Generare un rapporto e completare una valutazione

Questo articolo spiega come generare rapporti e completare le valutazioni del rischio all'interno dell'applicazione. È pensato per ispettori, ingegneri e responsabili che gestiscono valutazioni e documentazione associata.

Nota

Ruolo richiesto: Ingegnere

Generare un rapporto dall'area Documenti

Utilizza la pagina Documenti per creare rapporti PDF scaricabili che riassumono il lavoro di conformità completato per una Posizione.

1. Apri Documenti e seleziona Genera rapporto.
2. Scegli un Tipo di rapporto dall'elenco:

• Rapporto di lavoro (richiede una Visita)
• Schema di controllo (richiede un Ambito, opzionale, inizia con "Ambito completo")
• Raccomandazioni tecniche (richiede una Valutazione del rischio e un Ambito opzionale)
• Registro della Posizione (sostituisce il Preset rapporto con blocchi di configurazione dedicati)
• PPCL e PSL (necessitano di una Valutazione del rischio)
• Rapporto risultati laboratorio (richiede un lavoro di inserimento risultati laboratorio completato)

3. Seleziona la Posizione di interesse.
4. Inserisci i dettagli aggiuntivi richiesti in base al tipo di rapporto selezionato.
5. Per tutti i tipi di rapporto tranne Registro della Posizione, scegli un Preset rapporto (inizialmente "Configurazione predefinita").
6. Premi Genera rapporto. La voce del rapporto compare immediatamente in Documenti e l'esportazione viene eseguita in background, passando dallo stato in attesa a in elaborazione e infine a completata o fallita.

Importante: Il file PDF sarà disponibile solo al completamento con successo dell'esportazione in background. Se l'esportazione fallisce, il rapporto apparirà senza file scaricabile.

Problemi comuni nella generazione dei rapporti

• Le informazioni sul cliente riportate nei rapporti derivano dalle Strutture della Posizione. Se queste appartengono a clienti diversi o non sono assegnate a un cliente, alcuni rapporti (PPCL, PSL, Raccomandazioni tecniche) non conterranno dati cliente. Assicurarsi che ogni Struttura sia correttamente assegnata prima di generare.
• Genera rapporto è disponibile solo nella visualizzazione Documenti a livello organizzativo ed è nascosto ai ruoli con permesso di sola visualizzazione.
• Viene supportato solo il formato PDF; esportazioni in Word non sono disponibili.
• Durante la generazione, il file non sarà visibile finché non sarà completata l'operazione.

Completare una valutazione del rischio

Finalizza una valutazione del rischio marcandola come completata una volta concluse tutte le fasi e la conclusione del rischio.

1. Apri la valutazione del rischio.
2. Vai alla fase Conclusione del rischio (accessibile solo dopo aver completato tutte le altre fasi).
3. Clicca su Completa valutazione nel piè di pagina.
4. Nel dialogo di conferma, leggi l'avvertimento che l'azione è irreversibile e conferma cliccando Completa valutazione.

La valutazione viene quindi bloccata, marcata come completa e rimossa dall'elenco attivo predefinito.

Considerazioni importanti prima di completare una valutazione

• Genera e scarica il rapporto finale prima di completare la valutazione. Una volta conclusa, il modulo Genera rapporto e l’azione Rigenera scompaiono in modo permanente, impedendo ulteriori creazioni di rapporti.
• Il completamento è irreversibile e blocca tutti i punteggi e la narrazione della conclusione.
• Completare la valutazione chiude automaticamente anche il lavoro e la visita associati se non esistono altri lavori aperti; la visita viene quindi trasferita alla revisione back-office.
• Non firmare manualmente la visita prima di completare la valutazione, poiché ciò comporterebbe la mancata esecuzione dei lavori aperti anziché la loro conclusione.

Scrivere il sommario esecutivo nella Conclusione del rischio

Documenta la narrazione professionale che spiega i risultati della valutazione prima di completarla.

1. Apri la valutazione del rischio e passa alla fase Conclusione del rischio.
2. Usa il campo Sommario esecutivo per digitare il tuo testo o clicca Genera per creare una bozza dai dati della valutazione.
3. Rivedi e modifica il sommario se necessario.
4. Clicca Salva per conservare l'inserimento.

Il sommario viene bloccato e reso di sola lettura al completamento della valutazione. Se successivamente i dati cambiano, il campo viene segnalato come Obsoleto e richiede rigenerazione o riscrittura prima di generare un nuovo rapporto.

Scaricare o inviare via email un rapporto di valutazione del rischio

Dopo la generazione completata con successo, è possibile consegnare il file PDF ai clienti o colleghi scaricandolo o condividendolo direttamente.

1. Apri la valutazione del rischio e vai alla fase Conclusione del rischio.
2. Controlla la sezione Genera rapporto, assicurandoti che lo stato del rapporto sia Pronto.
3. Clicca Scarica per salvare il PDF localmente.
4. Per inviare via email, apri la voce del rapporto nella pagina Documenti.
5. Clicca su Condividi, aggiungi destinatari e eventuali copie conoscenza tra i membri della tua organizzazione, inserisci oggetto e messaggio, quindi invia.

I destinatari ricevono un link sicuro per il download, valido 24 ore, invece di un allegato email.

Problemi comuni durante il download o l'invio

• Il download richiede solo il permesso di lettura rapporti, mentre l'invio via email necessita del permesso di creazione rapporti.
• Solo i membri dell’organizzazione possono essere destinatari; indirizzi esterni non sono ammessi.
• I link scadono dopo 24 ore; i destinatari devono scaricare entro tale termine o ripetere la procedura.
• La traduzione automatica del contenuto del rapporto non è attiva; potrebbe apparire nella lingua originale.

Completare la chiusura di una visita su dispositivo mobile o web

Chiudi e firma una visita dopo che tutti i lavori sono stati revisionati, completati o saltati.

1. Completa o salta tutti i lavori della visita.
2. Su mobile, tocca Chiudi visita nella lista dei lavori e passa alla scheda Firma. Verifica i conteggi nel RIEPILOGO LAVORI.
3. Disegna la firma sul pad o seleziona la casella di conferma; entrambe le azioni si annullano a vicenda.
4. Tocca Chiudi visita. Se ci sono lavori aperti o manca una controfirma obbligatoria, conferma il prompt per chiudere comunque la visita saltando i lavori aperti.

Nel web, completa la firma selezionando la visita, cliccando Completa visita, aggiungendo note opzionali, fornendo la firma del lavoratore o spuntando la casella di conferma, e inserendo i dati del rappresentante se richieste controfirme.

I lavori aperti alla firma vengono automaticamente saltati e registrati per revisione back-office.

Note aggiuntive

• La firma è disabilitata finché non viene fornita una firma valida o la conferma.
• Nome, ruolo e firma del rappresentante dell'edificio sono obbligatori se sono attive le controfirme.
• Una firma richiede un tratto visibile; cliccare il pad senza disegnare non crea firma.
• Firme superiori a 5 MB sono respinte.
• Visite senza lavori completati vengono registrate come Saltate; eventuali commenti inseriti diventano la motivazione della saltatura.

Completare la revisione di una visita e generare il rapporto di lavoro

Dopo la revisione di una visita, puoi chiuderla con o senza generare il rapporto di lavoro.

1. Assegna la causa principale per ogni deviazione; il pulsante Completa revisione e rapporto rimane disabilitato finché non sono assegnate tutte.
2. Clicca Completa revisione e rapporto e poi Completa revisione.
3. Seleziona un preset sotto Seleziona preset rapporto (mostrato il preset predefinito per primo).
4. Scegli tra Senza rapporto per chiudere solo la revisione o Completa e invia rapporto per mettere in coda il rapporto di lavoro e chiudere la revisione successivamente.

La visita viene quindi rimossa dalla coda di revisione.

Dettagli importanti

• L'esportazione del rapporto è messa in coda prima della conclusione della revisione. Se la coda fallisce, la visita resta in attesa di revisione. Se si ripete la chiusura dopo un esportazione riuscita, potrebbero essere generati duplicati del PDF.
• L'opzione Completa e invia rapporto non è visibile per ruoli inferiori a Responsabile.
• L'esportazione fallisce con errore "Organizzazione non trovata" se non è risolta l’organizzazione, o viene rifiutata se la visita non ha lavori completati o saltati.

Cosa fare in caso di errore nella generazione del rapporto

Se la generazione del rapporto fallisce, riavvia il processo utilizzando gli stessi dati iniziali.

1. Controlla la voce del rapporto in Documenti, che mostrerà un badge Fallito.
2. La voce non offre opzioni di download o rilancia; esegui nuovamente Genera rapporto.
3. Reinserisci tipo di rapporto, Posizione e dettagli specifici, poi genera.

Durante l'esportazione, lo stato del rapporto sarà In elaborazione.

Generare un rapporto risultati laboratorio da un lavoro completato

Crea un rapporto che mostra campioni e analisi di laboratorio da un lavoro di inserimento risultati laboratorio completato.

1. Seleziona Risultati laboratorio come tipo di rapporto.
2. Scegli la Posizione.
3. Seleziona un lavoro di inserimento risultati laboratorio completato dall'elenco disponibile.
4. Clicca Genera rapporto.

Sono mostrati solo i lavori completati relativi alla Posizione selezionata. Il modulo è invalido senza la selezione di un lavoro.

Generare un rapporto Registro della Posizione

Produci un Registro della Posizione firmato e con ambito temporale direttamente dall’area Documenti senza uscire da essa.

1. Seleziona Registro della Posizione come tipo di rapporto.
2. Scegli la Posizione.
3. Compila i campi specifici del registro:

• Periodo: definisci date di Inizio e Fine (precompilate con gli ultimi 12 mesi).
• Imposta Ambito, Sezioni, Riferimenti e Lingua del rapporto.
• Seleziona Rappresentante del cliente e Firmatario del rapporto.
• Spunta la casella che conferma l'autorizzazione del firmatario.

4. Genera rapporto resta disabilitato finché periodo, firmatario e conferma non sono validi.
5. Clicca Genera rapporto una volta attivo.

Il periodo del rapporto non può superare un anno solare né terminare in futuro. Il firmatario deve essere diverso dal proprio utente; non sono consentiti registri auto-firmati.

Riassunto

Generare rapporti e completare le valutazioni del rischio sono operazioni fondamentali gestite tramite l’area Documenti e lo spazio di lavoro delle valutazioni. Ricordati di generare sempre i rapporti prima di completare una valutazione, di redigere i sommari esecutivi mentre sono modificabili e di gestire con attenzione le firme delle visite per garantire la corretta gestione dei dati e la consegna della documentazione di conformità.