Utiliza el Libro de Registro de la Ubicación para revisar los eventos que afectan al cumplimiento en una ubicación y crear un PDF firmado y con periodo definido para un cliente, autoridad o auditor.
Antes de empezar
- La Ubicación debe tener el derecho de Registro. Sin este, el Libro de Registro muestra una invitación a mejorar la suscripción y la solicitud del flujo de eventos es rechazada.
- Para seleccionar un contacto del cliente como Representante del cliente, asigna el cliente a las Estructuras de la Ubicación. La lista de contactos incluye contactos de la organización y contactos asignados a través de esas Estructuras.
Revisa el historial de eventos de la Ubicación
- Abre una Ubicación y selecciona la pestaña Libro de registro.
- Selecciona Actividad para abrir el flujo de eventos en modo lectura.
- Revisa las entradas bajo los encabezados Hoy, Ayer y fechas anteriores. Cada fila muestra la acción, la Estructura, Área, Activo o Actividad relacionada, el actor y una etiqueta de estado como Completado, Vencido, Programado, Pendiente o Cerrado.
- Selecciona Cargar más para ver entradas antiguas.
El Libro de Registro es una pista de auditoría generada por el sistema. No se pueden crear, editar ni eliminar entradas manualmente. Una entrada Cerrada indica que el edificio estuvo cerrado durante todo el periodo; no se considera como trabajo omitido a diferencia de Vencido.
Consulta el Libro de Registro en móvil
- Abre una Ubicación desde la pestaña Ubicaciones. Si la Ubicación se abre en forma de árbol, abre el menú de cabecera ⋯ y selecciona Vista de plano.
- Toca Libro de registro en la barra de herramientas de la Ubicación.
- Desplázate por eventos agrupados por fecha o desliza hacia abajo para actualizar.
- Toca un evento para ver sus detalles. El detalle puede incluir el estado, Persona responsable o Activado por, hora, Dónde, Detalles, Cambios, Motivo, Causado por y Nota.
El Libro de Registro en móvil es solo lectura y no tiene controles de filtro ni seguimiento de eventos vistos o no vistos. El filtrado y la generación de PDF están disponibles solo en la web. Un enlace directo a un evento solo encuentra ese evento si ya está cargado; en una apertura recién hecha, eso incluye los 20 eventos más recientes. Para un evento antiguo, abre el Libro de Registro y baja hasta encontrarlo.
Genera un PDF del Libro de Registro de la Ubicación
En la web, configura y genera el informe desde la vista Trabajos de la Ubicación.
- Abre la pestaña Trabajos de la Ubicación.
- En el selector de vista, selecciona Libro de registro junto a Próximos e Historial.
- En Periodo, ajusta las fechas de Desde y Hasta. Los campos se rellenan por defecto con los últimos doce meses.
- En Ámbito, elige la Ubicación completa o selecciona Estructuras, Áreas, Sistemas y Activos específicos.
- En Secciones, elige índice de casos, fotos y bloques de firmas para incluir.
- Introduce la Referencia de contrato y la Orden de trabajo bajo Referencias, si es necesario.
- Configura el Idioma del informe.
- Bajo Personas, selecciona el Representante del cliente y el Firmante del informe.
- Marca Confirmo que el firmante ha autorizado este informe.
- Selecciona Generar PDF.
Generar PDF permanece deshabilitado mientras falte información obligatoria. El formulario indica la razón. El firmante debe ser alguien distinto a ti y el periodo no puede superar un año natural ni terminar en fecha futura. Estas comprobaciones también las realiza el servidor.
El PDF se genera en inglés o español según el Idioma del informe, independientemente del idioma de la app.
Generar desde Documentos
- Selecciona Generar informe en la biblioteca de Documentos a nivel de organización.
- Selecciona Libro de registro de la ubicación como tipo de informe.
- Elige la Ubicación y completa los campos Periodo, Ámbito, Secciones, Referencias, Idioma del informe y Personas.
- Marca Confirmo que el firmante ha autorizado este informe. y después selecciona Generar informe.
Si cambias la Ubicación, se borran el ámbito, las personas y la confirmación, pero se mantienen el periodo y las secciones. Cerrar el panel borra la confirmación, por lo que hay que marcarla de nuevo al reabrir el formulario.
Revisa la vista previa de portada
- En la pestaña web Trabajos de la Ubicación, selecciona Libro de registro.
- Lee la vista previa junto al formulario antes de generar el PDF.
El Resumen muestra Actividades, Casos resueltos, Casos abiertos, Tasa de cumplimiento y un recuento de Activos. El recuento de activos no se limita al periodo. Su leyenda indica si incluye el ámbito seleccionado o la Ubicación completa. Si indica Ubicación completa (sin recuento segmentado), la cifra corresponde al total global, no al ámbito elegido.
El Resumen de cumplimiento de activos agrupa activos como Conforme, Con casos abiertos, Con trabajo pendiente o Con casos resueltos. Los activos no conformes se listan en orden: casos abiertos, trabajo pendiente y casos resueltos. Una fila de trabajo pendiente no incluye un caso.
La Portada muestra la Ubicación, el Representante del cliente seleccionado, el Proveedor, las Normativas, referencias, la Versión y el Firmante del informe elegido. La vista previa usa el Idioma del informe seleccionado. Si las fechas no son válidas, las cifras con periodo definido se muestran con guiones y el conteo de activos vuelve al total global, así que primero configura el periodo.
Si existen informes anteriores, un aviso muestra la versión que generará esta ejecución. El contador de versiones es global para toda la Ubicación, por lo que aumenta aunque se informe de un periodo distinto. Si la vista previa indica “No se ha encontrado ninguna regulación aplicable para esta ubicación — el PDF generado no citará ninguna normativa”, el informe aún se puede generar y no citará legislación. Si en Normativas aparece N/D, la lista no pudo cargarse; esto no significa que no haya normativa aplicable.
Descarga el PDF generado
- Abre la pestaña Trabajos de la Ubicación y selecciona Libro de registro.
- Busca el informe en Exportaciones recientes.
- Espera a que el estado cambie de Pendiente a Procesando y luego a Listo.
- Cuando el estado sea Listo, selecciona el icono de descarga con el tooltip Descargar. El PDF se abrirá en una nueva pestaña.
Una ejecución fallida muestra la razón y el icono de Reintentar. Hasta que una ejecución finalice, tiene un nombre provisional y no permite descarga. Exportaciones recientes solo lista los 20 informes del Libro de Registro más recientes para la Ubicación. Para informes antiguos, busca en Documentos de la Ubicación. Los informes creados desde el Libro de registro de la organización no aparecen en esta lista de Ubicación.
En móvil, la vista de Trabajos no incluye Libro de registro. Para generar el mismo PDF, abre Documentos, selecciona Informe (o Generar informe en tablet), elige Libro de registro de la ubicación y completa el mismo formulario de configuración. El formulario móvil no incluye la vista previa de portada.