Bestanden uploaden naar documentopslag

Upload nalevingsdocumenten, bewijsmateriaalfoto's, certificaten en referentiebestanden naar de centrale Documenten-bibliotheek, zodat collega’s er toegang toe hebben.

Opmerking

Vereiste rol: monteur of hoger

Voordat u begint

• De organisatie mag niet gearchiveerd zijn. Uploaden is geblokkeerd zolang de organisatie gearchiveerd is.

Bestand uploaden vanuit Documenten

Gebruik deze procedure wanneer u werkt in de organisatiebrede Documenten-bibliotheek.

1. Open Documenten en open de map waarin het bestand moet worden opgeslagen.
2. Selecteer Uploaden.
3. Kies het bestand bij Bestand. Het veld Naam wordt automatisch ingevuld met de bestandsnaam, maar u kunt dit aanpassen. Voeg eventueel een Beschrijving en komma-gescheiden Tags toe.
4. Kies eventueel een Locatie.
5. Selecteer Uploaden.

Kies waar het bestand wordt opgeslagen

• In een map binnen een Locatie is Locatie verborgen en neemt het bestand die Locatie over.
• In een map op klant- of organisatieniveau kunt u Locatie leeg laten om het bestand op organisatieniveau te bewaren, of een Locatie kiezen.
• Op het hoogste niveau kan een bestand niet blijven staan. Zonder Locatie wordt het opgeslagen in Organisatiedocumenten. Met een Locatie wordt het opgeslagen in de map van die Locatie.

Bestand uploaden vanuit een Locatie

Gebruik het tabblad Documenten van de Locatie als het bestand bij die Locatie hoort.

1. Open Locaties, selecteer de Locatie en open Documenten.
2. Selecteer Uploaden.
3. Kies het bestand bij Bestand. Het veld Naam wordt automatisch ingevuld met de bestandsnaam, maar u kunt dit aanpassen. Voeg eventueel een Beschrijving en komma-gescheiden Tags toe.
4. Selecteer Uploaden.

Bestanden die via het tabblad Documenten van een Locatie worden geüpload, worden automatisch onder die Locatie opgeslagen. U hoeft geen Locatie te kiezen. Het bestand erft de toegang van de Locatie, zodat alleen mensen met toegang tot die Locatie het kunnen zien.

Uploadde bestanden organiseren

Om bestanden te groeperen vóór het uploaden opent u de map waarin de nieuwe map moet komen en selecteert u Nieuwe map. Voer een Naam in en voeg eventueel een Beschrijving en komma-gescheiden Tags toe. Selecteer Map aanmaken. Mappen die binnen een Locatiemap worden gemaakt, erven die Locatie.

Problemen met uploaden

• Een Viewer ziet de knop Uploaden niet. Uploaden vereist de machtiging om rapporten aan te maken, die een monteur of hoger heeft.
• Een dubbele bestandsnaam wordt geweigerd en vervangt het bestaande bestand niet. Wijzig de bestandsnaam en probeer opnieuw te uploaden.
• Het hoogste niveau bevat alleen mappen die door BriqSafe worden beheerd, waaronder klantmappen, Locatiemappen en Organisatiedocumenten. Bestanden die hier worden geüpload worden automatisch in een van die mappen geplaatst.