Het locatiedagboek gebruiken

Dit artikel legt uit hoe u compliance-gerelateerde gebeurtenissen op een locatie kunt bekijken via het Locatiedagboek en hoe u een gefilterde en opgemaakte PDF kunt exporteren voor wettelijke rapportages. Het is bedoeld voor engineers en compliance officers die verantwoordelijk zijn voor het beheer en de controle van compliancegegevens van een locatie.

Opmerking

Vereiste rol: Engineer

Compliancegebeurtenissen bekijken in het locatiedagboek

Gebruik het Locatiedagboek om een chronologisch overzicht te zien van compliance-gerelateerde gebeurtenissen zoals taken, activiteiten, incidenten en personeelswijzigingen, gegroepeerd per datum.

1. Open de locatie en selecteer het tabblad Locatiedagboek.
2. Zorg dat de weergave is ingesteld op Activiteiten (dit is de alleen-lezen lijst van gebeurtenissen).
3. Bekijk gebeurtenissen gegroepeerd onder datumkoppen zoals Vandaag, Gisteren en eerdere data.
4. Elke gebeurtenisregel toont de uitgevoerde actie, de relevante structuur, zone, object of activiteit, de uitvoerder en een statusbadge zoals Voltooid, Vertraagd, Gepland, In afwachting of Afgesloten.
5. Klik op Meer laden om terug te bladeren door de gebeurtenissenhistorie.

Opmerking: Het Locatiedagboek is een systeemgegenereerde audittrail die niet handmatig aangepast, toegevoegd of verwijderd kan worden.

Details van een gebeurtenis inzien

Om de volledige details van een specifieke compliancegebeurtenis te bekijken:

1. Ga in het Locatiedagboek-tabblad in de weergave Activiteiten naar de gebeurtenisregel en klik erop.
2. Het detailvenster vervangt de gebeurtenissenlijst en toont de naam van de gebeurtenis, het tijdstip van aanmaak (in de tijdzone van de locatie), waar de gebeurtenis plaatsvond (structuur, zone, object, systeem of activiteit), relevante geregistreerde waarden, de engineer die de actie uitvoerde, eventuele notities en het gebeurtenis-ID.
3. Gebruik de terug-pijl om terug te keren naar de lijst met gebeurtenissen.

Belangrijk: De details van de gebeurtenis zijn alleen-lezen. Geautomatiseerde gebeurtenissen kunnen een systeemgebruiker tonen in plaats van een persoon. Gevoelige gegevens zoals inloggegevens worden niet weergegeven.

Het locatiedagboek filteren

Filter het Locatiedagboek om u te concentreren op specifieke type gebeurtenissen of datumbereiken, wat nuttig is bij het opsporen van terugkerende non-compliance of het herleiden van casussen naar de bron.

1. Blijf in het Locatiedagboek-tabblad in de Activiteiten-weergave.
2. Open het Filters-paneel (met het aantal actieve filters vermeld).
3. Stel een Begindatum en Einddatum in om de rapportageperiode te bepalen.
4. Vouw categorieën van gebeurtenissen uit, zoals taken, activiteiten, incidenten, bezoeken, beheersschema's en locatiewijzigingen.
5. Selecteer de gewenste acties, bijvoorbeeld Uitgevoerd, Vertraagd of Niet uitgevoerd onder taken.
6. Filter optioneel op Compliance Domein.
7. Klik op Filters toepassen om de gebeurtenissenlijst bij te werken.
8. Gebruik Alles wissen om alle filters te verwijderen en het volledige dagboek weer te geven.

Opmerking: Filters zijn alleen van toepassing op de Activiteiten-weergave. Acties in de filterlijst zijn afkomstig van reeds geladen gebeurtenissen, zodat sommige acties mogelijk niet verschijnen als ze nog niet geladen zijn. Sluit het filterscherm zonder toepassen om wijzigingen te negeren.

Een gefilterd Locatiedagboek exporteren als opgemaakt PDF

Genereer een ondertekende PDF van het Locatiedagboek voor een specifieke periode, bedoeld voor wettelijke rapportage of klantreview.

1. Open de locatie en ga naar het tabblad Locatiedagboek.
2. Blijf in de Locatiedagboek-weergave (niet de Activiteiten-weergave).
3. Stel in het rapportconfiguratievenster de Periode in door de Van en Tot datums te kiezen (standaard de afgelopen twaalf maanden). De periode mag maximaal één kalenderjaar beslaan en mag niet in de toekomst liggen.
4. Kies de Omvang — de gehele locatie of specifieke structuren, zones, systemen en objecten.
5. Configureer welke Secties mee moeten in het rapport, zoals casusindex, foto’s en ondertekenblokken.
6. Vul eventuele Referenties in, zoals contractnummer of werkorder.
7. Kies de Rapporttaal (Nederlands of Spaans) — de PDF wordt geprint in de geselecteerde taal, ongeacht de taalinstelling van de app.
8. Selecteer de betrokken Personen, inclusief de Klantenvertegenwoordiger en de ondertekenaar van het rapport. De ondertekenaar mag niet uzelf zijn.
9. Zet een vinkje bij Ik bevestig dat de ondertekenaar dit rapport heeft geautoriseerd. om de knop PDF genereren te activeren.
10. Klik op PDF genereren om het rapport aan te maken.

Opmerking: De ondertekenaar kan niet uzelf zijn. De lijst met klantenvertegenwoordigers komt uit de contactpersonen die aan de structuren zijn gekoppeld; zorg dus dat klanten vooraf zijn toegewezen. De PDF bevat alle geladen gebeurtenissen binnen de rapportperiode; gebruik Meer laden indien nodig vóór het genereren. Casussen gekoppeld aan verwijderde objecten, systemen of zones worden nog steeds afgedrukt met hun laatst bekende naam.

Voorbeeld van het Locatiedagboek voordat u het PDF genereert

Bekijk samenvatting en omslaggegevens ter verificatie voordat u het PDF-bestand aanmaakt.

1. Op het tabblad Locatiedagboek leest u de voorgestelde weergave naast het rapportformulier.
2. Controleer de Samenvatting met aantallen Activiteiten, Afgehandelde casussen, Openstaande casussen, Compliancepercentage en de Objecten die binnen de scope vallen.
3. Bekijk het Overzicht compliance-objecten met classificaties als Conform, Met openstaande casussen of Met opgeloste casussen.
4. Bevestig de gegevens op de Omslag, waaronder locatie, klantenvertegenwoordiger, uitvoerder, wettelijke normen, referenties, versie en ondertekenaar.

Opmerking: De voorbeeldweergave toont altijd de rapporttaal. Het aantal objecten wordt verminderd volgens de gekozen scope, tenzij dit niet beschikbaar is. Waarschuwingen over ontbrekende relevante regelgeving kunnen hier verschijnen.

Een gegenereerd Locatiedagboek-PDF downloaden

Na aanmaak downloadt u de PDF via de Locatie-interface.

1. Blijf in het tabblad Locatiedagboek en scroll naar de lijst Recente exports onder de rapportconfiguratie.
2. Zoek het rapport op naam, periode en aanmaakdatum.
3. Als de status Klaar is, klik op Downloaden om het PDF-bestand lokaal op te slaan.
4. Bij een fout kunt u de melding bekijken en met Opnieuw proberen het rapport opnieuw laten aanmaken.

Opmerking: De lijst Recente exports toont maximaal twintig recente rapporten voor deze locatie. Oudere rapporten zijn te vinden onder het tabblad Documenten van de locatie. Rapporten geëxporteerd vanuit het Organisatiedagboek verschijnen hier niet.

Een Locatiedagboek-PDF genereren vanuit de Documenten sectie

U kunt het Locatiedagboek-rapport ook aanmaken vanuit de organisatiebrede sectie Documenten, naast andere rapportsoorten.

1. Open Documenten en klik op Rapport genereren.
2. Selecteer Locatiedagboek als rapporttype.
3. Kies de locatie en volg de configuratiestappen voor Periode, Omvang, Secties, Referenties, Rapporttaal en Personen zoals bij het locatie-tabblad.
4. Bevestig de autorisatie van de ondertekenaar.
5. Klik op Rapport genereren zodra alle gegevens zijn ingevuld.

Opmerking: Het rapport wordt op de achtergrond gegenereerd en automatisch opgeslagen in de map van de locatie binnen Documenten. De bevestigingsvink wordt gereset bij sluiten van het venster, en enkele velden worden gewist bij het wisselen van locatie.

Aanvullende informatie

Het verschil tussen Tijdlijn en Locatiedagboek

Het tabblad Tijdlijn toont een chronologisch overzicht van wijzigingen aan zones, objecten en taken, maar kan niet worden geëxporteerd en dient niet als compliance-dagboek. Alleen het tabblad Locatiedagboek genereert een PDF die geschikt is voor audits en wettelijke rapportages.

Het locatiedagboek bekijken op mobiel

De mobiele app biedt alleen-lezen toegang tot de gebeurtenissen van het locatiedagboek, maar ondersteunt geen filters of PDF-export. Hiervoor is een registratie- of rapportagerechten vereist. Markeren als gelezen of beoordeeld is niet mogelijk.

Ondersteunende documenten uploaden naar een locatie

U kunt certificaten, foto’s of andere belangrijke bestanden uploaden naar het tabblad Documenten van een locatie om bewijsmateriaal van compliance ordelijk te bewaren.

1. Open de locatie en kies het tabblad Documenten.
2. Klik op Uploaden.
3. Kies het bestand, vul optioneel een omschrijving en tags in en klik daarna op Uploaden.

Deze bestanden worden automatisch gekoppeld aan de locatie en erven de toegangsrechten.

Beheren van gegenereerde rapporten in Documenten

Gegenereerde compliance-rapporten worden automatisch opgeslagen in de documentbibliotheek van de organisatie, onder de betreffende locatiemap. Hier kunt u rapporten zoeken, filteren, downloaden, delen of verwijderen.

Rapporten per e-mail delen

Gebruik de optie Delen in Documenten om opgeslagen rapporten per e-mail te versturen naar actieve organisatieleden met beveiligde, tijdelijk geldige downloadlinks.

Bovenstaande werkwijzen zorgen ervoor dat u compliance-gebeurtenissen effectief kunt bekijken, filteren en exporteren voor uw locaties, zodat aan rapportage-eisen wordt voldaan.