Créer votre premier client

Cet article explique comment créer une nouvelle organisation cliente dans BriqSafe, ajouter des contacts à ce client et lier ces contacts au dossier client. Il est destiné aux administrateurs en charge de l’intégration des nouveaux clients dont vous gérez les bâtiments.

Remarque

Rôle requis : Administrateur ou Propriétaire

Créer un nouveau client

Enregistrez une nouvelle organisation cliente pour gérer ses emplacements, contacts et informations de facturation.

1. Accédez à la section Clients.
2. Sélectionnez Ajouter un client pour ouvrir le panneau de création.
3. Indiquez le Nom du client. Il s’agit du nom légal de l’organisation, champ obligatoire.
4. Optionnellement, laissez le Code client vide pour qu’il soit généré automatiquement, ou saisissez un code unique manuellement.
5. Ajoutez éventuellement un Logo (JPG, PNG ou WebP, jusqu’à 10 Mo), une Adresse, un Numéro d’identification fiscale / TVA, un Statut (Actif ou Inactif) et des Notes.
6. Activez l’option Service week-end si les visites sont autorisées les samedis et dimanches pour les emplacements de ce client.
7. Dans la fiche Emplacements assignés, cliquez sur Ajouter un emplacement pour attribuer un ou plusieurs emplacements à ce client. Seuls les emplacements contenant des structures peuvent être assignés.
8. Validez en choisissant Créer un client. Le client apparaîtra immédiatement dans la liste.

Important :

• Le Nom du client et le Code client doivent être uniques au sein de votre organisation ; les doublons seront refusés.
• Le téléchargement du logo requiert les droits de modification et s’effectue après la création du client ; en cas d’échec, rouvrez le client et réessayez.
• Seuls les rôles Propriétaire et Administrateur peuvent créer des clients ; les autres verront un message d’autorisation refusée.
• Les emplacements sans structures ne peuvent pas être assignés et seront mentionnés dans tout message de rejet.

Ajouter des contacts à un client

Associez des contacts à un client pour gérer les communications comme la livraison des rapports, la facturation ou les questions techniques.

1. Ouvrez le panneau Modifier le client en sélectionnant le client dans la liste (accessible uniquement aux Propriétaires et Administrateurs).
2. Accédez à la section Contacts.
3. Cliquez sur Ajouter un contact.
4. Renseignez les informations :

• Nom du contact
• Courriel
• Téléphone au format international (exemple : +33123456789)
• Type de contact — choisissez parmi Principal, Facturation, Technique, Rapport ou Escalade pour orienter les communications.

5. Enregistrez en cliquant sur Ajouter un contact.
6. Utilisez les icônes d’édition et de suppression sur les fiches contacts pour modifier ou enlever des contacts selon les besoins.

Important :

• Les numéros de téléphone doivent être au format international sous peine de rejet de la saisie.
• La section Contacts n’apparaît qu’en mode édition après sauvegarde du client.
• La gestion des contacts (ajout, modification, suppression) est une fonctionnalité accessible uniquement via le navigateur web.
• La suppression d’un contact est douce : elle conserve les références dans les rapports passés.
• Vous devez avoir la permission de modifier les clients pour gérer les contacts. Sans cette autorisation, vous verrez un message d’interdiction et ne pourrez pas consulter la liste des contacts.

Assigner des emplacements à un client

Liez des emplacements à un client afin de cadrer correctement la facturation et la production des rapports.

1. Ouvrez le panneau Ajouter un client ou Modifier un client.
2. Dans la carte Emplacements assignés, cliquez sur Ajouter un emplacement.
3. Sélectionnez un ou plusieurs emplacements contenant des structures à affecter au client.
4. Retirez les emplacements non désirés directement dans la liste si nécessaire.
5. Cliquez sur Créer le client (pour un nouveau client) ou Mettre à jour le client (pour des modifications) afin d’enregistrer les affectations.

Important :

• Les emplacements sans structures seront refusés avec indication des emplacements concernés.
• Les liens d’emplacements ne peuvent être créés que depuis le client ; les formulaires d’emplacement et de bâtiment ne permettent pas de sélectionner un client.
• Si un emplacement est déjà assigné à un autre client, il sera automatiquement réaffecté au nouveau client.
• Chaque affectation déclenche une synchronisation de facturation.
• Seuls les rôles Propriétaire et Administrateur peuvent assigner des emplacements aux clients.