Carica file nell’archivio documenti

Carica documenti di conformità, foto di prova, certificati e file di riferimento nella libreria centrale Documenti affinché i colleghi possano accedervi.

Nota

Ruolo richiesto: Ingegnere o superiore

Prima di iniziare

• L’organizzazione non deve essere archiviata. Il caricamento è bloccato se l’organizzazione è archiviata.

Caricare un file dalla libreria Documenti

Segui questa procedura quando lavori nella libreria Documenti a livello di organizzazione.

1. Apri Documenti e seleziona la cartella in cui il file deve essere salvato.
2. Seleziona Carica.
3. Scegli il file in File. Il campo Nome viene compilato automaticamente dal nome del file, ma puoi modificarlo. Aggiungi una Descrizione opzionale e Tag separati da virgola.
4. Facoltativamente seleziona un Sito.
5. Seleziona Carica.

Scegli dove salvare il file

• All’interno di una cartella Posizione, il campo Sito è nascosto e il file assume automaticamente quella Posizione.
• In una cartella a livello di cliente o di organizzazione, lascia vuoto Sito per mantenere il file a livello di organizzazione oppure scegli una Posizione.
• Al livello più alto un file non può restare lì. Senza Sito viene salvato in Documenti Organizzazione. Con un Sito viene salvato nella cartella della Posizione selezionata.

Caricare un file da una Posizione

Utilizza la scheda Documenti della Posizione quando il file appartiene a quella Posizione.

1. Apri Posizioni, seleziona la Posizione e apri Documenti.
2. Seleziona Carica.
3. Scegli il file in File. Il campo Nome è compilato automaticamente dal nome del file, ma puoi modificarlo. Aggiungi una Descrizione opzionale e Tag separati da virgola.
4. Seleziona Carica.

I file caricati dalla scheda Documenti di una Posizione vengono archiviati automaticamente in quella Posizione. Non è necessario selezionare un Sito. Il file eredita le autorizzazioni della Posizione, quindi solo chi può accedere a quella Posizione può visualizzarlo.

Organizzare i file caricati

Per raggruppare i file prima del caricamento, apri la cartella in cui deve trovarsi la nuova cartella e seleziona Nuova Cartella. Inserisci un Nome, quindi aggiungi opzionalmente una Descrizione e Tag separati da virgola. Seleziona Crea Cartella. Le cartelle create all’interno di una cartella Posizione ereditano quella Posizione.

Problemi durante il caricamento

• Un Utente in visualizzazione non vede il pulsante Carica. Il caricamento richiede il permesso di creazione rapporto, che un Ingegnere o superiore possiede.
• Un nome file duplicato viene rifiutato e non sostituisce il file esistente. Rinomina il file prima di caricarlo nuovamente.
• Il livello più alto contiene solo cartelle gestite da BriqSafe, incluse cartelle cliente, cartelle Posizione e Documenti Organizzazione. I file caricati lì vengono archiviati in una di queste cartelle.