejecutará en segundo plano, pasando de pendiente a procesando y después a completado o fallido.

Importante: El archivo PDF solo estará disponible una vez que la exportación en segundo plano finalice correctamente. Las exportaciones fallidas dejan una entrada sin archivo descargable.

Errores comunes al generar informes

• La información del cliente que aparece en los informes procede de las Estructuras del Emplazamiento. Si estas Estructuras pertenecen a diferentes clientes o están sin asignar, algunos informes (PPCL, PSL, Recomendaciones técnicas) omitirán datos del cliente. Asigne cada Estructura al cliente correcto antes de generar el informe.
• Generar informe solo está disponible en la vista de Documentos a nivel organizativo y está oculta para roles que solo pueden ver informes.
• Sólo se soporta la salida en PDF; no hay exportaciones a Word.
• Mientras se genera un informe, no aparecerá ningún archivo hasta que se complete el proceso.

Finalizar una evaluación de riesgo

Complete una evaluación de riesgo marcándola como finalizada una vez que todas las etapas y la conclusión del riesgo estén terminadas.

1. Abra la evaluación de riesgo.
2. Acceda a la etapa Conclusión de riesgo (solo accesible tras marcar todas las etapas anteriores como completadas).
3. Haga clic en Finalizar evaluación en el pie de página.
4. En el cuadro de confirmación, lea la advertencia sobre la irreversibilidad de esta acción y confirme pulsando Finalizar evaluación.

La evaluación quedará bloqueada, marcada como finalizada y se eliminará de la lista activa por defecto.

Consideraciones importantes antes de finalizar una evaluación

• Genere y descargue el informe final antes de finalizar la evaluación. Una vez finalizada, el formulario Generar informe y la acción Regenerar desaparecen para siempre, impidiendo la creación de informes.
• Finalizar es irreversible y bloquea todas las puntuaciones y el texto de la conclusión.
• Al finalizar una evaluación, el trabajo y la visita relacionados se completan automáticamente si no hay más trabajos abiertos; la visita pasa a revisión en back-office.
• No firme la visita manualmente antes de finalizar la evaluación, ya que esto omitirá cualquier trabajo abierto en lugar de completarlo.

Redactar el resumen ejecutivo en la Conclusión de riesgo

Documente la explicación profesional de los resultados de la evaluación antes de finalizar.

1. Abra la evaluación de riesgo y diríjase a la etapa Conclusión de riesgo.
2. Utilice el campo Resumen ejecutivo para escribir su resumen o pulse Generar para crear uno a partir de los datos de la evaluación.
3. Revise y edite el resumen según sea necesario.
4. Haga clic en Guardar para almacenar su entrada.

El resumen se bloquea y pasa a solo lectura tras finalizar la evaluación. Si luego cambian los datos, el campo se marca como Obsoleto y debe regenerarse o reescribirse antes de generar el informe.

Descargar o enviar por correo un informe de evaluación de riesgo

Una vez que la generación del informe se complete con éxito, entregue el archivo PDF a clientes o compañeros descargándolo o compartiéndolo.

1. Abra la evaluación de riesgo y acceda a la etapa Conclusión de riesgo.
2. Compruebe la sección Generar informe, confirmando que el estado del informe es Listo.
3. Haga clic en Descargar para guardar el PDF localmente.
4. Para enviar el informe por correo, abra la entrada del informe en la página Documentos.
5. Pulse Compartir, añada destinatarios y opcionalmente CC de los miembros de su organización, configure el asunto y mensaje, y envíe.

Los destinatarios recibirán un enlace seguro de descarga válido por 24 horas, en lugar de un archivo adjunto por correo.

Errores comunes al descargar o enviar por correo

• La descarga solo requiere permiso de lectura de informes, pero enviar por correo requiere permisos para crear informes.
• Sólo los miembros de la organización pueden ser destinatarios; no se pueden usar direcciones externas.
• Los enlaces caducan tras 24 horas; los destinatarios deben descargar dentro de este plazo o se debe repetir el proceso.
• La traducción automática del contenido del informe no está disponible actualmente; por tanto, puede aparecer contenido sin traducir en el idioma original.

Completar el visto bueno de una visita en móvil o web

Cierre y firme una visita tras revisar y finalizar o omitir todos los trabajos.

1. Finalice u omita todos los trabajos de la visita.
2. En móvil, pulse Cerrar visita en la lista de trabajos y acceda a la pestaña Visto bueno. Verifique los recuentos del RESUMEN DE TRABAJOS.
3. Realice su firma en el panel o marque la casilla de confirmación; cualquiera de las dos acciones borra la otra.
4. Pulse Cerrar visita. Si hay trabajos abiertos o falta una contrafirma requerida, confirme el aviso para firmar permitiendo trabajos omitidos.

En la aplicación web, complete el visto bueno seleccionando la visita, haciendo clic en Completar visita, añadiendo notas opcionales, firmando o marcando la casilla de confirmación, y completando los datos del representante si se requieren contrafirmas.

Los trabajos abiertos al firmar se omiten automáticamente y se registran para revisión en back-office.

Notas adicionales

• El visto bueno está deshabilitado hasta que se provea una firma válida o confirmación.
• El nombre, rol y firma del representante del edificio son obligatorios si se activan contrafirmas.
• Una firma requiere una marca visible; solo pulsar el panel sin dibujar no crea una firma.
• Las firmas mayores a 5 MB son rechazadas.
• Las visitas sin trabajos finalizados se registran como omitidas; cualquier comentario introducido se convierte en motivo de omisión.

Completar la revisión de una visita y generar el informe de trabajo

Tras revisar una visita, puede cerrarla con o sin generar el informe de trabajo.

1. Asigne causas raíz para cada desviación; el botón Completar revisión e informe permanece deshabilitado hasta hacerlo.
2. Pulse Completar revisión e informe y luego Completar revisión.
3. Seleccione un ajuste predefinido en Seleccionar ajuste predefinido de informe (se muestra el ajuste por defecto primero).
4. Elija Sin informe para cerrar solo la revisión, o Completar y enviar informe para colocar en cola el informe de visita y cerrar la revisión.

La visita queda fuera de la cola de revisión.

Detalles importantes

• La exportación del informe se coloca en cola antes de marcar la revisión como completada. Si la cola falla, la visita permanece pendiente de revisión. Puede existir duplicidad de archivos PDF si se reintenta cerrar tras una exportación exitosa.
• La opción Completar y enviar informe no está disponible para roles inferiores a Gerente.
• La exportación falla con el error "Organización no encontrada" si no hay organización asignada, o se rechaza si la visita no tiene trabajos finalizados u omitidos.

Qué hacer si falla la generación de un informe

Si la generación del informe falla, inicie el proceso de nuevo con los mismos datos.

1. Compruebe la entrada del informe en Documentos, que mostrará la etiqueta Fallido.
2. Dicha entrada no ofrece descarga ni opción de repetición; debe volver a usar Generar informe.
3. Introduzca de nuevo el tipo de informe, Emplazamiento y cualquier dato específico, y genere.

Mientras un informe está exportándose, su estado mostrará Procesando.

Generar un informe de Resultados de laboratorio desde un trabajo completado

Genere un informe que muestre los resultados de análisis de muestras y laboratorio a partir de un trabajo de entrada de resultados completado.

1. Seleccione Resultados de laboratorio como tipo de informe.
2. Elija el Emplazamiento.
3. Seleccione un trabajo completado de entrada de resultados de laboratorio de la lista disponible.
4. Haga clic en Generar informe.

Solo aparecen los trabajos completados de entrada de resultados vinculados al emplazamiento elegido. El formulario es inválido si no se selecciona ningún trabajo.

Generar un informe para el Libro de registro del emplazamiento

Obtenga un Libro de registro firmado y con periodo definido directamente desde el área Documentos sin salir de ella.

1. Seleccione Libro de registro del emplazamiento como tipo de informe.
2. Elija el Emplazamiento.
3. Rellene los campos específicos del libro de registro:

• Periodo: defina fechas de Desde y Hasta (rellenado por defecto con últimos 12 meses).
• Configure Alcance, Secciones, Referencias y Idioma del informe.
• Seleccione Representante del cliente y Firmante del informe.
• Marque la casilla que confirma que el firmante ha autorizado el informe.

4. Generar informe queda deshabilitado hasta que periodo, firmante y confirmación sean válidos.
5. Pulse Generar informe cuando esté activo.

El periodo no puede superar un año natural ni terminar en fecha futura. El firmante debe ser distinto a usted; no se permiten libros de registro autocertificados.

Resumen

Generar informes y finalizar evaluaciones de riesgo son tareas críticas que se realizan a través del área Documentos y el espacio de trabajo de evaluación de riesgo. Siempre genere informes antes de finalizar una evaluación, complete los resúmenes ejecutivos mientras sean editables y gestione cuidadosamente los vistos buenos de visitas para asegurar la correcta gestión de datos y la entrega de documentación conforme.