In dit artikel wordt uitgelegd hoe u een nieuwe klantorganisatie aanmaakt in BriqSafe, contacten aan deze klant toevoegt en deze contacten koppelt aan het klantrecord. Dit is bedoeld voor beheerders die verantwoordelijk zijn voor het onboarden van nieuwe klanten waarvan u de gebouwen beheert.
OpmerkingVereiste rol: Beheerder of Eigenaar
Een nieuwe klant aanmaken
Registreer een nieuwe klantorganisatie om de locaties, contacten en facturatiegegevens te beheren.
- Ga naar de sectie Klantorganisaties.
- Kies Klant toevoegen om het venster Nieuwe klant toevoegen te openen.
- Voer de Klantnaam in. Dit is de officiële naam van de organisatie en is verplicht.
- Laat de Klantcode optioneel leeg om deze automatisch te laten aanmaken, of voer manueel een unieke code in.
- Voeg indien gewenst een Logo toe (JPG, PNG of WebP, maximaal 10 MB), Adres, BTW-nummer, Status (Actief of Inactief) en Notities.
- Gebruik de schakelaar Weekenddienst als er op zaterdag en zondag bezoek aan de locaties van deze klant mogelijk is.
- Klik bij de kaart Toegewezen locaties op Locatie toevoegen om één of meerdere locaties aan deze klant toe te wijzen. Alleen locaties met aanwezige structuren kunnen worden toegewezen.
- Kies Klant aanmaken om de nieuwe klant op te slaan. De klant verschijnt direct in de lijst.
Belangrijk:
- Klantnaam en Klantcode moeten uniek zijn binnen uw organisatie; dubbele waarden worden geweigerd.
- Het uploaden van een logo vereist bewerkrechten en gebeurt nadat de klant is aangemaakt; lukt het uploaden niet, open dan de klant opnieuw en probeer het nogmaals.
- Alleen Eigenaar en Beheerder kunnen klanten aanmaken; andere rollen krijgen een melding dat ze geen toestemming hebben.
- Locaties zonder structuren kunnen niet worden toegewezen en worden genoemd in een eventuele foutmelding.
Contacten toevoegen aan een klant
Voeg contacten toe aan een klant om communicatie zoals rapporten, facturatie of technische vragen te beheren.
- Open het venster Klant bewerken door de klant in de lijst te selecteren (alleen beschikbaar voor Eigenaar en Beheerder).
- Ga naar de sectie Contactpersonen.
- Kies Contact toevoegen.
- Vul de volgende gegevens in:
- Contactnaam
- E-mailadres
- Telefoonnummer in internationaal formaat (bijvoorbeeld +31612345678)
- Contactsoort — kies uit Primair, Facturatie, Technisch, Rapport of Escalatie voor een juiste routing van de communicatie.
- Sla het contact op door op Contact toevoegen te klikken.
- Gebruik de bewerk- en verwijderknoppen op de contactkaarten om contacten aan te passen of te verwijderen indien nodig.
Belangrijk:
- Telefoonnummers moeten in internationaal formaat zijn ingevuld; anders wordt de invoer geweigerd.
- De sectie Contactpersonen verschijnt alleen in de bewerkingsmodus nadat de klant is opgeslagen.
- Contacten toevoegen, bewerken en verwijderen is alleen beschikbaar via de webomgeving.
- Verwijderen van een contact is een zachte verwijdering die verwijzingen in eerdere rapporten behoudt.
- U moet bewerkrechten voor klanten hebben om contactpersonen te kunnen beheren; zonder deze rechten ziet u een melding en kunt u de lijst niet inzien.
Locaties toewijzen aan een klant
Koppel locaties aan een klant zodat rapportage en facturatie correct worden uitgevoerd.
- Open het venster Nieuwe klant toevoegen of Klant bewerken.
- Klik in de kaart Toegewezen locaties op Locatie toevoegen.
- Kies één of meerdere locaties met structuren om toe te wijzen aan de klant.
- Verwijder eventueel ongewenste locaties direct in de lijst.
- Klik op Klant aanmaken (voor een nieuwe klant) of Klant bijwerken (voor bewerkingen) om de toewijzingen op te slaan.
Belangrijk:
- Locaties zonder structuren worden geweigerd, met melding welke locaties een gebouw vereisen.
- Locaties koppelen gebeurt alleen via de klantzijde; locatie- en gebouwformulieren bevatten geen klantselector.
- Als een locatie al aan een andere klant is toegewezen, wordt deze stilzwijgend aan de nieuwe klant gekoppeld.
- Elke locatie-toewijzing start een synchronisatie van de facturatie.
- Alleen Eigenaar en Beheerder kunnen locaties aan klanten toewijzen.
