Qu’est-ce que BriqSafe et comment fonctionne-t-il ?

Cet article présente BriqSafe aux nouveaux utilisateurs en expliquant son rôle en tant que plateforme de gestion de conformité et en décrivant son fonctionnement sans entrer dans les détails des procédures. Il a pour but de vous orienter sur les principaux composants et concepts du système.

Remarque

Rôle requis : Ingénieur (pour les tâches de gestion des équipements), Inspecteur (pour les évaluations), Responsable ou supérieur (pour les tâches administratives)

Qu’est-ce que BriqSafe ?

BriqSafe est une application de gestion de conformité qui aide les organisations à gérer leurs sites physiques, les activités de conformité et les équipements associés. Elle permet d’enregistrer et de suivre les emplacements, bâtiments, systèmes, équipements, recommandations techniques, évaluations de risques, interventions et la surveillance via capteurs. La plateforme offre des outils tant sur le terrain pour les agents de maintenance que pour les équipes administratives, facilitant ainsi la coordination des inspections, la collecte de données, la génération de rapports et le suivi des incidents au sein de votre parc d’installations.

Comment fonctionne BriqSafe

L’application s’articule autour de la gestion des emplacements et de leurs différents composants, en reliant les données recueillies sur site aux visites planifiées, aux règles de conformité et aux outils de reporting.

Gestion des emplacements et de leur contenu

Un emplacement désigne une installation physique telle qu’un site ou un bâtiment. À l’intérieur d’un emplacement, vous organisez les structures (bâtiments), les étages, les zones (pièces) et les équipements. Les systèmes, comme les réseaux de plomberie, sont rattachés aux structures et liés aux équipements concernés. Cette approche hiérarchique vous permet de reproduire la configuration réelle pour faciliter la navigation et le suivi de conformité.

• Structures : les bâtiments d’un emplacement, comprenant étages et zones.
• Zones : pièces ou espaces délimités sur un plan d’étage, chacun avec un état d’occupation (En service ou Vacant).
• Équipements : les matériels ou éléments soumis à des contrôles de conformité.
• Systèmes : infrastructures telles que installations d’eau ou de chauffage liées aux équipements.

Placement et liaison des équipements

Les équipements peuvent être ajoutés et positionnés sur les plans d’étage ou dans la hiérarchie du bâtiment. Chaque équipement doit posséder un Numéro d’équipement unique et peut recevoir un Nom facultatif. Ils peuvent être liés aux systèmes qui les desservent, ce qui détermine les activités de conformité générées. Certains types d’équipements peuvent également être associés à un ou deux autres équipements pour refléter des relations physiques, comme un robinet alimenté par un tuyau.

Vous pouvez modifier les détails des équipements tout au long de leur cycle de vie pour maintenir à jour les enregistrements de conformité en ajustant paramètres ou relevés. Les modifications nécessitant une validation sont mises en attente jusqu’à leur approbation.

Activités de conformité et évaluations des risques

Le système génère des tâches de conformité selon la configuration des emplacements, structures, systèmes, équipements et les régimes de contrôle assignés (ensembles de règles de conformité). Les évaluations des risques analysent ces éléments en collectant des relevés de paramètres et en enregistrant un statut d’évaluation Satisfaisant ou Non satisfaisant. Les inspecteurs peuvent ajuster manuellement les résultats automatiques pour refléter leur jugement, avec une traçabilité complète des modifications.

Des recommandations techniques provisoires sont créées automatiquement lorsqu’un relevé dépasse un seuil critique. Ces propositions doivent être validées pour devenir des travaux correctifs planifiés.

Visites, interventions et travail sur le terrain

Les visites de conformité regroupent des interventions planifiées, détaillant les inspections ou maintenances à réaliser sur équipements ou systèmes. Les agents terrain saisissent relevés, photos et observations via l’application mobile. Les interventions peuvent être clôturées manuellement ou automatiquement grâce aux données des capteurs liés aux équipements.

Les visites sont validées une fois terminées ou peuvent être annulées avec justification et preuves éventuelles si le travail ne peut être effectué. Une contre-signature d’un représentant présent sur site peut être recueillie selon les exigences de l’organisation.

Gestion documentaire et rapports

BriqSafe conserve documents de conformité, certificats, rapports et photos dans une bibliothèque partagée organisée par Emplacements ou Clients. Des rapports tels que les évaluations de risques, recommandations techniques et registres sont générés au format PDF directement dans le système. Ces documents peuvent être téléchargés ou partagés en toute sécurité avec les collègues de votre organisation.

Intégration et surveillance des dispositifs IoT

Les capteurs et dispositifs de surveillance peuvent être enregistrés, revendiqués et liés à des équipements, zones ou systèmes. Ils alimentent automatiquement les interventions de conformité programmées, permettant la collecte à distance des données. Leur état, niveau de batterie et dernière communication sont suivis depuis une liste globale ou des vues dédiées aux emplacements.

Gestion des utilisateurs et des accès

Les utilisateurs sont invités ou créés avec des rôles allant de Propriétaire à Lecteur, chacun avec des permissions spécifiques. L’accès aux emplacements et catégories d’activité peut être limité, notamment pour les utilisateurs externes comme les sous-traitants bénéficiant de droits restreints. Les rôles définissent les secteurs de la plateforme accessibles et modifiables par chaque personne, notamment les emplacements, interventions et paramètres de configuration.

Notifications et boîte de réception

BriqSafe informe les utilisateurs des affectations de visites, mises à jour de dossiers, finalisations d’évaluations et autres événements pertinents via messages intégrés, courriels et notifications push. Les paramètres de notifications permettent d’ajuster la réception selon les sujets et canaux préférés.

Tableaux de bord et écran d’accueil

Les tableaux de bord personnalisés offrent une vue d’ensemble du travail assigné, de l’état des emplacements, des rapports récents et des prochaines visites. Sur mobile, l’écran d’accueil propose des actions rapides telles que la lecture de QR codes ou la création d’interventions, ainsi qu’un accès aux emplacements et rapports.

Concepts et termes courants

Terme	Description
Équipement	Matériel ou installation soumis au contrôle de conformité.
Système	Regroupement d’infrastructures desservant des équipements, comme un réseau d’eau ou de chauffage.
Structure	Bâtiment situé dans un emplacement géographique.
Zone	Pièce ou espace à l’intérieur d’un étage d’une structure.
Évaluation des risques	Analyse détaillée des équipements et systèmes d’un emplacement selon les règles de conformité.
Recommandation technique	Action corrective proposée suite à la détection de non-conformités ou infractions aux règles.
Intervention	Activité d’inspection ou de maintenance planifiée dans une visite.
Visite	Ensemble planifié d’interventions pour vérifier la conformité sur un ou plusieurs emplacements.
Dispositif IoT	Capteur ou dispositif de surveillance lié à un équipement ou une zone pour fournir des relevés automatiques.

Résumé

BriqSafe est une plateforme complète conçue pour aider les organisations à gérer leurs tâches de conformité au travers d’une hiérarchie détaillée des emplacements et équipements, d’évaluations des risques, de planification et suivi des interventions ainsi que de l’intégration avec les capteurs IoT. Elle favorise la collaboration entre agents terrain, inspecteurs, responsables et administrateurs grâce à des accès adaptés, des notifications et des outils de reporting. La compréhension de cette structure et de ces concepts vous permettra de naviguer efficacement dans BriqSafe et d’y débuter votre activité avec aisance.