Générer un rapport et terminer une évaluation

Cet article explique comment générer des rapports et finaliser les évaluations des risques dans l’application. Il s’adresse aux inspecteurs, ingénieurs et responsables qui gèrent les évaluations et les documents associés.

Remarque

Rôle requis : Ingénieur

Générer un rapport depuis la zone Documents

Utilisez la page Documents pour produire des rapports PDF téléchargeables résumant les opérations de conformité réalisées pour un Lieu.

1. Ouvrez Documents et sélectionnez Générer un rapport.
2. Choisissez un Type de rapport dans la liste :

• Rapport d’intervention (requiert une Visite)
• Schéma de contrôle (requiert un Champ d’application, optionnel, en commençant par « Champ complet »)
• Recommandations techniques (requiert une Évaluation des risques et un Champ d’application optionnel)
• Registre du lieu (remplace le préréglage de rapport par ses propres blocs de configuration)
• PPCL et PSL (requiert une Évaluation des risques)
• Rapport d’analyses de laboratoire (nécessite un travail d’entrée des résultats de laboratoire)

3. Sélectionnez le Lieu concerné.
4. Fournissez les informations supplémentaires nécessaires selon le type de rapport choisi.
5. Pour tous les types de rapport sauf Registre du lieu, choisissez un Préréglage de rapport (commence sur « Configuration par défaut »).
6. Cliquez sur Générer le rapport. La saisie du rapport apparaît immédiatement dans Documents et l’export se déroule en arrière-plan, passant de en attente à en traitement, puis à terminé ou échoué.

Important : Le fichier PDF n’est disponible que lorsque l’export en arrière-plan est terminé avec succès. Les exports échoués laissent une entrée sans fichier téléchargeable.

Pièges fréquents lors de la génération de rapports

• Les informations client affichées dans les rapports proviennent des Structures du Lieu. Si ces Structures appartiennent à différents clients ou n’ont pas de client assigné, certains rapports (PPCL, PSL, Recommandations techniques) ne contiendront pas les données client. Assignez chaque Structure au bon client avant de générer.
• Générer un rapport est uniquement disponible dans la vue organisationnelle Documents et est masqué pour les rôles qui ne peuvent que consulter les rapports.
• Seul le format PDF est pris en charge ; l’export au format Word n’est pas disponible.
• Lors de la génération d’un rapport, aucun fichier n’apparaît avant la fin du traitement.

Terminer une évaluation des risques

Finalisez une évaluation des risques en la marquant comme terminée une fois toutes les étapes et la conclusion des risques achevées.

1. Ouvrez l’évaluation des risques.
2. Accédez à l’étape Conclusion des risques (accessible uniquement après avoir marqué toutes les autres étapes comme terminées).
3. Cliquez sur Terminer l’évaluation dans le pied de page.
4. Dans la boîte de confirmation, lisez l’avertissement indiquant que cette action est irréversible, puis confirmez en cliquant sur Terminer l’évaluation.

L’évaluation est alors verrouillée, marquée comme terminée et retirée de la liste active par défaut.

Considérations importantes avant de terminer une évaluation

• Générez et téléchargez le rapport final avant de terminer l’évaluation. Une fois terminée, le formulaire Générer un rapport ainsi que l’action Régénérer disparaissent définitivement, empêchant toute création de rapport.
• La fin de l’évaluation est irréversible et verrouille tous les scores ainsi que la narration de conclusion.
• Terminer une évaluation clôt également automatiquement le travail et la visite associés si aucun autre travail ouvert n’existe ; la visite passe en revue back-office.
• Ne validez pas manuellement la visite avant d’avoir terminé l’évaluation, car cela contournerait les travaux ouverts au lieu de finaliser l’évaluation correctement.

Rédiger le résumé exécutif dans la Conclusion des risques

Documentez la synthèse professionnelle expliquant les résultats de l’évaluation avant de la terminer.

1. Ouvrez l’évaluation des risques et naviguez jusqu’à l’étape Conclusion des risques.
2. Dans le champ Résumé exécutif, saisissez votre synthèse ou cliquez sur Générer pour créer un brouillon à partir des données de l’évaluation.
3. Relisez et modifiez le résumé selon vos besoins.
4. Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder votre saisie.

Le résumé est verrouillé et devient en lecture seule après la fin de l’évaluation. Si les données changent ultérieurement, ce champ sera signalé comme Obsolète et nécessitera une régénération ou une réécriture avant de générer le rapport.

Télécharger ou envoyer par e-mail un rapport d’évaluation des risques

Après la réussite de la génération du rapport, envoyez le fichier PDF aux clients ou collègues en le téléchargeant ou en le partageant.

1. Ouvrez l’évaluation des risques et allez à l’étape Conclusion des risques.
2. Vérifiez la section Générer un rapport et confirmez que le statut du rapport est Prêt.
3. Cliquez sur Télécharger pour enregistrer le PDF localement.
4. Pour envoyer le rapport par e-mail, ouvrez son entrée dans la page Documents.
5. Cliquez sur Partager, ajoutez les destinataires et les copies optionnelles parmi les membres de votre organisation, saisissez l’objet et le message, puis envoyez.

Les destinataires reçoivent un lien sécurisé de téléchargement valable 24 heures au lieu d’une pièce jointe par e-mail.

Pièges fréquents lors du téléchargement ou de l’envoi

• Le téléchargement nécessite uniquement un accès en lecture aux rapports, mais l’envoi par e-mail requiert la permission de création de rapports.
• Seuls les membres de l’organisation peuvent être destinataires ; les adresses externes ne sont pas autorisées.
• Les liens expirent au bout de 24 heures ; les destinataires doivent télécharger le fichier dans ce délai ou l’opération doit être réitérée.
• La traduction automatique du contenu des rapports n’est pas encore fonctionnelle ; le contenu non traduit peut apparaître dans la langue d’origine.

Clôturer une visite sur mobile ou web

Finalisez et signez une visite après que tous les travaux soient terminés ou ignorés.

1. Terminez ou ignorez tous les travaux dans la visite.
2. Sur mobile, appuyez sur Clôturer la visite dans la liste des travaux et rendez-vous dans l’onglet Validation. Vérifiez le récapitulatif des travaux.
3. Tracez votre signature sur le pavé ou cochez la case de confirmation ; l’un ou l’autre efface l’autre.
4. Appuyez sur Clôturer la visite. Si des travaux sont encore ouverts ou qu’une contresignature requise manque, confirmez l’invite pour valider tout en autorisant les travaux ignorés.

Sur l’application web, effectuez la validation en sélectionnant la visite, cliquant sur Terminer la visite, ajoutant des notes optionnelles, fournissant la signature du travailleur ou cochant la case de confirmation, puis en complétant les informations sur le représentant si des contresignatures sont nécessaires.

Les travaux ouverts lors de la validation sont automatiquement ignorés et notifiés pour revue back-office.

Notes complémentaires

• La validation est désactivée tant qu’une signature valide ou confirmation n’est pas fournie.
• Le nom, le rôle et la signature du représentant du bâtiment sont obligatoires si les contresignatures sont activées.
• Une signature nécessite un tracé visible ; cliquer sur le pavé sans dessiner ne crée pas de signature.
• Les signatures supérieures à 5 Mo sont rejetées.
• Les visites sans travaux complétés sont enregistrées comme Ignorées ; tout commentaire saisi devient la raison du rejet.

Terminer une revue de visite et générer le rapport d’intervention

Après avoir revu une visite, vous pouvez la clôturer avec ou sans générer le rapport d’intervention.

1. Attribuez une cause principale à chaque écart ; le bouton Terminer la revue et le rapport reste désactivé tant que cela n’est pas fait.
2. Cliquez sur Terminer la revue et le rapport puis sur Terminer la revue.
3. Sélectionnez un préréglage sous Sélectionner un préréglage de rapport (le préréglage par défaut est affiché en premier).
4. Choisissez Sans rapport pour uniquement clôturer la revue, ou Terminer et envoyer le rapport pour mettre en file le rapport d’intervention et clôturer la revue ensuite.

La visite quitte alors la file d’attente de revue.

Détails importants

• L’export du rapport d’intervention est mis en file avant que la revue soit marquée comme terminée. En cas d’échec, la visite reste en attente de revue. Une fermeture répétée de la revue après export réussi peut entraîner des fichiers PDF en double.
• L’option Terminer et envoyer le rapport n’est pas visible pour les rôles inférieurs à Responsable.
• L’export échoue avec "Organisation introuvable" si aucune organisation n’est résolue, ou est refusé si la visite n’a aucun travail terminé ou ignoré.

Que faire en cas d’échec de la génération d’un rapport

Si la génération du rapport échoue, relancez la procédure avec les mêmes paramètres initiaux.

1. Vérifiez l’entrée du rapport dans Documents, qui affichera un badge Échec.
2. Cette entrée ne permet ni téléchargement ni relance ; recommencez par Générer un rapport.
3. Renseignez à nouveau le type de rapport, le Lieu et les détails spécifiques, puis générez le rapport.

Durant l’export, le statut du rapport affiche En traitement.

Générer un rapport d’analyses de laboratoire depuis un travail terminé

Créez un rapport affichant les résultats d’échantillons et d’analyses de laboratoire issus d’un travail terminé de saisie des résultats de laboratoire.

1. Sélectionnez Résultats de laboratoire comme type de rapport.
2. Choisissez le Lieu.
3. Choisissez un travail terminé de saisie des résultats de laboratoire dans la liste proposée.
4. Cliquez sur Générer le rapport.

Seuls les travaux terminés de saisie des résultats de laboratoire affectés au Lieu sélectionné sont disponibles. Le formulaire est invalide sans sélection de travail.

Générer un rapport de registre du lieu

Produisez un registre signé et cadré dans le temps directement depuis l’espace Documents sans en sortir.

1. Sélectionnez Registre du lieu comme type de rapport.
2. Choisissez le Lieu.
3. Remplissez les champs spécifiques au registre :

• Période : définissez les dates de Début et de Fin (préremplies sur les 12 derniers mois).
• Paramétrez le Champ d’application, les Sections, les Références et la Langue du rapport.
• Sélectionnez le Représentant client et le Signataire du rapport.
• Cochez la case confirmant que le signataire a autorisé le rapport.

4. Générer le rapport reste désactivé tant que la période, le signataire et la confirmation ne sont pas valides.
5. Cliquez sur Générer le rapport dès que possible.

La période du rapport ne peut excéder un an calendaire ni contenir de date future. Le signataire doit être une personne différente de l’utilisateur ; les registres auto-signés ne sont pas autorisés.

Résumé

La génération des rapports et la finalisation des évaluations des risques sont des tâches critiques réalisées via la zone Documents et l’interface des évaluations. Veillez toujours à générer les rapports avant de terminer une évaluation, à compléter les résumés exécutifs tant qu’ils sont modifiables, et à gérer soigneusement les validations de visites afin d’assurer la bonne gestion des données et la conformité documentaire.