Een rapport genereren en een beoordeling afronden

In dit artikel wordt uitgelegd hoe u rapporten genereert en risicobeoordelingen afrondt binnen de applicatie. Dit is bedoeld voor inspecteurs, ingenieurs en managers die verantwoordelijk zijn voor beoordelingen en bijbehorende documentatie.

Opmerking

Vereiste rol: Ingenieur

Een rapport genereren vanuit het gedeelte Documenten

Gebruik de pagina Documenten om downloadbare PDF-rapporten te maken die het voltooide compliance-werk van een locatie samenvatten.

1. Open Documenten en selecteer Rapport genereren.
2. Kies een Rapporttype uit de lijst:

• Werkrapport (vereist een Bezoek)
• Controle Schema (vereist een Scope, optioneel, startend bij "Volledige scope")
• Technische Aanbevelingen (vereist een Risicobeoordeling en optioneel een Scope)
• Locatie Logboek (vervangt Rapportvoorkeur door eigen configuratievelden)
• PPCL en PSL (vereist een Risicobeoordeling)
• Laboratoriumresultaten Rapport (vereist een Laboratoriumresultaten invoer job)

3. Selecteer de relevante locatie.
4. Voer aanvullende gegevens in die voor het geselecteerde rapporttype vereist zijn.
5. Voor alle rapporttypen behalve Locatie Logboek kiest u een Rapportvoorkeur (standaard op "Standaardconfiguratie").
6. Druk op Rapport genereren. De rapportvermelding verschijnt direct onder Documenten en de export start op de achtergrond, met statusverandering van in afwachting naar bezig met verwerken en vervolgens naar voltooid of mislukt.

Belangrijk: Het PDF-bestand is pas beschikbaar nadat de achtergrondexport succesvol is afgerond. Mislukte exports laten een vermelding zonder downloadbaar bestand achter.

Veelvoorkomende valkuilen bij het genereren van rapporten

• De klantinformatie in rapporten is gebaseerd op de structuren van de locatie. Als deze structuren bij verschillende klanten horen of geen klanttoewijzing hebben, kunnen sommige rapporten (PPCL, PSL, Technische Aanbevelingen) klantgegevens ontbreken. Wijs elke structuur toe aan de juiste klant voordat u een rapport genereert.
• Rapport genereren is alleen beschikbaar in de organisatiebrede Documenten-weergave en is verborgen voor rollen die alleen rapporten mogen bekijken.
• Alleen PDF-uitvoer wordt ondersteund; Word-exporten zijn niet beschikbaar.
• Tijdens het genereren van een rapport verschijnt het bestand pas na voltooiing.

Een risicobeoordeling afronden

Rond een risicobeoordeling af door deze als voltooid te markeren zodra alle fasen en de risicoconclusie zijn afgerond.

1. Open de risicobeoordeling.
2. Ga naar de fase Risicoconclusie (alleen toegankelijk nadat alle andere fasen als voltooid zijn gemarkeerd).
3. Klik onderaan op Beoordeling afronden.
4. Lees in het bevestigingsvenster de waarschuwing dat deze actie niet ongedaan kan worden gemaakt en bevestig door opnieuw op Beoordeling afronden te klikken.

De beoordeling wordt dan vergrendeld, als voltooid gemarkeerd en uit de standaardlijst met actieve beoordelingen verwijderd.

Belangrijke overwegingen vóór het afronden van een beoordeling

• Genereer en download het definitieve rapport vóór het afronden van de beoordeling. Na afronding verdwijnen het formulier Rapport genereren en de actie Opnieuw genereren permanent, waardoor rapportcreatie niet meer mogelijk is.
• Afronden is onomkeerbaar en vergrendelt alle scores en de conclusietekst.
• Het afronden van een beoordeling maakt ook automatisch de gerelateerde klus en het bezoek af, mits er geen andere openstaande klussen zijn; het bezoek gaat dan naar de backoffice ter controle.
• Onderteken het bezoek niet handmatig vóór afronding, omdat daarmee openstaande klussen worden overgeslagen in plaats van afgerond.

Het uitvoerend verslag schrijven bij de Risicoconclusie

Documenteer de professionele samenvatting van de beoordelingsresultaten vóór het afronden.

1. Open de risicobeoordeling en ga naar de fase Risicoconclusie.
2. Gebruik het veld Uitvoerend verslag om uw samenvatting te typen of klik op Genereren om een concept te maken op basis van beoordelingsgegevens.
3. Controleer en bewerk de samenvatting waar nodig.
4. Klik op Opslaan om uw invoer te bewaren.

De samenvatting wordt vergrendeld en alleen-lezen na het afronden van de beoordeling. Als daarna gegevens wijzigen, wordt het veld als Verouderd gemarkeerd en moet het opnieuw worden gegenereerd of herschreven vóór rapportage.

Een risicobeoordelingsrapport downloaden of per e-mail versturen

Na succesvolle rapportgeneratie kunt u het PDF-bestand downloaden of delen met klanten of collega’s.

1. Open de risicobeoordeling en ga naar de fase Risicoconclusie.
2. Controleer in het gedeelte Rapport genereren of de rapportstatus Klaar is.
3. Klik op Downloaden om het PDF-bestand lokaal op te slaan.
4. Om het rapport per e-mail te verzenden, open de rapportvermelding op de pagina Documenten.
5. Klik op Delen, voeg ontvangers en optionele Cc's uit de leden van uw organisatie toe, stel onderwerp en bericht in en verzend.

Ontvangers krijgen een beveiligde downloadlink die 24 uur geldig is in plaats van een bijlage.

Veelvoorkomende valkuilen bij downloaden of e-mailen

• Downloaden vereist alleen leesrechten voor rapporten, maar voor e-mailen zijn rechten voor het aanmaken van rapporten nodig.
• Alleen leden van de organisatie kunnen als ontvangers worden toegevoegd; externe e-mailadressen zijn niet toegestaan.
• De links vervallen na 24 uur; ontvangers moeten binnen die periode downloaden of het proces moet worden herhaald.
• Automatische vertaling van rapportinhoud is momenteel niet beschikbaar; onvertaalde delen kunnen in de oorspronkelijke taal verschijnen.

Een bezoek afronden op mobiel of web

Sluit een bezoek af en teken het goed nadat alle klussen zijn gecontroleerd en afgerond of overgeslagen.

1. Rond alle openstaande klussen af of sla ze over.
2. Op mobiel: tik op Afsluiten Bezoek in de kluslijst en ga naar het tabblad Goedkeuring. Controleer de KLUSOVERZICHT-aantallen.
3. Zet uw handtekening op het scherm of vink het bevestigingsvak aan; het één verwijdert het ander.
4. Tik op Afsluiten Bezoek. Als er openstaande klussen zijn of een vereiste tegenhandtekening ontbreekt, bevestig dan de melding om te tekenen en het overslaan van klussen toe te staan.

Op de webapp voltooit u de goedkeuring door het bezoek te selecteren, te klikken op Bezoek voltooien, eventuele notities toe te voegen, de handtekening van de werknemer te plaatsen of het bevestigingsvak aan te vinken, en indien nodig de gegevens van de vertegenwoordiger in te vullen.

Openstaande klussen bij afronding worden automatisch als overgeslagen geregistreerd en voor backofficecontrole vastgelegd.

Aanvullende opmerkingen

• Goedkeuring is uitgeschakeld totdat een geldige handtekening is geplaatst of het bevestigingsvak is aangevinkt.
• De naam, functie en handtekening van de gebouwvertegenwoordiger zijn verplicht als tegenhandtekeningen zijn ingeschakeld.
• Een handtekening vereist een zichtbaar teken; alleen op het veld klikken zonder te tekenen creëert geen handtekening.
• Handtekeningen groter dan 5 MB worden geweigerd.
• Bezoeken zonder afgeronde klussen worden als Overgeslagen geregistreerd; opmerkingen worden als reden vastgelegd.

Een bezoekbeoordeling voltooien en het werkrapport genereren

Na het beoordelen van een bezoek kunt u het afsluiten met of zonder het genereren van het werkrapport.

1. Ken voor elke afwijking een hoofd ​​oorzaak toe; de knop Beoordeling Voltooien en Rapport blijft uitgeschakeld totdat dit is gedaan.
2. Klik op Beoordeling Voltooien en Rapport en vervolgens op Beoordeling Voltooien.
3. Kies een voorkeuze onder Rapportvoorkeur selecteren (standaard voorkeuze staat eerst).
4. Kies Zonder Rapport om alleen de beoordeling af te sluiten, of Voltooien en Rapport versturen om de werkrapportage in de wachtrij te zetten en de beoordeling daarna te sluiten.

Het bezoek wordt daarna uit de beoordelingswachtrij verwijderd.

Belangrijke details

• De export van het werkrapport wordt in de wachtrij geplaatst voordat de beoordeling als voltooid wordt gemarkeerd. Als het plaatsen in de wachtrij mislukt, blijft het bezoek in afwachting van beoordeling. Bij opnieuw proberen kunnen dubbele PDF-bestanden ontstaan na een succesvolle export.
• De optie Voltooien en Rapport versturen is niet zichtbaar voor rollen lager dan Manager.
• De export faalt met "Organisatie niet gevonden" als er geen organisatie is vastgesteld, of weigert indien het bezoek geen afgeronde of overgeslagen klussen bevat.

Wat te doen als een rapport niet genereert

Als de rapportgeneratie mislukt, start u het proces opnieuw met dezelfde invoergegevens.

1. Controleer in Documenten de rapportvermelding, die een Mislukt-badge toont.
2. De vermelding biedt geen download- of herstartoptie; begin opnieuw via Rapport genereren.
3. Voer het rapporttype, de locatie en eventuele type-specifieke gegevens opnieuw in en genereer opnieuw.

Terwijl een rapport nog wordt geëxporteerd, is de status Bezig met verwerken.

Een rapport Laboratoriumresultaten genereren van een afgeronde klus

Maak een rapport met monsters en laboratoriumanalysegegevens van een afgeronde 'laboratoriumresultaten invoer'-klus.

1. Kies als rapporttype Laboratoriumresultaten.
2. Selecteer de locatie.
3. Kies een afgeronde klus voor laboratoriumresultaten uit de lijst.
4. Klik op Rapport genereren.

Alleen afgeronde laboratoriumresultaten-klussen die betrekking hebben op de gekozen locatie worden getoond. Het formulier is ongeldig zonder selectie van een klus.

Een Locatie Logboek rapport genereren

Maak een ondertekend, periode-gebonden Locatie Logboek direct aan vanuit het gedeelte Documenten zonder de pagina te verlaten.

1. Kies Locatie Logboek als rapporttype.
2. Selecteer de locatie.
3. Vul de logboek-specifieke velden in:

• Periode: geef een Van- en Tot-datum op (standaard ingevuld met de laatste 12 maanden).
• Stel Scope, Secties, Referenties en Rapporttaal in.
• Kies een Klantenvertegenwoordiger en een Ondertekenaar rapport.
• Vink het vakje aan ter bevestiging dat de ondertekenaar het rapport heeft goedgekeurd.

4. Rapport genereren blijft uitgeschakeld totdat periode, ondertekenaar en bevestiging geldig zijn.
5. Klik op Rapport genereren zodra deze optie beschikbaar is.

De rapportageperiode mag niet langer zijn dan een kalenderjaar en mag niet in de toekomst eindigen. De ondertekenaar moet verschillen van uw eigen gebruiker; zelfondertekende logboeken zijn niet toegestaan.

Samenvatting

Het genereren van rapporten en het afronden van risicobeoordelingen zijn cruciale taken die worden uitgevoerd via het gedeelte Documenten en de werkomgeving van risicobeoordelingen. Genereer altijd eerst rapporten voordat u een beoordeling afrondt, stel uitvoerende samenvattingen op zolang deze bewerkbaar zijn en beheer het afsluiten van bezoeken zorgvuldig om een correcte gegevensverwerking en naleving van documentatie te waarborgen.