Sube documentos de cumplimiento, fotos como evidencia, certificados y archivos de referencia a la biblioteca central de Documentos para que tus compañeros puedan acceder a ellos.
Rol requerido: Ingeniero o superior
Antes de empezar
- La organización no debe estar archivada. La subida de archivos está bloqueada mientras la organización esté archivada.
Subir un archivo desde Documentos
Usa este procedimiento cuando trabajes en la biblioteca Documentos a nivel organizativo.
- Abre Documentos y accede a la carpeta donde debe almacenarse el archivo.
- Selecciona Subir.
- Elige el archivo en Archivo. El campo Nombre se rellena con el nombre del archivo, pero puedes editarlo. Añade opcionalmente una Descripción y Etiquetas separadas por comas.
- Opcionalmente, selecciona un Ubicación.
- Selecciona Subir.
Elige dónde se almacena el archivo
- Dentro de una carpeta de Ubicación, el campo Ubicación está oculto y el archivo toma esa ubicación automáticamente.
- Dentro de una carpeta a nivel de cliente u organización, deja el campo Ubicación vacío para mantener el archivo a nivel organizativo, o selecciona una Ubicación.
- En el nivel superior, un archivo no puede quedar ahí. Sin Ubicación, se guarda en Documentos de la organización. Con una Ubicación, se guarda en la carpeta de esa Ubicación.
Subir un archivo desde una Ubicación
Utiliza la pestaña Documentos dentro de la Ubicación cuando el archivo pertenezca a esa Ubicación.
- Abre Ubicaciones, selecciona la Ubicación y abre Documentos.
- Selecciona Subir.
- Elige el archivo en Archivo. El campo Nombre se rellena con el nombre del archivo, pero puedes editarlo. Añade opcionalmente una Descripción y Etiquetas separadas por comas.
- Selecciona Subir.
Los archivos subidos desde la pestaña Documentos de una Ubicación se archivan automáticamente bajo esa Ubicación. No se te pedirá elegir una Ubicación. El archivo hereda los permisos de acceso de la Ubicación, por lo que solo podrán verlo quienes tengan acceso a esa Ubicación.
Organiza los archivos subidos
Para agrupar archivos antes de subirlos, abre la carpeta donde debe ubicarse la nueva carpeta y selecciona Nueva carpeta. Introduce un Nombre y, opcionalmente, añade una Descripción y Etiquetas separadas por comas. Selecciona Crear carpeta. Las carpetas creadas dentro de una carpeta de Ubicación heredan esa Ubicación.
Problemas al subir archivos
- Un Visualizador no verá el botón Subir. Subir archivos requiere el permiso de creación de informes, que tiene un Ingeniero o superior.
- Se rechaza un archivo con el mismo nombre y no reemplaza al archivo existente. Renombra el archivo antes de subirlo de nuevo.
- El nivel superior solo contiene carpetas gestionadas por BriqSafe, incluyendo carpetas de clientes, carpetas de Ubicación y Documentos de la organización. Los archivos subidos ahí se archivan en alguna de esas carpetas.