Utilizzare il registro eventi della sede

Questo articolo spiega come esaminare gli eventi che incidono sulla conformità in una Sede utilizzando il Registro eventi e come esportare un Registro filtrato e personalizzato in PDF per la presentazione regolamentare. È rivolto a tecnici e responsabili della conformità incaricati di gestire e verificare i documenti di conformità della Sede.

Nota

Ruolo richiesto: Tecnico

Esaminare gli eventi di conformità nel Registro eventi della Sede

Utilizza il Registro eventi della Sede per visualizzare una cronologia degli eventi legati alla conformità, come lavori, attività, incidenti e variazioni del personale, raggruppati per data.

1. Apri la Sede e seleziona la scheda Registro eventi.
2. Verifica che la vista sia impostata su Attività (feed di eventi in sola lettura).
3. Esamina gli eventi raggruppati sotto intestazioni di data come Oggi, Ieri e date precedenti.
4. Ogni riga dell’evento mostra l’azione eseguita, la Struttura, Area, Bene o Attività coinvolti, l’operatore che l’ha effettuata e un badge di stato come Completato, In ritardo, Pianificato, In sospeso o Chiuso.
5. Clicca su Carica altri per scorrere indietro nella cronologia degli eventi.

Nota: Il Registro eventi è una traccia di controllo generata automaticamente e non può essere modificata, creata o cancellata manualmente.

Visualizzare i dettagli di un evento del Registro

Per approfondire i dettagli completi di un evento specifico:

1. Nella scheda Registro eventi della Sede, nella vista Attività, clicca su una riga evento qualsiasi.
2. Il pannello dei dettagli sostituisce l’elenco eventi e mostra il nome Evento, la data e ora di Creazione (nel fuso orario della Sede), il luogo (Struttura, Area, Bene, Sistema o Attività), i valori registrati pertinenti, il Tecnico che lo ha effettuato, eventuali Note inserite e l’ID Evento.
3. Usa la freccia Indietro per tornare all’elenco eventi.

Importante: I dettagli dell’evento sono in sola lettura. Gli eventi automatizzati possono mostrare un operatore di sistema anziché una persona fisica. Valori sensibili come le credenziali non vengono visualizzati.

Filtrare il Registro eventi della Sede

Applica filtri al Registro per focalizzarti su tipi specifici di eventi o intervalli temporali, utile per individuare non conformità ricorrenti o risalire a eventi originari.

1. Rimani nella scheda Registro eventi della Sede, vista Attività.
2. Apri il pannello Filtri (indicato dal numero di filtri attivi).
3. Imposta la Data inizio e Data fine per definire il periodo di riferimento.
4. Espandi i menu a tendina per categorie di eventi come lavori, attività, incidenti, visite, schemi di controllo e modifiche sito.
5. Spunta le azioni specifiche da includere, ad esempio Eseguito, In ritardo o Non eseguito nei lavori.
6. Facoltativamente, filtra per Dominio di conformità.
7. Clicca su Applica filtri per aggiornare l’elenco degli eventi.
8. Usa Azzera tutto per rimuovere tutti i filtri e tornare a visualizzare l’intero Registro.

Nota: I filtri si applicano solo alla vista Attività. Le azioni disponibili nei filtri derivano solo dagli eventi già caricati, quindi alcune potrebbero non comparire se non ancora caricate. Chiudere il pannello Filtri senza applicare scarta le modifiche.

Esportare un Registro della Sede filtrato in PDF personalizzato

Genera un PDF firmato e circoscritto temporalmente del Registro eventi della Sede, utile per la presentazione normativa o la verifica da parte del cliente.

1. Apri la Sede e vai alla scheda Registro eventi.
2. Rimani nella vista Registro eventi (non Attività).
3. Nel pannello di configurazione del rapporto, imposta il Periodo selezionando le date Da e A (precompilate con gli ultimi dodici mesi). Il periodo non può superare un anno solare né terminare in futuro.
4. Scegli l’Ambito — l’intera Sede o specifiche Strutture, Aree, Sistemi e Beni.
5. Configura le Sezioni da includere, come indice dei casi, foto e aree per firma.
6. Compila i Riferimenti come Numero contratto e Ordine di lavoro se pertinenti.
7. Seleziona la Lingua del rapporto — Italiano o Inglese — il PDF sarà generato nella lingua scelta indipendentemente dalla lingua dell’app.
8. Seleziona le Persone, includendo il Rappresentante cliente e il Firmatario del rapporto. Il firmatario deve essere diverso da te.
9. Spunta Confermo che il firmatario ha autorizzato questo rapporto. per abilitare il pulsante Genera PDF.
10. Clicca Genera PDF per mettere in coda la creazione del rapporto.

Nota: Il firmatario non può essere te stesso. L’elenco dei rappresentanti clienti deriva dai contatti assegnati alle Strutture clienti, quindi assicurati che siano associati prima. Il PDF include tutti gli eventi caricati relativi al periodo; usa Carica altri se necessario prima di generare. I casi collegati a Beni, Sistemi o Aree eliminati vengono comunque stampati con i loro ultimi nomi noti.

Anteprima del PDF del Registro eventi prima della generazione

Controlla il riepilogo e i dettagli di copertina per confermare l’accuratezza prima di generare il PDF.

1. Nella scheda Registro eventi della Sede, leggi l’anteprima mostrata accanto al modulo del rapporto.
2. Controlla la sezione Riepilogo che mostra i conteggi di Attività, Casi risolti, Casi aperti, Indice di conformità e Beni inclusi.
3. Esamina la panoramica della conformità dei Beni, classificati come Conforme, Con casi aperti o Con casi risolti.
4. Conferma i dettagli di Copertina tra cui Sede, rappresentante cliente, fornitore, standard normativi, riferimenti, versione e firmatario.

Nota: L’anteprima viene mostrata nella lingua del rapporto. Il numero di beni si riduce con la definizione dell’ambito, tranne nei casi in cui non disponibile. Possono apparire avvisi su regolamenti non applicabili o standard mancanti.

Scaricare un PDF del Registro eventi generato

Dopo la generazione, scarica il PDF completato dall’interfaccia della Sede.

1. Rimani sulla scheda Registro eventi della Sede e scorri all’elenco Esportazioni recenti sotto la configurazione del rapporto.
2. Individua il rapporto generato per nome, periodo di copertura e data di produzione.
3. Quando lo stato del rapporto mostra Pronto, clicca su Scarica per salvare il PDF localmente.
4. Se un rapporto risulta fallito, verifica l’errore e usa Riprova per tentare nuovamente la generazione.

Nota: L’elenco Esportazioni recenti mostra solo i venti rapporti più recenti per questa Sede. I rapporti più vecchi sono archiviati nella scheda Documenti della Sede. I rapporti esportati dal Registro dell’Organizzazione non compaiono qui.

Generare un PDF del Registro eventi della Sede dall’area Documenti

È possibile generare il rapporto del Registro eventi della Sede dall’area Documenti dell’organizzazione insieme ad altri tipi di rapporto.

1. Apri Documenti e clicca su Genera rapporto.
2. Seleziona Registro eventi Sede come tipo di rapporto.
3. Scegli la Sede e completa i blocchi di configurazione per Periodo, Ambito, Sezioni, Riferimenti, Lingua rapporto e Persone come nella scheda della Sede.
4. Conferma la spunta di autorizzazione del firmatario.
5. Clicca Genera rapporto una volta inseriti tutti i dati richiesti.

Nota: Il rapporto viene eseguito in background e archiviato automaticamente nella cartella della Sede in Documenti. La conferma si resetta se il pannello viene chiuso e alcuni campi si azzerano cambiando Sede.

Informazioni aggiuntive

Comprendere la differenza tra Cronologia e Registro eventi della Sede

La scheda Cronologia mostra un feed cronologico delle modifiche ad Aree, Beni e Lavori ma non può essere esportata e non sostituisce il Registro eventi per la conformità. Solo la scheda Registro eventi genera un PDF valido per audit e presentazioni normative.

Visualizzare il Registro eventi su dispositivo mobile

L’app mobile consente l’accesso in sola lettura agli eventi del Registro della Sede ma non supporta filtri né generazione PDF. L’accesso richiede l’autorizzazione per la registrazione dati e non è possibile marcare eventi come letti o verificati.

Caricare documenti di supporto in una Sede

È possibile caricare certificati, fotografie o altri file importanti nella scheda Documenti della Sede per organizzare le prove di conformità.

1. Apri la Sede e seleziona la scheda Documenti.
2. Clicca su Carica.
3. Seleziona il file, inserisci eventualmente descrizione e tag quindi clicca su Carica.

I file vengono archiviati automaticamente nella Sede, ereditando le sue regole di accesso.

Gestire i rapporti generati in Documenti

Dopo la generazione, i rapporti di conformità sono archiviati automaticamente nella libreria documentale dell’organizzazione nella cartella corrispondente alla Sede. Da qui è possibile cercare, filtrare, scaricare, condividere o eliminare i rapporti.

Condividere rapporti via email

Usa l’opzione Condividi nell’area Documenti per inviare via email i rapporti archiviati ai membri attivi dell’organizzazione con link di download limitati nel tempo.

Queste procedure garantiscono un’efficace revisione, filtraggio ed esportazione degli eventi influenti sulla conformità nelle tue Sedi al fine di adempiere ai requisiti di rendicontazione.