Téléchargez des documents de conformité, des photos comme preuves, des certificats et des fichiers de référence dans la bibliothèque centrale Documents afin que vos collègues puissent y accéder.
Rôle requis
Ingénieur ou supérieur
Avant de commencer
- L’organisation ne doit pas être archivée. Le téléchargement est bloqué tant que l’organisation est archivée.
Télécharger un fichier depuis Documents
Suivez cette procédure lorsque vous travaillez dans la bibliothèque Documents à l’échelle de l’organisation.
- Ouvrez Documents et accédez au dossier où le fichier doit être stocké.
- Sélectionnez Upload.
- Choisissez le fichier dans File. Le champ Name est rempli automatiquement à partir du nom du fichier, mais vous pouvez le modifier. Ajoutez une Description optionnelle et des Tags séparés par des virgules.
- Sélectionnez éventuellement un Site.
- Sélectionnez Upload.
Choisir l’emplacement de stockage du fichier
- Dans un dossier Localisation, le champ Site est caché et le fichier prend cette Localisation.
- Dans un dossier client ou niveau organisation, laissez Site vide pour que le fichier reste au niveau de l’organisation, ou choisissez une Localisation.
- Au niveau supérieur, un fichier ne peut pas y rester. Sans Site, il est enregistré dans Organisation documents. Avec un Site, il est enregistré dans le dossier de cette Localisation.
Télécharger un fichier depuis une Localisation
Utilisez l’onglet Documents de la Localisation lorsque le fichier appartient à cette Localisation.
- Ouvrez Zones, sélectionnez la Localisation, puis ouvrez Documents.
- Sélectionnez Upload.
- Choisissez le fichier dans File. Le champ Name est rempli automatiquement à partir du nom du fichier, mais vous pouvez le modifier. Ajoutez une Description optionnelle et des Tags séparés par des virgules.
- Sélectionnez Upload.
Les fichiers téléchargés depuis l’onglet Documents d’une Localisation sont automatiquement classés sous cette Localisation. Vous n’êtes pas invité à choisir un Site. Le fichier hérite des droits d’accès de la Localisation, donc seules les personnes ayant accès à cette Localisation peuvent le voir.
Organiser les fichiers téléchargés
Pour regrouper les fichiers avant le téléchargement, ouvrez le dossier où doit se situer le nouveau dossier, puis sélectionnez New Folder. Saisissez un Name, puis ajoutez éventuellement une Description et des Tags séparés par des virgules. Sélectionnez Create Folder. Les dossiers créés à l’intérieur d’un dossier Localisation héritent de cette Localisation.
Problèmes de téléchargement
- Un Viewer ne voit pas le bouton Upload. Le téléchargement nécessite la permission de création de rapport, détenue par un Ingénieur ou supérieur.
- Un nom de fichier en double est rejeté et ne remplace pas le fichier existant. Renommez le fichier avant de le télécharger à nouveau.
- Le niveau supérieur contient uniquement des dossiers gérés par BriqSafe, y compris les dossiers clients, les dossiers de Localisation et Organisation documents. Les fichiers téléchargés à ce niveau sont enregistrés dans l’un de ces dossiers.