Gebruik het Organisatielogboek om nalevingsrelevante gebeurtenissen bij één Locatie te bekijken en een ondertekend, periodeafgebakend PDF-rapport aan te maken voor een klant, instantie of auditor.
Voordat u begint
- De Locatie moet de Record Keeping-recht hebben. Zonder deze recht wordt het Logboek vervangen door een upgrade-melding en wordt het verzoek om de gebeurtenisfeed geweigerd.
- Om een klantcontact als Client vertegenwoordiger te selecteren, wijs de klant toe aan de Structuren van de Locatie. De contactlijst bevat organisatiecontacten en contacten van klanten die via die Structuren zijn toegewezen.
Bekijk de gebeurtenisgeschiedenis van de locatie
- Open een Locatie en selecteer het tabblad Organisatielogboek.
- Kies Activiteit om de alleen-lezen gebeurtenisfeed te openen.
- Bekijk de vermeldingen onder de koppen Vandaag, Gisteren en oudere datums. Elke regel toont de actie, gerelateerde Structuur, Gebied, Asset of Activiteit, de actor en een statusbadge zoals Voltooid, Achterstallig, Gepland, In afwachting of Gesloten.
- Selecteer Meer laden om oudere vermeldingen te tonen.
Het Logboek is een systeemgegenereerd auditspoor. Vermeldingen kunnen niet handmatig worden aangemaakt, bewerkt of verwijderd. Een Gesloten-vermelding betekent dat het gebouw gedurende het gehele venster gesloten was; dit wordt niet als gemist werk geteld zoals Achterstallig.
Bekijk het Organisatielogboek op mobiel
- Open een Locatie in het tabblad Locaties. Als de Locatie wordt geopend als een boomstructuur, open dan het ⋯-menu in de kop en selecteer Plattegrond bekijken.
- Tik op Organisatielogboek in de werkbalk van de Locatie.
- Scroll door de datumgegroepeerde gebeurtenissen of trek omlaag om te verversen.
- Tik op een gebeurtenis om de details te bekijken. De details kunnen de status, Verantwoordelijke of Geactiveerd door, tijd, Waar, Details, Wijzigingen, Reden, Veroorzaakt door en Notitie bevatten.
Het mobiele Organisatielogboek is alleen-lezen en heeft geen filteropties of zichtbaarheidstracking. Filteren en PDF-generatie zijn alleen beschikbaar op het web. Een directe gebeurtenislink vindt alleen een gebeurtenis onder de al geladen gebeurtenissen; bij een verse opening zijn dit de 20 meest recente. Voor een oudere gebeurtenis opent u het Logboek en scrolt u ernaartoe.
Een PDF van het Organisatielogboek genereren
Op het web stelt u het rapport samen en genereert u het vanuit het tabblad Jobs van de Locatie.
- Open het tabblad Jobs van de Locatie.
- Kies in de weergavekiezer Organisatielogboek naast Aankomend en Geschiedenis.
- Stel bij Periode de velden Van en Tot in. Deze zijn standaard ingevuld met de afgelopen twaalf maanden.
- Kies bij Scope de hele Locatie of selecteer Structuren, Gebieden, Systemen en Assets.
- Bij Secties kiest u welke case-index, foto’s en handtekeningblokken worden opgenomen.
- Vul onder Referenties het Contractnummer en Werkopdracht in, indien vereist.
- Stel de Rapporttaal in.
- Kies onder Mensen de Client vertegenwoordiger en de Rapportondertekenaar.
- Selecteer Ik bevestig dat de ondertekenaar dit rapport heeft geautoriseerd.
- Druk op PDF genereren.
PDF genereren blijft uitgeschakeld zolang verplichte informatie ontbreekt. De formuliermelding geeft de reden aan. De ondertekenaar moet iemand anders zijn dan uzelf en de periode mag niet langer zijn dan een kalanderjaar of in de toekomst eindigen. Deze controles worden ook serverzijdig uitgevoerd.
De PDF wordt in het Engels of Spaans gegenereerd op basis van de Rapporttaal, ongeacht de taalinstelling van de app.
Genereren vanuit Documenten
- Kies Rapport genereren in de organisatiebrede Documenten-bibliotheek.
- Selecteer Organisatielogboek als rapporttype.
- Kies de Locatie en vul Periode, Scope, Secties, Referenties, Rapporttaal en Mensen in.
- Selecteer Ik bevestig dat de ondertekenaar dit rapport heeft geautoriseerd., waarna u op Rapport genereren klikt.
Het wijzigen van de Locatie wist de scope, personen en bevestiging, maar behoudt de periode en secties. Het sluiten van het zijpaneel wist de bevestiging, dus selecteer deze opnieuw bij het heropenen van het formulier.
Bekijk de omslagvoorbeeld
- Open het tabblad Jobs van de Locatie en kies Organisatielogboek.
- Lees het voorbeeld naast het rapportformulier voordat u de PDF genereert.
De Samenvatting toont Activiteiten, Afgehandelde meldingen, Openstaande meldingen, Nalevingsgraad en het aantal Assets. Het assetaantal is niet beperkt tot de geselecteerde periode. De bijschrift geeft aan of het om de geselecteerde scope of de hele Locatie gaat. Als er Gehele locatie (geen gespecificeerd aantal) staat, betreft het de totale Locatie, niet alleen de geselecteerde scope.
Het Asset-nalevingsoverzicht groepeert assets in Conform, Met openstaande meldingen, Met openstaand werk of Met afgehandelde meldingen. Assets die niet conform zijn, worden in deze volgorde weergegeven: openstaande meldingen, openstaand werk en vervolgens afgehandelde meldingen. Een regel met openstaand werk bevat geen melding.
De Omslag toont Locatie, de gekozen Client vertegenwoordiger, Provider, Normen, referenties, Versie en de gekozen Rapportondertekenaar. Het voorbeeld gebruikt de geselecteerde Rapporttaal. Zijn de datums onbruikbaar, dan toont het rapport per periode cijfers als streepjes en valt het assetaantal terug op het totale aantal van de hele Locatie. Stel dan eerst de periode in.
Als er eerdere rapporten zijn, wordt een waarschuwing getoond met het versienummer dat deze run aanmaakt. De versiecount geldt voor de hele Locatie en stijgt ook als u een andere periode rapporteert. Staat er: “Voor deze locatie is geen toepasselijke regelgeving gevonden — de gegenereerde PDF vermeldt geen wetgeving,” dan kan het rapport toch worden gemaakt en worden er geen wetten genoemd. Indien Normen N.v.t. aangeeft, kon de lijst niet worden geladen; dat betekent niet dat er geen regelgeving van toepassing is.
Download de gegenereerde PDF
- Open het tabblad Jobs van de Locatie en ga naar Organisatielogboek.
- Zoek het rapport onder Recente export.
- Wacht tot de status verandert van In afwachting naar Verwerken en vervolgens Gereed.
- Als de status Gereed is, selecteer het downloadpictogram met de tooltip Downloaden. De PDF opent in een nieuw tabblad.
Een mislukt gegenereerd rapport toont de reden en geeft een Opnieuw proberen-icoon. Totdat een run voltooid is, heeft het een tijdelijke naam en geen downloadknop. Recente export toont alleen de 20 meest recente Organisatielogboek-rapporten van de Locatie. Zoek bij oudere rapporten in de Documenten van de Locatie. Rapporten gemaakt vanuit het Organisatielogboek van de organisatie verschijnen niet in deze Locatielijst.
Op mobiel bevat de Jobs-weergave geen Organisatielogboek. Om dezelfde PDF te maken, opent u Documenten, kiest u Rapport (of Rapport genereren op een tablet), selecteert u Organisatielogboek en vult u hetzelfde configureerformulier in. Het mobiele formulier toont geen omslagvoorbeeld.