Caricare file nell’archivio documenti

Questo articolo spiega come caricare file, come documenti di conformità e fotografie, nell’archivio documenti condiviso della tua organizzazione in BriqSafe. Copre il caricamento dei file, l’organizzazione in cartelle e l’archiviazione dei documenti nelle specifiche Località.

Nota

Ruolo richiesto: Tecnico

Caricamento dei file nell’archivio documenti

Carica documenti come certificati, foto a supporto o riferimenti in modo che siano conservati centralmente e accessibili ai colleghi con i permessi adeguati.

1. Apri Documenti dalla barra laterale.
2. Vai nella cartella in cui desideri caricare il file.
3. Clicca su Carica e scegli File.
4. Seleziona il file da caricare; il campo Nome si compilerà automaticamente ma può essere modificato.
5. Facoltativamente, inserisci una Descrizione e delle Etichette separate da virgola per organizzare e facilitare la ricerca successiva.
6. Solo a livello principale, seleziona la Località in cui il file sarà archiviato. Se ti trovi all’interno di una cartella di una Località, questo campo sarà nascosto e il file verrà automaticamente assegnato a quella Località.
7. Clicca su Carica per aggiungere il file alla libreria condivisa.

Importante: Per caricare è necessario il permesso report-create. Se hai solo accesso in sola lettura, non vedrai il pulsante Carica. Il caricamento è disabilitato anche quando l’organizzazione è archiviata.

I file caricati al livello generale di Documenti devono avere obbligatoriamente associata una Località, altrimenti il sistema rifiuterà l’upload. I file presenti nelle cartelle relative a una Località ereditano le autorizzazioni di accesso di quella Località.

Creare cartelle per organizzare i documenti

Utilizza le cartelle per raggruppare i file per progetto, Località o tipo di documento, facilitandone la gestione.

1. In Documenti, apri la cartella in cui desideri creare una nuova cartella.
2. Clicca su Nuova cartella.
3. Inserisci il Nome della cartella. Puoi aggiungere una Descrizione e delle Etichette separate da virgola.
4. Se crei una cartella a livello principale, scegli la Località associata.
5. Clicca su Crea cartella.

Le cartelle possono essere annidate creando nuove cartelle all’interno di altre. Il percorso di navigazione parte sempre da Documenti.

Non è possibile creare cartelle direttamente a livello principale senza assegnare una Località. La cartella eredita i permessi di accesso dalla Località di appartenenza, quindi sarà visibile solo agli utenti autorizzati per quella Località.

Anche la creazione di cartelle richiede il permesso report-create ed è bloccata se l’organizzazione è archiviata.

Caricare file direttamente dalla scheda Documenti di una Località

Per archiviare documenti associati a una specifica Località, caricali direttamente dalla scheda Documenti di quella Località.

1. Vai su Località dalla barra laterale.
2. Seleziona la Località desiderata.
3. Apri la scheda Documenti di quella Località.
4. Clicca su Carica.
5. Seleziona il file; il campo Nome si completerà automaticamente e può essere modificato.
6. Facoltativamente, aggiungi una Descrizione e delle Etichette separate da virgola.
7. Clicca su Carica per salvare il file. Verrà automaticamente archiviato in quella Località senza ulteriori richieste.

Per organizzare i documenti all’interno di una Località, puoi creare cartelle anche qui tramite Nuova cartella. Le cartelle avranno le stesse autorizzazioni della Località.

Ricorda che i nomi delle cartelle non possono contenere i caratteri / \ : * ? " < > | né superare i 255 caratteri; i nomi non validi saranno bloccati dal modulo. I file con nomi duplicati saranno rifiutati in fase di caricamento e devono essere rinominati prima.

Note aggiuntive

• Il caricamento è bloccato quando l’organizzazione è archiviata.
• Il livello principale di Documenti contiene solo cartelle clienti e Località gestite da BriqSafe; i file necessitano di una Località assegnata per essere archiviati correttamente.
• Solo gli utenti con il permesso report-create (Tecnici o superiori) possono visualizzare le funzioni di caricamento e creazione cartelle.