Qu'est-ce que BriqSafe et comment ça fonctionne ?

BriqSafe est une application de gestion de la conformité pour les organisations qui gèrent des bâtiments, inspections, travaux, évaluations des risques, recommandations, cas, documents et rapports. Cet article présente les principales composantes de BriqSafe et explique leur organisation.

Organisations, utilisateurs et accès

Votre compte BriqSafe vous donne accès à une ou plusieurs organisations. Une organisation contient ses zones, utilisateurs, paramètres, dossiers de conformité et documents.

• Votre accès dépend de votre rôle, des zones auxquelles vous avez accès et des catégories d’activités accessibles.
• Les utilisateurs internes ont généralement accès à toutes les zones, sauf restrictions spécifiques.
• Les utilisateurs externes n’ont accès qu’aux zones qui leur sont attribuées. Un utilisateur externe sans zone ne peut rien voir.
• Si vous appartenez à plusieurs organisations, utilisez le sélecteur d’organisation pour naviguer entre elles. Chaque organisation possède ses propres zones, utilisateurs et paramètres.

Les rôles principaux sont Propriétaire, Administrateur, Responsable, Inspecteur, Ingénieur et Lecteur. Les fonctionnalités disponibles et les actions possibles dépendent des permissions associées à votre rôle.

Zones et structure du bâtiment

Une zone correspond à un site physique. Chaque zone peut contenir des structures, étages, pièces ou autres espaces, ainsi que des systèmes et des actifs.

• Structures représentent la hiérarchie du bâtiment.
• Les Zones organisent les pièces et autres parties d’une structure.
• Systèmes décrivent les installations desservant une zone.
• Actifs représentent les équipements enregistrés sur la zone.

Vous pouvez visualiser une zone via les vues Cartes, Hiérarchie et Actifs. La zone offre également des sections comme Aperçu, Visites, Travaux, Régime de Contrôle, Recommandations, Cas, Documents et Chronologie.

Création des activités de conformité

BriqSafe utilise les règles de contrôle configurées pour une structure, une zone, un système ou un actif afin de déterminer les activités de conformité applicables. Le moteur de règles évalue la configuration du bâtiment et ajoute les activités correspondantes au Régime de Contrôle de la zone.

• Les activités peuvent être créées lors de l’ajout ou de la modification de structures, zones, actifs ou systèmes.
• Les activités ont une fréquence et peuvent générer des travaux à planifier.
• Certaines activités sont obligatoires en vertu des règles de contrôle applicables ou des activités personnalisées ajoutées au Régime de Contrôle.
• Il n’existe pas d’étape distincte de génération. Le Régime de Contrôle affiche directement les activités produites par le moteur de règles.

Si aucun régime de contrôle ne s’applique à une zone, une structure ou un système, aucune activité de conformité n’est générée pour celui-ci.

Visites et travaux

Une visite regroupe le travail planifié pour une zone à une date donnée. Un travail est une activité spécifique au sein d’une visite, comme la prise d’une mesure, le remplissage d’un formulaire ou la réalisation d’un suivi.

• Les responsables et supérieurs peuvent planifier les visites via le Planificateur.
• Les intervenants affectés consultent leurs visites dans Mes Visites et sur Mon BriqSafe.
• Le formulaire d’un travail dépend de son type d’activité.
• Les travaux peuvent être terminés, marqués comme impossibles à réaliser, ignorés, annulés ou laissés en attente de révision.
• À la validation d’une visite, les travaux encore ouverts sont automatiquement ignorés puis enregistrés pour examen par le back-office.

Sur mobile, les données des visites et travaux restent accessibles hors ligne. Les modifications réalisées sans connexion sont stockées localement et téléchargées dès le retour de la connectivité. L’indicateur de synchronisation signale les changements en attente de téléchargement.

Évaluations des risques

Une évaluation des risques analyse les parties sélectionnées d’une zone. La portée peut inclure structures, zones et systèmes ; les actifs sont inclus via les structures et zones concernées.

L’évaluation est organisée en étapes : Zone, Systèmes, Zones, Actifs, Carnet de Bord & Activités, Régime de Contrôle, Recommandations Techniques et Conclusion sur le Risque.

• Les relevés et autres informations sont enregistrés dans le système, la zone ou l’actif concerné.
• BriqSafe peut calculer un résultat Satisfaisant ou Insatisfaisant à partir des données enregistrées et des règles de risque applicables.
• Un inspecteur peut manuellement modifier le résultat calculé une fois les informations nécessaires sauvegardées.
• La Conclusion sur le Risque contient le résultat final et le résumé exécutif.
• Une fois toutes les étapes terminées, un utilisateur autorisé peut finaliser l’évaluation. La finalisation verrouille l’évaluation de manière irréversible.

Recommandations et cas

Un relevé correspondant à une règle de risque peut créer une ébauche de Recommandation Technique ou un Cas, selon la méthode d’enregistrement et les règles applicables.

• Les ébauches de recommandations figurent sous Besoin d’Approbation et doivent être approuvées ou rejetées.
• Une recommandation approuvée peut ajouter des activités suggérées au Régime de Contrôle.
• Les activités suggérées peuvent devenir des travaux de suivi. Une recommandation se clôt automatiquement une fois que tous ses travaux suggérés sont terminés.
• Un Cas enregistre un problème de conformité nécessitant un suivi. Les cas évoluent à travers les statuts Ouvert, En Cours, À Réviser et Fermé.
• Une répétition du même signalement n’ouvre pas de nouveau cas pour le même actif et la même règle tant qu’un cas existant est ouvert.

Rapports et documents

Documents est la bibliothèque partagée pour les fichiers téléchargés et les rapports générés. Les rapports se créent en arrière-plan et apparaissent avec le statut En Traitement jusqu’à leur disponibilité. Un export échoué apparaît avec le statut Échoué et peut être réessayé si le problème est récupérable.

Les rapports peuvent inclure les informations sur les travaux, le régime de contrôle, les recommandations techniques, le carnet de bord de la zone, les plans d’évaluation des risques et les résultats de laboratoire. Les rapports finalisés sont stockés dans Documents où les utilisateurs autorisés peuvent les consulter, télécharger ou partager.

Mon BriqSafe et accès mobile

Mon BriqSafe est l’écran d’accueil après l’intégration. Il offre un aperçu personnalisé du travail assigné et des zones accessibles.

• Sur le web, il affiche la progression des travaux, les visites à venir, les zones, une carte des zones et les derniers rapports.
• Sur mobile, il propose la progression des visites, des actions rapides, les visites à venir, les zones et les rapports récents.
• L’action rapide Scanner QR permet d’ouvrir la fiche d’un actif ou d’un appareil lorsqu’un code est reconnu.
• Les informations sur les zones et travaux sont limitées à ce que votre compte est autorisé à consulter.

Le tableau de bord offre aussi des vues du portefeuille via Tableau de Bord, avec des onglets Aperçu, Résumé des Travaux et Informations du Site. Ces onglets sont en lecture seule ; les chiffres sont limités par les zones et travaux accessibles à votre compte.