Utilisez le Registre de localisation pour consulter les événements impactant la conformité d’une Zone et créer un PDF signé et limité dans le temps à destination d’un client, d’une autorité ou d’un auditeur.
Avant de commencer
- La Zone doit disposer du droit Archivage. Sans cela, le Registre est remplacé par une invitation à la mise à niveau et la demande du flux d'événements est refusée.
- Pour sélectionner un contact client comme Représentant du client, assignez le client aux Structures de la Zone. La liste des contacts inclut les contacts de l’organisation et ceux des clients assignés via ces Structures.
Consulter l’historique des événements de la Zone
- Ouvrez une Zone et sélectionnez l’onglet Registre.
- Sélectionnez Activité pour ouvrir le flux d’événements en lecture seule.
- Examinez les entrées sous les en-têtes Aujourd’hui, Hier et les dates plus anciennes. Chaque ligne indique l’action, la Structure, la Zone, l’Actif ou l’Activité concernés, l’auteur et un badge de statut tel que Terminé, En retard, Planifié, En attente ou Clôturé.
- Sélectionnez Afficher Plus pour voir les entrées plus anciennes.
Le Registre est une piste d’audit générée automatiquement par le système. Les entrées ne peuvent pas être créées, modifiées ou supprimées manuellement. Une entrée Clôturé signifie que le bâtiment était fermé pendant toute la période ; cela ne compte pas comme un travail manqué de la même manière qu’une entrée En retard.
Consulter le Registre sur mobile
- Ouvrez une Zone depuis l’onglet Zones. Si la Zone s’ouvre sous forme d’arborescence, ouvrez le menu d’en-tête ⋯ et sélectionnez Vue plan.
- Touchez Registre dans la barre d’outils de la Zone.
- Faites défiler les événements groupés par date ou tirez vers le bas pour actualiser.
- Touchez un événement pour voir ses détails. Ceux-ci peuvent inclure le statut, la Personne responsable ou celui qui a Déclenché, l’heure, le Lieu, les Détails, les Modifications, la Raison, la cause (Provoqué par) et une Note.
Le Registre mobile est en lecture seule et ne comprend pas de filtres ni de suivi des événements vus ou vus partiellement. Le filtrage et la génération de PDF sont disponibles sur le web. Un lien direct vers un événement ne trouve cet événement que s’il est déjà chargé ; lors d’une ouverture fraîche, seuls les 20 plus récents sont visibles. Pour un événement plus ancien, ouvrez le Registre et faites défiler pour le trouver.
Générer un PDF du Registre de Zone
Sur le web, configurez et générez le rapport depuis la vue Travaux de la Zone.
- Ouvrez l’onglet Travaux de la Zone.
- Dans le sélecteur de vue, choisissez Registre à côté de À venir et Historique.
- Dans Période, définissez De et À. Les champs sont préremplis avec les douze derniers mois.
- Dans Portée, choisissez la Zone entière ou sélectionnez Structures, Zones, Systèmes et Actifs.
- Dans Sections, choisissez d’inclure l’index des cas, les photos et les blocs de signature.
- Saisissez la Référence du contrat et le Bon de travail sous Références, si nécessaire.
- Définissez la Langue du rapport.
- Dans Personnes, sélectionnez le Représentant du client et le Signataire du rapport.
- Cochez Je confirme que le signataire a autorisé ce rapport.
- Sélectionnez Générer le PDF.
Générer le PDF reste désactivé tant que des informations requises sont manquantes. Le formulaire affiche le motif. Le signataire doit être différent de vous, et la période ne peut excéder une année civile ni se terminer dans le futur. Ces vérifications sont également effectuées côté serveur.
Le PDF est généré en anglais ou en espagnol selon la Langue du rapport, indépendamment de la langue utilisée dans l’application.
Générer depuis Documents
- Sélectionnez Générer un rapport dans la bibliothèque Documents accessible à l’ensemble de l’organisation.
- Choisissez Registre de Zone comme type de rapport.
- Choisissez la Zone et complétez les champs Période, Portée, Sections, Références, Langue du rapport et Personnes.
- Cochez Je confirme que le signataire a autorisé ce rapport., puis sélectionnez Générer le rapport.
Modifier la Zone efface la portée, les personnes et la confirmation tout en conservant la période et les sections. Fermer le volet efface la confirmation, il faut donc la sélectionner à nouveau lors de la réouverture du formulaire.
Vérifier l’aperçu de la couverture
- Dans l’onglet web Travaux de la Zone, sélectionnez Registre.
- Lisez l’aperçu à côté du formulaire de rapport avant de générer le PDF.
Le Résumé affiche les Activités, les Cas résolus, les Cas ouverts, le Taux de conformité et le nombre d’Actifs. Ce compte d’actifs n’est pas filtré par la période. Sa légende indique s’il couvre la portée sélectionnée ou la Zone entière. S’il indique Zone entière (compte non limité à la portée), le chiffre correspond au total de la Zone entière, pas à la portée choisie.
L’aperçu de conformité des actifs classe les actifs en Conforme, Avec cas ouverts, Avec travail en cours ou Avec cas résolus. Les actifs non conformes sont listés dans cet ordre : cas ouverts, travail en cours, puis cas résolus. Une ligne « travail en cours » ne comprend pas de cas.
La Couverture montre la Zone, le Représentant du client sélectionné, le Fournisseur, les Normes, les références, la Version et le Signataire du rapport choisi. L’aperçu utilise la Langue du rapport sélectionnée. Si les dates sont invalides, les chiffres limités à la période affichent des tirets et le nombre d’actifs revient au total de la Zone entière, il faut donc définir la période en premier.
Si des rapports antérieurs existent, un avertissement indique la version que ce rapport va créer. Le compteur de version concerne toute la Zone, il augmente donc même si vous rapportez une période différente. Si l’aperçu indique « Aucune réglementation applicable trouvée pour cette zone — le PDF généré ne citera aucune législation », le rapport peut être généré et ne citera pas de législation. Si les Normes affichent N/D, la liste n’a pas pu être chargée ; cela ne signifie pas qu’aucune réglementation ne s’applique.
Télécharger le PDF généré
- Ouvrez l’onglet Travaux de la Zone et sélectionnez Registre.
- Repérez le rapport sous Exports récents.
- Patientez que le statut passe de En attente à En cours puis Prêt.
- Lorsque le statut est Prêt, sélectionnez l’icône de téléchargement avec l’infobulle Télécharger. Le PDF s’ouvre dans un nouvel onglet.
Un échec affiche le motif et propose l’icône Réessayer. Tant qu’un rapport n’est pas terminé, il porte un nom temporaire et ne propose pas le téléchargement. Exports récents liste seulement les 20 rapports Registre de Zone les plus récents. Pour un rapport plus ancien, consultez les Documents de la Zone. Les rapports créés depuis le Registre organisationnel n’apparaissent pas dans cette liste de Zone.
Sur mobile, la vue Travaux ne comprend pas Registre. Pour générer le même PDF, ouvrez Documents, sélectionnez Rapport (ou Générer un rapport sur tablette), choisissez Registre de Zone et complétez le même formulaire de configuration. Le formulaire mobile n’inclut pas l’aperçu de la couverture.