Bestanden uploaden naar documentenopslag

Dit artikel legt uit hoe u bestanden, zoals nalevingsdocumenten en foto's, kunt uploaden naar het gedeelde documentenarchief van uw organisatie in BriqSafe. Het behandelt het uploaden van bestanden, het organiseren ervan in mappen en het archiveren van documenten onder specifieke Locaties.

Opmerking

Vereiste rol: Engineer

Bestanden uploaden naar documentenopslag

Upload documenten zoals certificaten, bewijsmateriaal of referentiedocumenten zodat ze centraal worden opgeslagen en beschikbaar zijn voor collega’s met de juiste toegang.

1. Open Documenten via de zijbalk.
2. Navigeer naar de map waar u het bestand wilt uploaden.
3. Klik op Uploaden en kies Bestand.
4. Selecteer het bestand om te uploaden; de Naam wordt automatisch ingevuld maar kan worden aangepast.
5. Voer indien gewenst een Omschrijving en komma-gescheiden Labels in om het bestand later makkelijker terug te vinden en te organiseren.
6. Alleen op het hoogste niveau kunt u de Locatie kiezen waar het bestand opgeslagen moet worden. Staat u al in een locatiemap, dan is het veld Locatie verborgen en wordt het bestand daar automatisch opgeslagen.
7. Klik op Uploaden om het bestand toe te voegen aan de gedeelde bibliotheek.

Belangrijk: Voor het uploaden heeft u de rapport-aanmaken toestemming nodig. Heeft u alleen Leestoegang, dan ziet u de Uploaden-knop niet. Uploaden is ook uitgeschakeld wanneer de organisatie gearchiveerd is.

Bestanden die op het organisatiebrede Documentenniveau worden geüpload, moeten een Locatie krijgen toegewezen, anders wordt de upload geweigerd. Bestanden binnen een locatiemap erven automatisch de toegangsrechten van die Locatie.

Mappen aanmaken om documenten te organiseren

Gebruik mappen om bestanden te groeperen per project, Locatie of documenttype voor eenvoudiger beheer.

1. Ga in Documenten naar de map waarin u een nieuwe map wilt aanmaken.
2. Klik op Nieuwe map.
3. Voer een Naam in. U kunt ook een Omschrijving en komma-gescheiden Labels toevoegen.
4. Bij een map op het hoogste Documentenniveau kiest u een bijbehorende Locatie.
5. Klik op Map aanmaken.

Mappen kunnen worden genest door een nieuwe map binnen een bestaande map te creëren. De navigatiebalk (breadcrumbs) begint altijd bij Documenten.

U kunt op het hoogste niveau geen mappen aanmaken zonder een Locatie toe te wijzen. De map erft de toegangsrechten van de Locatie waartoe deze behoort, zodat alleen gebruikers met toegang tot die Locatie de map kunnen zien.

Het aanmaken van mappen vereist ook de rapport-aanmaken toestemming en is geblokkeerd indien de organisatie gearchiveerd is.

Bestanden uploaden vanuit het tabblad Documenten van een Locatie

Wilt u documenten direct aan een specifieke Locatie koppelen? Upload ze dan binnen het tabblad Documenten van die Locatie.

1. Ga via de zijbalk naar Locaties.
2. Selecteer de gewenste Locatie.
3. Open het tabblad Documenten van die Locatie.
4. Klik op Uploaden.
5. Kies uw bestand; de Naam wordt automatisch ingevuld, maar kan worden aangepast.
6. Voeg eventueel een Omschrijving en komma-gescheiden Labels toe.
7. Klik op Uploaden om het bestand op te slaan. Het wordt daar automatisch onder de gekozen Locatie geplaatst.

Om documenten binnen de Locatie te organiseren, kunt u hier ook mappen aanmaken via Nieuwe map. Mappen erven de toegangsrechten van de Locatie.

Let op: mapnamen mogen de volgende tekens niet bevatten: / \ : * ? " < > | en mogen niet langer zijn dan 255 tekens; het formulier blokkeert ongeldige namen. Bij het uploaden worden dubbele bestandsnamen geweigerd, deze moeten eerst worden gewijzigd.

Aanvullende informatie

• Uploads zijn geblokkeerd wanneer de organisatie gearchiveerd is.
• Op het hoogste niveau van Documenten staan alleen klant- en locatiemappen die door BriqSafe worden beheerd; bestanden moeten een Locatie toegewezen krijgen voor een juiste opslag.
• Alleen gebruikers met de rapport-aanmaken toestemming (Engineers of hoger) kunnen bestanden uploaden en mappen aanmaken.