Usa il registro della Posizione

Usa il Registro Posizione per esaminare gli eventi che impattano sulla conformità in una Posizione e per creare un PDF firmato e circoscritto a un periodo da inviare a un cliente, autorità o revisore.

Prima di Iniziare

• La Posizione deve avere il diritto di Record Keeping. Senza questo, il Registro viene sostituito da un invito all'aggiornamento e la richiesta del feed eventi viene rifiutata.
• Per selezionare un contatto cliente come Rappresentante del Cliente, assegna il cliente agli Edifici della Posizione. La lista dei contatti include i contatti dell'organizzazione e quelli dei clienti assegnati tramite quegli Edifici.

Esamina la cronologia degli eventi della Posizione

1. Apri una Posizione e seleziona la scheda Registro.
2. Seleziona Attività per aprire il feed eventi in sola lettura.
3. Esamina le voci sotto le intestazioni Oggi, Ieri e le date precedenti. Ogni riga mostra l'azione, l'Edificio, l'Area, la Risorsa o l'Attività correlata, l'attore e un badge di stato come Completato, In ritardo, Pianificato, In Attesa o Chiuso.
4. Seleziona Carica altri per visualizzare voci più vecchie.

Il Registro è una traccia di controllo generata automaticamente dal sistema. Le voci non possono essere create, modificate o eliminate manualmente. Una voce Chiusa indica che l'edificio è stato chiuso per l'intera finestra temporale; non viene conteggiata come lavoro saltato come nel caso di In ritardo.

Visualizza il Registro su dispositivo mobile

1. Apri una Posizione dalla scheda Posizioni. Se la Posizione si apre come un albero, apri il menu a intestazione ⋯ e seleziona Visualizza Planimetria.
2. Tocca Registro nella barra degli strumenti della Posizione.
3. Scorri gli eventi raggruppati per data o trascina verso il basso per aggiornare.
4. Tocca un evento per visualizzarne i dettagli. Le informazioni possono includere lo stato, la Persona responsabile o Attivato da, l'orario, il Dove, la Descrizione, le Modifiche, la Motivazione, Cause e la Nota.

Il Registro mobile è in sola lettura e non dispone di filtri o del tracciamento degli eventi letti e non letti. Il filtraggio e la generazione del PDF sono disponibili solo sul web. Un link diretto a un evento trova l'evento solamente tra quelli già caricati; all'apertura iniziale vengono mostrati i 20 eventi più recenti. Per un evento più vecchio, apri il Registro e scorri fino a trovarlo.

Genera un PDF del Registro della Posizione

Sul web, configura e genera il rapporto dalla vista Lavori della Posizione.

1. Apri la scheda Lavori della Posizione.
2. Nel selettore di vista, scegli Registro accanto a In Arrivo e Storico.
3. Nel campo Periodo, imposta Da e A. I campi sono precompilati con gli ultimi dodici mesi.
4. Nel campo Ambito, seleziona l'intera Posizione oppure gli Edifici, le Aree, i Sistemi e le Risorse specifiche.
5. Nel campo Sezioni, scegli se includere l'indice dei casi, le foto e i blocchi firma.
6. Inserisci il Riferimento contratto e l'Ordine di lavoro sotto Riferimenti, se richiesti.
7. Seleziona la Lingua del rapporto.
8. In Persone, seleziona il Rappresentante del Cliente e il Firmatario del rapporto.
9. Seleziona Confermo che il firmatario ha autorizzato questo rapporto.
10. Seleziona Genera PDF.

Genera PDF rimane disabilitato se mancano informazioni obbligatorie. Il modulo mostra il motivo. Il firmatario deve essere una persona diversa da te, e il periodo non può superare un anno solare né terminare in una data futura. Questi controlli sono effettuati anche dal server.

Il PDF viene generato in inglese o spagnolo in base alla Lingua del rapporto, indipendentemente dalla lingua utilizzata nell'app.

Generazione da Documenti

1. Seleziona Genera Rapporto nella libreria Documenti a livello organizzativo.
2. Seleziona Registro Posizione come tipo di rapporto.
3. Seleziona la Posizione e completa i campi Periodo, Ambito, Sezioni, Riferimenti, Lingua del rapporto e Persone.
4. Seleziona Confermo che il firmatario ha autorizzato questo rapporto., quindi seleziona Genera Rapporto.

Modificare la Posizione resetta l'ambito, le persone e la conferma, mantenendo il periodo e le sezioni. Chiudere il pannello rimuove la conferma, quindi selezionala nuovamente quando riapri il modulo.

Controlla l'anteprima della copertina

1. Nella scheda web Lavori della Posizione, seleziona Registro.
2. Leggi l'anteprima accanto al modulo prima di generare il PDF.

Il Riepilogo mostra Attività, Casi risolti, Casi aperti, la Percentuale di conformità e il conteggio delle Risorse. Il conteggio delle risorse non è limitato al periodo selezionato. La didascalia indica se copre l'ambito selezionato o l'intera Posizione. Se indica Intera posizione (conteggio non circoscritto), il numero rappresenta il totale per tutta la Posizione e non solo l'ambito selezionato.

La Panoramica conformità risorse raggruppa le risorse in Conforme, Con casi aperti, Con lavori in sospeso o Con casi risolti. Le risorse non conformi sono elencate in quest'ordine: casi aperti, lavori in sospeso, casi risolti. Una riga con lavori in sospeso non include un caso.

La Copertina mostra la Posizione, il Rappresentante del Cliente selezionato, il Fornitore, le Normative, i riferimenti, la Versione e il Firmatario del rapporto selezionato. L'anteprima utilizza la Lingua del rapporto selezionata. Se le date non sono valide, le cifre circoscritte al periodo appaiono come trattini e il conteggio delle risorse torna al totale per tutta la Posizione; pertanto, imposta prima il periodo.

Se esistono rapporti precedenti, un avviso indica la versione che verrà creata con questa esecuzione. Il contatore versione copre tutta la Posizione, quindi aumenta anche quando si crea un rapporto per un periodo diverso. Se l'anteprima indica “Nessuna normativa applicabile trovata per questa posizione — il PDF generato non citerà alcuna legislazione”, il rapporto può comunque essere generato e non citerà normative. Se le Normative mostrano N/D, l'elenco non è stato caricato; ciò non significa che non sia applicabile alcuna normativa.

Scarica il PDF generato

1. Apri la scheda Lavori della Posizione e seleziona Registro.
2. Trova il rapporto sotto Esportazioni recenti.
3. Attendi che lo stato passi da In attesa a Elaborazione in corso e infine a Pronto.
4. Quando lo stato è Pronto, seleziona l'icona di download con il tooltip Scarica. Il PDF si apre in una nuova scheda.

Un'esecuzione non riuscita mostra il motivo e offre l'icona Riprova. Finché un'esecuzione non è completata, ha un nome segnaposto e nessun controllo di download. Esportazioni recenti elenca solo gli ultimi 20 rapporti Registro Posizione. Per un rapporto più vecchio, cercalo nella scheda Documenti della Posizione. I rapporti creati dal Registro Organizzazione non compaiono in questo elenco della Posizione.

Su mobile, la vista Lavori non include Registro. Per generare lo stesso PDF, apri Documenti, seleziona Rapporto (o Genera Rapporto su tablet), scegli Registro Posizione e completa lo stesso modulo di configurazione. Il modulo mobile non include l'anteprima della copertina.