Uso del libro de registro de un emplazamiento

Este artículo explica cómo revisar los eventos que afectan al cumplimiento en un Emplazamiento utilizando el Libro de registro y cómo exportar un PDF filtrado y personalizado del Libro de registro para su presentación ante organismos regulatorios. Está dirigido a ingenieros y responsables de cumplimiento encargados de gestionar y auditar los registros de cumplimiento de un Emplazamiento.

Nota

Rol requerido: Ingeniero

Revisión de eventos de cumplimiento en el libro de registro de un emplazamiento

Use el Libro de registro del Emplazamiento para ver un historial cronológico de eventos relacionados con el cumplimiento, como trabajos, actividades, incidencias y cambios de personal agrupados por fecha.

1. Abra el Emplazamiento y seleccione la pestaña Libro de registro.
2. Asegúrese de que la vista esté configurada en Actividad (este es el feed solo lectura de eventos).
3. Revise los eventos agrupados bajo encabezados de fecha como Hoy, Ayer y fechas anteriores.
4. Cada fila de evento muestra la acción realizada, la Estructura, Área, Activo o Actividad relevante, el técnico que la ejecutó y una etiqueta de estado como Ejecutado, Vencido, Programado, Pendiente o Cerrado.
5. Haga clic en Cargar más para retroceder en el historial de eventos.

Nota: El Libro de registro es una trazabilidad generada por el sistema que no puede ser editada, creada ni eliminada manualmente.

Visualización de detalles de un evento en el libro de registro

Para comprender todos los detalles de un evento de cumplimiento específico:

1. En la pestaña Libro de registro del Emplazamiento, en la vista Actividad, haga clic en cualquier fila de evento.
2. El panel de detalles reemplaza la lista mostrando el nombre del Evento, la fecha y hora de Creación (en la zona horaria del Emplazamiento), el lugar donde ocurrió (Estructura, Área, Activo, Sistema o Actividad), los valores registrados relevantes, el Ingeniero que lo ejecutó, las Notas si las hubiera y el ID del evento.
3. Use la flecha atrás para volver a la lista de eventos.

Importante: Los detalles del evento son solo lectura. Los eventos automatizados pueden mostrar un actor del sistema en lugar de una persona. No se muestran valores sensibles como credenciales.

Filtrado del libro de registro del emplazamiento

Filtre el Libro de registro para centrarse en tipos específicos de eventos o en rangos de fechas, útil para identificar incumplimientos recurrentes o rastrear casos hasta su origen.

1. En la pestaña Libro de registro del Emplazamiento, permanezca en la vista Actividad.
2. Abra el panel de Filtros (indicado con el recuento de filtros activos).
3. Establezca la Fecha de inicio y la Fecha de fin para definir el periodo del informe.
4. Despliegue los desplegables de categorías de eventos como trabajos, actividades, incidencias, visitas, régimen de control y cambios en el emplazamiento.
5. Marque las acciones específicas a incluir, por ejemplo, Ejecutado, Vencido o No ejecutado en trabajos.
6. Opcionalmente, filtre por Dominio de cumplimiento.
7. Haga clic en Aplicar filtros para actualizar la lista de eventos.
8. Use Limpiar todo para eliminar todos los filtros y mostrar el Libro de registro completo.

Nota: Los filtros solo se aplican a la vista Actividad. Las acciones listadas en los filtros solo provienen de eventos ya cargados, por lo que algunas acciones pueden no aparecer si aún no se han cargado. Cerrar el panel de Filtros sin aplicar descarta los cambios.

Exportación de un libro de registro filtrado como PDF personalizado

Genere un PDF firmado y con periodo definido del Libro de registro del Emplazamiento para presentación ante reguladores o revisión del cliente.

1. Abra el Emplazamiento y vaya a la pestaña Libro de registro.
2. Permanecer en la vista Libro de registro (no en Actividad).
3. En el panel de configuración del informe, establezca el Periodo seleccionando las fechas de Desde y Hasta (prellenadas con los últimos doce meses). El periodo no puede superar un año natural ni terminar en fecha futura.
4. Elija el Alcance: todo el Emplazamiento o estructuras, áreas, sistemas y activos específicos.
5. Configure las Secciones a incluir, como índice de casos, fotos y bloques de firmas.
6. Rellene las Referencias como Referencia de contrato y Orden de trabajo si procede.
7. Seleccione el Idioma del informe (inglés o español) — el PDF se genera en el idioma elegido independientemente del idioma de la aplicación.
8. Seleccione las Personas, incluyendo el Representante del cliente y el Firmante del informe. El firmante debe ser diferente de usted.
9. Marque Confirmo que el firmante ha autorizado este informe. para activar el botón Generar PDF.
10. Haga clic en Generar PDF para poner en cola la creación del informe.

Nota: El firmante no puede ser usted mismo. La lista de representantes del cliente proviene de los contactos asignados a los clientes de las estructuras, por lo que es importante que estén asignados previamente. El PDF incluye todos los eventos cargados para el periodo del informe; use Cargar más si es necesario antes de generar. Los casos vinculados a activos, sistemas o áreas eliminados se imprimen con sus nombres conocidos.

Vista previa del PDF del libro de registro antes de la generación

Revise el resumen y los detalles de portada para confirmar la exactitud antes de generar el PDF.

1. En la pestaña Libro de registro del Emplazamiento, lea la vista previa mostrada junto al formulario del informe.
2. Compruebe la sección de Resumen que muestra recuentos de Actividades, Casos resueltos, Casos abiertos, Tasa de cumplimiento y Activos incluidos en el alcance.
3. Revise la visión general de cumplimiento de activos mostrando activos clasificados como Conforme, Con casos abiertos o Con casos resueltos.
4. Confirme los detalles de la Portada, incluyendo Emplazamiento, representante del cliente, proveedor, normativas, referencias, versión y firmante del informe.

Nota: La vista previa se renderiza en el idioma del informe. El recuento de activos se reduce con el alcance excepto cuando no está disponible. Puede aparecer advertencias sobre ausencia de normativa aplicable o normas faltantes.

Descarga de un PDF generado del libro de registro

Tras la generación, descargue el PDF completado desde la interfaz del Emplazamiento.

1. Permanecer en la pestaña Libro de registro y desplácese a la lista de Exportaciones recientes debajo de la configuración del informe.
2. Identifique el informe generado por nombre, periodo cubierto y fecha de producción.
3. Cuando el estado del informe muestre Listo, haga clic en Descargar para guardar el PDF localmente.
4. Si un informe ha fallado, revise el error y use Reintentar para intentar generarlo de nuevo.

Nota: La lista de Exportaciones recientes muestra solo los veinte informes más recientes para este Emplazamiento. Los informes antiguos se almacenan en la pestaña Documentos del Emplazamiento. Los informes exportados desde el Libro de registro de la Organización no aparecen aquí.

Generación de un PDF del libro de registro desde el área de Documentos

Puede generar el informe del Libro de registro del Emplazamiento desde el área Documentos de la organización junto a otros tipos de informes.

1. Abra Documentos y haga clic en Generar informe.
2. Seleccione Libro de registro del Emplazamiento como tipo de informe.
3. Elija el Emplazamiento y complete los bloques de configuración para Periodo, Alcance, Secciones, Referencias, Idioma del informe y Personas igual que en la pestaña del Emplazamiento.
4. Confirme la casilla de autorización de firmante.
5. Haga clic en Generar informe una vez completados todos los datos requeridos.

Nota: El informe se ejecuta en segundo plano y se archiva automáticamente en la carpeta del Emplazamiento dentro de Documentos. La confirmación se restablece si se cierra el cajón, y algunos campos se borran al cambiar de Emplazamiento.

Información adicional

Diferencias entre la Línea temporal y el Libro de registro del emplazamiento

La pestaña Línea temporal muestra un feed cronológico de cambios en Áreas, Activos y Trabajos, pero no se puede exportar ni funciona como Libro de registro de cumplimiento. Solo la pestaña Libro de registro genera un PDF adecuado para auditorías y presentaciones regulatorias.

Revisión del libro de registro en móvil

La aplicación móvil permite el acceso en solo lectura a los eventos del Libro de registro del Emplazamiento, pero no admite filtrado ni generación de PDF. Se requiere el derecho de mantenimiento para acceder y no es posible marcar elementos como leídos o revisados.

Subida de documentos de soporte a un emplazamiento

Puede subir certificados, fotos u otros archivos importantes a la pestaña Documentos de un Emplazamiento para mantener organizada la evidencia de cumplimiento.

1. Abra el Emplazamiento y seleccione la pestaña Documentos.
2. Haga clic en Subir.
3. Seleccione el archivo, opcionalmente añada descripción y etiquetas, y haga clic en Subir.

Estos archivos se archivarán automáticamente bajo el Emplazamiento, heredando sus controles de acceso.

Gestión de informes generados en Documentos

Una vez generados, los informes de cumplimiento se almacenan automáticamente en la biblioteca documental de la organización, dentro de la carpeta correspondiente al Emplazamiento. Puede buscarlos, filtrarlos, descargarlos, compartirlos o eliminarlos desde este lugar centralizado.

Compartir informes por correo electrónico

Use la opción Compartir en el área de Documentos para enviar informes almacenados a miembros activos de la organización con enlaces de descarga temporales.

Estos procedimientos le permiten revisar, filtrar y exportar eficazmente los eventos que afectan al cumplimiento en sus Emplazamientos, cumpliendo con los requisitos de reporte.