Téléverser des fichiers dans l’archivage documentaire

Cet article explique comment téléverser des fichiers tels que des documents de conformité ou des photos dans l’archive documentaire partagée de votre organisation dans BriqSafe. Il détaille comment téléverser des fichiers, les organiser en dossiers et les classer sous des Emplacements spécifiques.

Remarque

Rôle requis : Ingénieur

Téléversement des fichiers dans l’archivage documentaire

Téléversez des fichiers comme des certificats, photos justificatives ou documents de référence afin qu’ils soient stockés de manière centralisée et accessibles aux collègues disposant des droits adéquats.

1. Ouvrez Documents dans la barre latérale.
2. Accédez au dossier dans lequel vous souhaitez téléverser le fichier.
3. Cliquez sur Téléverser puis sur Fichier.
4. Sélectionnez le fichier à téléverser ; le Nom se remplit automatiquement mais peut être modifié.
5. Éventuellement, saisissez une Description et des Étiquettes séparées par des virgules pour faciliter l’organisation et la recherche ultérieure.
6. Au niveau supérieur uniquement, choisissez le Site (Emplacement) où le fichier doit être stocké. Si vous êtes dans un dossier d’Emplacement, le champ Site est masqué et le fichier est automatiquement classé à cet endroit.
7. Cliquez sur Téléverser pour ajouter le fichier à la bibliothèque partagée.

Important : Le téléversement nécessite la permission création-rapport. Si vous n’avez qu’un accès en lecture, le bouton Téléverser ne sera pas visible. Le téléversement est également désactivé lorsque l’organisation est archivée.

Les fichiers téléversés au niveau global des Documents doivent impérativement avoir leur Site (Emplacement) défini, sinon le téléversement sera refusé. Les fichiers placés dans un dossier Emplacement héritent automatiquement des permissions de cet Emplacement.

Créer des dossiers pour organiser les documents

Utilisez des dossiers pour regrouper les fichiers par projet, Emplacement ou type de document afin de faciliter leur gestion.

1. Dans Documents, ouvrez le dossier où doit être créé le nouveau dossier.
2. Cliquez sur Nouveau dossier.
3. Indiquez le Nom du dossier. Vous pouvez aussi ajouter une Description et des Étiquettes séparées par des virgules.
4. Si vous créez un dossier au niveau principal de Documents, choisissez le Site (Emplacement) associé.
5. Cliquez sur Créer un dossier.

Les dossiers peuvent être imbriqués en créant un nouveau dossier depuis un dossier existant. Le fil d’Ariane commence toujours à Documents.

Il est impossible de créer un dossier directement au niveau supérieur sans assigner un Site. Le dossier hérite des permissions d’accès de l’Emplacement auquel il appartient, seuls les utilisateurs autorisés à cet Emplacement peuvent donc le voir.

La création de dossiers requiert également la permission création-rapport et est bloquée lorsque l’organisation est archivée.

Téléverser des fichiers directement depuis l’onglet Documents d’un Emplacement

Pour classer des documents associés à un Emplacement précis, téléversez-les depuis l’onglet Documents de cet Emplacement.

1. Accédez à Emplacements dans la barre latérale.
2. Sélectionnez l’Emplacement concerné.
3. Ouvrez l’onglet Documents de cet Emplacement.
4. Cliquez sur Téléverser.
5. Choisissez votre fichier ; le Nom sera automatiquement renseigné mais reste modifiable.
6. Ajoutez éventuellement une Description et des Étiquettes séparées par des virgules.
7. Cliquez sur Téléverser pour enregistrer le fichier. Il sera automatiquement classé sous cet Emplacement sans autre demande.

Pour organiser les documents au sein de l’Emplacement, créez aussi des dossiers ici avec Nouveau dossier. Ces dossiers héritent des permissions d’accès de l’Emplacement.

Notez que les noms de dossiers ne peuvent pas contenir les caractères / \ : * ? " < > | ni dépasser 255 caractères ; le formulaire bloque les noms invalides. Les doublons de nom de fichier sont refusés lors du téléversement et doivent être renommés au préalable.

Notes complémentaires

• Les téléversements sont bloqués si l’organisation est archivée.
• Le niveau supérieur des Documents ne contient que des dossiers clients et Emplacements gérés par BriqSafe ; les fichiers doivent être associés à un Site pour être stockés correctement.
• Seuls les utilisateurs disposant de la permission création-rapport (Ingénieurs ou plus) peuvent voir et utiliser les fonctions de téléversement et de création de dossiers.